HAMBURG - Die Firma Walter Lippold ist Generalvertreter der führenden Hersteller von Ersatzteilen für Kfz-Motoren und -Bremsen und vertreibt Wälzlager und industrielle Hydraulik. Um unsere Kunden - norddeutsche Kfz-Teile-Großhändler, Motoren-Instandsetzungsbetriebe und die allgemeine Industrie - auch in Zukunft wirtschaftlich beliefern zu können, mußten wir uns im Jahre 1972 nach einem automatisierten Auftragsabwicklungssystem umsehen, das den verschiedenartigen Anforderungen an die Abwicklung, basierend auf der Sortimentsbreite (heute etwa 30000 Artikel) und der differenzierten Kundenstruktur gerecht wurde. Das Ziel war, im Kfz-Bereich hohe Lieferbereitschaft, kurze Abwicklungszeiten beim Abholer- und Ladengeschäft zu garantieren, sowie im Industriebereich eine exakte Durchführung terminierter Aufträge und deren Verfolgung zu realisieren sowie präzise Daten zur Disposition im Bereich Beschaffung zu erzielen. Das neue System mußte also interaktiv sein, mit voller Integration aller Betriebsabläufe. Daten sollten nur einmal, und zwar am Ort des Entstehens erfaßt werden. Ganz klar war uns auch nach dieser exakten Definition unserer Probleme, daß die Entwicklungskosten für ein derartig umfangreiches System von einem Betrieb unserer Größenordnung nicht alleine getragen werden konnten. Nach umfangreichen Voruntersuchungen führte uns der Weg Anfang 1973 zur ICL Computer GmbH, weil bei ihr zu diesem Zeitpunkt bereits Konzepte bestanden, gemeinsam mit Betrieben anderer Branchen ein allgemeines Paket für den Handel zu entwickeln, in das wir unsere bestehenden Vorstellungen einbringen konnten. Nach zwei Jahren Entwicklung konnten wir im April 1975 das ICL-Auftragspaket AUTRAS in den praktischen Betrieb übernehmen. Die Umstellung aller Anwendungen vom manuellen Betrieb auf Bildschirm-Verarbeitung erforderte relativ wenig Zeitaufwand, da die Einführung der EDV im Betrieb sehr schnell akzeptiert wurde: Heute wickeln etwa 40 Mitarbeiter das Geschäft direkt im Dialog mit dem System ab. Hierzu wird täglich an 10 Bildschirmen neun Stunden gearbeitet, dabei werden 1500, Positionen in 700 Aufträgen und 1000 Abfragen erfaßt. Bei parallel laufender Batchverarbeitung ergeben sich Antwortzeiten unter 2 Sekunden, Abfragen benötigen nur etwa 1 Sekunde.
Die Auftragserfassung (Grafik) kann an jeder beliebigen Stelle unterbrochen werden, um Abfragen auf alle angeschlossenen Dateien in beliebiger Reihenfolge und Verknüpfung zu starten. Voraussetzung hierzu ist lediglich eine Identifikation, mit der sich jeder Benutzer gegenüber dem System ausweisen muß.
Nach Beendigung einer solchen Sequenz springt das System automatisch in den angefangenen Auftrag zurück.
Die Auftragserfassung erlaubt heute bereits über 40 unterschiedliche Auftragsarten, wobei etwa 20 Abfragebilder und mehr als 60 Bildschirmmasken verwendet werden können.
Datenbank ohne "echte" DB-Software
Alle so erfaßten Aufträge gelangen analog den offenen Posten aus der Buchhaltung in Dateien, so daß Terminaufträge oder Rückstände bis zur Lieferung ständig zugriffsbereit bleiben. Die Stamm- und Bewegungsdaten sind logisch miteinander verbunden. Diese Verkettung erfolgt allein durch den organisatorischen Aufbau der Dateien. Zeitaufwendige und speicherplatzintensive "echte" Datenbank-Software wird daher nicht verwendet. Unsere Auftragserfassung läuft zur Zeit im Online-Betrieb mit 12 Dateien; davon werden 7 aktiv verändert.
Für die Abwicklung Verkauf/Einkauf stehen dem Disponenten spezielle Abfragebilder zur Verfügung. Zusammen mit Daten von Einzelbewegungen, kumulierten Verbrauchswerten und Bedarfsvorhersagen wird ihm so die Einkaufsentscheidung wesentlich erleichtert.
Durch die Verwendung eines Universalformulars können alle Auftragsarten fortlaufend ohne Formularwechsel gedruckt werden.
Die Auftragsverwaltung bearbeitet alle Auftragsdateien: Termine von Kunden und Lieferanten werden überwacht, Rückstände den Wareneingängen zugeordnet und Lieferscheine termingerecht zur Nach- oder Sammelfakturierung bereitgestellt. Den Abschluß der Auftragsverwaltung bildet der Ausdruck eines Tagesprotokolls mit wichtigen Management-Informationen.
Für die Dialogerfassung aller Buchungen stehen eine Reihe spezieller Sequenzen zur Verfügung, die parallel zur Auftragserfassung benutzt werden können. Die Weiterbearbeitung der Buchungssätze erfolgt in dem integrierten ICL-Buchhaltungssystem STABU.
Die vor Einführung der EDV geplanten Ziele konnten mit nur geringen Akzentverschiebungen realisiert werden. Bereits heute sind Rationalisierungseffekte festzustellen: Kostensenkungen und unterproportionales Wachstum wichtiger Kostenfaktoren sind das Ergebnis. Die Qualität und Sicherheit unserer Auftragsabwicklung ist zudem deutlich erhöht. Da die Verarbeitungskapazität des Systems mehr als ausreichende Reserven enthält, konnte auch die Belastung durch Arbeitsspitzen weitgehend reduziert werden.
Christof Lippold ist Mitinhaber der Firma Walter Lippold, Hamburg