Vivantes plant die nächsten Digitalisierungsschritte in der Personalverwaltung. Bereits seit einiger Zeit arbeitet der Krankenhauskonzern aus Berlin mit der Digitalen Personalakte des IT-Dienstleisters Aconso AG. Die elektronischen Akten von 15.000 Mitarbeitern werden in einem Rechenzentrum in Bielefeld gehostet, wodurch höchste Datensicherheit nach deutschen Normen garantiert ist.

Go-Live für dieses Projekt war bereits im September 2012. Nun steht die erste Ausbaustufe an. Mit Hilfe des Prozessmanagement-Moduls von Aconso soll nun der Prozess der Arbeitszeitanpassung neu aufgesetzt und insgesamt transparenter gestaltet werden. "Die computerbasierten HR-Lösungen von Aconso haben uns geholfen, die Papierflut zu reduzieren", sagt Manuela Piehl, Leiterin des Ressorts Personalwirtschaft bei Vivantes. "In einem zweiten Schritt wollen wir jetzt unsere Prozesse verschlanken."

Kein Platz mehr für Papierberge

Außer dem Preis-Leistungsverhältnis und der Benutzerfreundlichkeit gab das Baukasten-Prinzip bereits vor Jahren den Ausschlag für den Anbieter, neben dem noch zwei weitere Wettbewerber auf der Vivantes-Shortlist standen. "Uns hat die Aconso Digitale Personalakte überzeugt, da sie Teil einer modular aufgebauten HR-Toolbox ist", sagt Piehl.

Der Grund dafür lag im straffen Zeitplan: Die unter dem Dach von Vivantes zusammengeschlossenen Krankenhäuser pflegten an diversen Standorte jeweils ihre separaten Papiermassen; zum Umzug der Hauptverwaltung in neue Räume im Herbst 2012 sollte an dieser Stelle aufgeräumt und vereinheitlicht werden. "Von Anfang an stand fest, dass die Berge von Papierakten nicht mit umziehen konnten, da in den neuen Räumen dafür schlicht der Platz fehlte", so Piehl. Die digitale Personalakte sollte deshalb so schnell wie möglich implementiert werden, ein Prozess- und Dokumentenmanagement hingegen erst später an die Reihe kommen.

SAP inhouse - Personalakte aus der Cloud

Vivantes wählte eine Hybrid-Lösung. Das System fürs Human Capital Management (HCM) kommt von SAP und wird weiterhin inhouse betrieben, die digitale Personalakte jedoch in einer Controlled Cloud. Über eine gesicherte Virtual Private Network-Verbindung (VPN) erhält das Unternehmen Zugriff auf die Infrastruktur im ostwestfälischen Rechenzentrum. Je nach Berechtigung können HR-Mitarbeiter von Vivantes die Akten jederzeit einsehen und bearbeiten.

Gänzlich ohne Reibungen verlief das Projekt nicht. "Die Umstellung von Papier auf das computergestützte System war zunächst eine Herausforderung für viele Sachbearbeiter", berichtet Piehl. Anfängliche Zweifel über den Nutzen der digitalen Akte seien aber längst verflogen, die kritischen Stimmen verstummt. Schließlich erleichtere die digitale Personalakte die Arbeit ungemein.

Hohe Akzeptanz nach anfänglicher Skepsis

Gelobt werden von Anwenderseite klare Verzeichnisstrukturen und eine funktionierende Stichwort-Suche, die das Auffinden von Informationen erheblich erleichterten. Auch die intuitive Menüführung und der Aufbau der Lösung tragen zur hohen Akzeptanz bei. Vorhandene SAP-Berechtigungen ließen sich außerdem mit dem Aconso-Tool problemlos übernehmen. Durch das auf die Agenda gesetzte neue Prozessmanagement-Modul will das Ressort Personalwirtschaft die nötige Transparenz erhalten, um Engpässe schnell zu identifizieren.

Vivantes ist der größte kommunale Krankenhauskonzern der Bundesrepublik. Zum seit 2001 bestehenden Netzwerk gehören aktuell neun Krankenhäuser, 13 Pflegeheime sowie zwei Seniorenhäuser. Hinzu kommen eine Tochtergesellschaft für die ambulante Rehabilitation, diverse medizinische Versorgungszentren und eine ambulante Krankenpflege. Ergänzt wird das Angebotsspektrum durch Leistungen weiterer Tochtergesellschaften für Catering, Reinigung und Wäsche.

Vivantes erwirtschaftete im Jahr 2014 zusammen mit seinen 14.700 Mitarbeitern eine Umsatz von 1 Milliarde Euro.

Vivantes | HCM
Branche: Gesundheit
Zeitrahmen: seit 2012
Mitarbeiter: rund 100 User
Produkt: Digitale Personalakte
Dienstleister: Aconso AG
Einsatzort: Berlin
Internet: www.vivantes.de