Diageo Deutschland, mit Sitz in Rüdesheim am Rhein, vertreibt deutschlandweit alkoholische Markengetränke wie Johnnie Walker, Guinness, Smirnoff, Baileys und Smirnoff ICE. Doch als am 1. Juli 2002 beim Team des Projekts „Information Center (IC)" die Gläser klangen, hatte das nichts mit Marketing oder Vertrieb zu tun. Vielmehr feierte das vierköpfige Projektteam unter Leitung von Dietmar Lahm, Manager Technology & Service, die gelungene Implementierung des Information Center zum gewünschten Starttermin. Zuvor hatte man drei Monate lang Informationsbedarf analysiert, Anwendungen konzipiert und mit der Standardsoftware Intrexx ein Informationsportal für das Unternehmen mit knapp 200 Beschäftigten in Deutschland und Österreich erstellt. Die Übergabe des gesamten Intranets erfolgte innerhalb eines dreitägigen Workshops in der Freiburger Zentrale des Softwareherstellers United Planet. Inzwischen arbeiten 160 Mitarbeiter mit demneuen Information Center.Die Investition in Höhe von 15 000 Euro hat sich nach Auskunft von Lahm bereits bezahlt gemacht.
Abläufe vereinfacht
Den Anstoß für das Projekt hatte eine ganze Reihe von Verbesserungsvorschlägen im Umgang mit Informationen gegeben. Sie betrafen unter anderem Abläufe bei der Koordinierung von zentralen Ressourcen wie Konferenzräumen, Computern oder sonstigem technischen Equipment. Auf der IT Seite erlebte der Technologiefachmann Lahm, wie das Mail-System immer wieder überlastet wurde - einzelne Mail-Files von Mitarbeitern erreichten Umfänge von mehreren Gigabyte.
Ziel des Projekts war es daher, den Umgang mit Informationen so zu unterstützen, dass dadurch Arbeitsabläufe vereinfacht, standardisiert und automatisiert werden.
Für die Umsetzung wählte man die Intrexx-Software, weil einerseits die ebenfalls ins Auge gefassten Content-Management-Systeme deutlich teurer waren. Dazu Lahm: „Bei einem Anbieter hätte allein die Machbarkeitsstudie mehr gekostet als unser ganzes Projekt." Andererseits war die im Konzern international eingesetzte Lösung auf Basis von Lotus Notes für Lahms Zwecke zu unflexibel. Als Schlüssel für den raschen und erfolgreichen Abschluss des Projekts bezeichnet Lahm den Einsatz von Standardsoftware und das systematische Vorgehen. Heute wird das Rüdesheimer Informations Center für etwa 80 Anwendungen genutzt. Welche Vorteile dabei erzielt werden, zeigt sich bei der Buchung von Besprechungsräumen: Früher war die Telefonzentrale für die Koordination zuständig. Sie musste Terminkonflikte lösen, Bewirtungsformulare ausfüllen, und es wurde sofort beanstandet, wenn etwas schief ging. Heute buchen die Mitarbeiter Räume im Intranet direkt und für jeden sichtbar. Dadurch werden Konflikte minimiert, und die Reservierung eines Raumes dauert nur noch zwei Minuten. Früher, so hat eine interne Studie ergeben, waren dafür durchaus 30 Minuten zu veranschlagen.