Verträge zu erstellen, ist immer wieder ein komplexer Ablauf, in den viele Abteilungen und Stakeholder involviert sind. Ob Bestellungen, Kaufverträge oder Geheimhaltungsvereinbarungen: Es erfordert oft verschiedene Entwürfe, rechtliche Überprüfungen und mehrere Unterschriften.

Wer bewahrt noch den Überblick?

Oft geht Vertragsmanagement einher mit unübersichtlichen E-Mail-Ketten sowie verteilten und uneinheitlichen Office-Dokumenten. Und vielen ist unklar, wer für einzelne Schritte zuständig ist. Zum Beispiel werden Verkaufsvorschläge per E-Mail an verschiedene Mitglieder des Vertriebs- und Rechtsteams versandt. Dort werden sie oft mehrfach ausgedruckt, manuell bearbeitet, gescannt und per Mail zurückgeschickt - wehe dem, der die Rückmeldungen verfolgen muss.

Von durchgängigen digitalen Prozessen ohne Medienbrüche sind allerdings noch immer die Hälfte der mittelständischen Unternehmen weit entfernt. Das zeigen die Ergebnisse der jüngsten Studie von DocuSign, für die der Spezialist für digitales Vertragsmanagement mehr als 300 Entscheidungsträgerinnen und -träger in Unternehmen von 100 bis 2.000 Mitarbeitern und aus unterschiedlichen Branchen befragt hat. Laut Studie herrscht besonders in den Branchen industrielle Fertigung und Gesundheitswesen großer Nachholbedarf.

Unternehmen, die digitales Vertragsmanagement (noch) nicht auf der Digitalagenda haben, begründeten dies vor allem mit Sicherheitsbedenken. Dabei bieten elektronische Vereinbarungen höchste Vertraulichkeit und Sicherheit: Um seine Kunden zu schützen, verwendet DocuSign für jedes unterzeichnete Dokument strenge Sicherheits- und Verschlüsselungsstufen. Die Lösungen erfüllen die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung sowie die EU-Sicherheitsstandards. Alle Anwendungen und Dokumente lassen sich durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und nachvollziehbare, elektronischen Prüfpfade sichern, so dass die Rechtssicherheit während sämtlicher Verhandlungsphasen, von der Ausgestaltung bis zum Abschluss von Verträgen, gewährleistet ist.

Welche Potenziale wir in Deutschland noch nicht ausgeschöpft haben, zeigt die Studie von DocuSign, die Sie hier downloaden können.

Transparenz durch automatisierte Workflows

Wo ist ein bestimmter Vertrag zu finden? Wer hat diesen Vertrag bereits gesehen, wer muss ihn noch sichten und unterzeichnen? Ist die vorliegende Fassung die aktuelle? Wie viele Ausfertigungen gibt es davon? Ist der Vertrag in der vorliegenden Form noch rechtsgültig?

Wer solche Fragen schnell und zuverlässig beantworten will, sollte sein Vertragsmanagement durchgängig digitalisieren. Mit modernen Lösungen für das Contract Lifecycle Management (CLM) lässt sich der gesamte Lebenszyklus von Verträgen in automatisierte Workflows umwandeln: von der Erstellung über Verhandlung und Unterzeichnung bis hin zur laufenden Verwaltung und Speicherung an einem sicheren Ort.

Mehrfach von Gartner als Marktführer ausgezeichnet

Gartner hat DocuSign CLM bereits zum dritten Mal in Folge als Leader im Magic Quadrant 2022 für CLM eingestuft. Überzeugt haben die Gartner-Analysten vor allem die "Umsetzungsfähigkeit" und "Vollständigkeit der Vision".

Diese Vorteile bestätigen DocuSign-Kunden immer wieder in Umfragen, wie der von Forrester. Sie geben an, von einer höheren Transparenz und Bearbeitungsgeschwindigkeit zu profitieren. Das würde Betriebskosten senken, Risiken minimieren und die Compliance innerhalb ihres Vertragsmanagements verbessern.

Bausteine für erfolgreiches CLM

DocuSign CLM deckt alle Kernfunktionen ab, um Vertragsprozesse zu automatisieren:

• Dokumentenerstellung: Dank vorkonfigurierter Vorlagen und einer vorab genehmigten Klauselbibliothek lassen sich neue Verträge automatisch mit rechtlich zugelassenen Formulierungen und CRM-Daten befüllen.

• Zusammenarbeit: Nutzer erhalten einen zentralen Ort, um Verträge zu bearbeiten, zu kommentieren, Aufgaben zuzuweisen, Änderungen zu verfolgen und Versionen abzugleichen.

• Workflows: Dieses Modul automatisiert den Workflow von Verträgen auf Basis von Geschäftsregeln, zum Beispiel Art der Vereinbarung oder Höhe des im Vertrag beschlossenen Betrags. Ist ein Vertrag überprüft und freigegeben, werden weitere Schritte eingeleitet, zum Beispiel wird er am richtigen Ort gespeichert.

• Datenspeicherung: Speichert Verträge gesetzeskonform an einem zentralen und durchsuchbaren Ort. Durch eine Berechtigungskontrolle lassen sich Zugriffe auf Dokumente nachweisen und verwalten. Das verhindert auch unautorisierte Zugriffe.

• Elektronische Signatur: Mit der digitalen Unterzeichnungsmöglichkeit können alle Beteiligten schnell rechtsgültig unterschreiben. Das Dokument wird dann automatisch durch die nachfolgenden Schritte geleitet.

• Integration: Ermöglicht Einbindung anderer Systeme, wie Salesforce zur Befüllung neuer Verträge mit vorhandenen CRM-Daten sowie IDnow zur Online-Identitätsprüfung. Durch die Integration mit Slack können Nutzer den gesamten Vertragsprozess von ihrem Instant-Messaging-Dienst aus steuern.

Gezieltes Angebot für wachsende KMU

Um kleinen und mittelständischen Unternehmen den Zugang zu CLM zu erleichtern, bietet DocuSign eine neue schlanke Lösung an: CLM Essentials. Diese bietet Vorlagen an für komplexe Komponenten einer typischen Vertragsmanagement-Implementierung. KMU können CLM Essentials daher schnell und einfach in Betrieb nehmen und mit ihren wachsenden Anforderungen skalieren.

Fazit: Manuelle, papierbasierte Vertragsprozesse sind langsam, teuer und fehleranfällig. Modernes Vertragsmanagement ermöglicht es hingegen, Unterlagen durchgehend digital zu bearbeiten und nachzuverfolgen.