Automatische Rechnungsverarbeitung

Volltreffer für die Buchhaltung

06.09.2004
Von 
Holger Eriksdotter ist freier Journalist in Hamburg.
Rechnungen automatisiert prüfen, kontieren, buchen und ablegen - immer bessere, selbst lernende Systeme rücken der Belegflut zu Leibe.

DER UELZENER Milchverarbeiter Nordmilch liegt mit seinem neuen System zur automatischen Rechnungsverarbeitung voll im Trend: Immer mehr Mittelständler entscheiden sich für die automatische Rechnungsverarbeitung. Zwischen 500 und 600 Rechnungen von 8000 verschiedenen Lieferanten gehen täglich in der Buchhaltung von Nordmilch ein. „Unser Ziel war nicht nur, der Papierflut Herr zu werden, sondern auch, die Fehlerquote bei der Eingabe in das ERP-System zu senken und den manuellen Aufwand zu verringern“, sagt Nordmilch-Projektleiter Jens Witten. Dieses Ziel wurde erreicht.

Witten hat vor Projektbeginn eine genaue RoI-Berechnung durchgeführt: „Ich denke, dass sich die Investition innerhalb von etwa 18 Monaten amortisiert. Den personellen Aufwand für die Rechnungsverarbeitung konnten wir schon jetzt, vor dem endgültigen Ende des Projekts, um 28 Prozent verringern. Dabei haben wir geschaut, wie sich die Arbeit der Kreditoren-Buchhalter ändert, und ihren Arbeitsaufwand in Minuten pro Rechnung vor und nach Einführung des Systems verglichen.“

Direkt ins SAP-System

Bei Nordmilch werden die Daten der fehlerfrei erkannten Belege direkt in das unternehmenseigene SAP-System übernommen. „Das ist bei Rechnungen mit Bestellbezug natürlich einfacher“, sagt Witten, „weil wir dann im Abgleich mit unseren Bestellungen automatisch und zweifelsfrei feststellen können, ob Rechnungsdaten und Beträge stimmen.“ Aber auch Rechnungen ohne Bestellbezug, wie etwa die des Telekommunikations- Providers oder Energieversorgers, werden das System in Zukunft durchlaufen: Komplett erkannte Eingangsbelege mit Bestellbezug werden dann automatisch verbucht, alle anderen vorerfasst und von einem Sachbearbeiter nachbearbeitet. Selbst dabei ist der Aufwand deutlich geringer als früher bei der vollständigen manuellen Erfassung.

Ein weiterer Vorteil: Die gescannten Belege werden automatisch auf einem Archiv-Server abgelegt und sind dann auch für das SAP-System zugänglich. „Bei Nachfragen mussten wir früher immer nachvollziehen, in welchem Bearbeitungsvorgang die Rechnung gerade ist - jetzt haben wir von jedem SAP-Arbeitsplatz aus Zugriff auf den Beleg“, sagt Witten.

Fünf verschiedene Systeme hat der Projektleiter sich in der Evaluationsphase angeschaut - und sich schließlich für das Programm „4Invoice“ der Freeformation GmbH entschieden. Seit dem Start im Dezember vergangenen Jahres lernt das System im Realbetrieb mit den Rechnungen der Lieferanten. Noch muss ein Mitarbeiter jede Rechnung am Bildschirm mit den erkannten Daten vergleichen. Doch wenn bei Lieferanten mehrfach Korrekturen an derselben Stelle gemacht werden, erkennt das System eine Regelmäßigkeit, stellt sich darauf ein und korrigiert in Zukunft selbstständig die Eingaben.

Lernfähigkeit nutzen

„Häufig unterschätzt werden die Vielfalt, Qualität und dieQuantität der Eingangsrechnungen“, sagt der Geschäftsführer DMS-Consulting, Reiner Kappus, der als Berater für Dokumenten-Management arbeitet. „Mangelnde Erkennungsleistungen liegen häufig nicht am System, sondern an der unzureichenden Qualität der Belege, die nicht immer alle notwendigen Daten aufweisen.“ So sei es manchmal ein Problem, dass Lieferanten die Bestellnummer nicht aufführen. Solche Rechnungen seien dann automatisiert nur erschwert zu verarbeiten, beispielsweise wenn man die Positionen automatisch abgleichen möchte.

„Wir sind jetzt äußerst zufrieden mit unserem System zur automatischen Rechnungsverarbeitung“, resümiert Projektleiter Witten. Zwar erkennt das Rechnungsverarbeitungsprogramm 4Invoice zurzeit nur etwa 50 Prozent der Eingangsrechnungen komplett und fehlerfrei, „aber das liegt daran, dass wir in der Anfangsphase das System bewusst so sensibel eingestellt haben, dass es beim geringsten Zweifel Alarm schlägt. Denn auf diese Weise können wir die Lernfähigkeit des Systems besonders gut ausnutzen.“ Im Regelbetrieb liegen die Erkennungsratendannbei deutlich über 80 Prozent - einige Unternehmen erreichen mit Training sogar mehr als 95 Prozent.