HAMBURG (hz) - Die Arbeit von DV-Projektgruppen wird meistens nach Beendigung den Vorgesetzten oder Auftraggebern in Form einer Präsentation vorgestellt. Die Erfahrung zeigt, daß dabei häufig Pannen vorkommen. Wie sie vermieden werden können, zeigt Reimer B. Müller, freiberuflicher Mitarbeiter der Integrata GmbH in Tübingen, der auch das Konzept für das Seminar "Präsentations-Technik - wirkungsvolle Darstellung von EDV-Projektergebnissen" entworfen hat.
Die Präsentation von Projektergebnissen ist eigentlich ein ganz einfacher Vorgang: Die eine Seite weiß viel über das Ergebnis, weil sie sich lange Zeit mit dem Projekt beschäftige hat. Die Vorgesetzten oder Auftraggeber wissen wenig darüber. Dennoch passieren bei Präsentationen häufig Pannen und es stellt sich die Frage, woran das liegt.
Kommunikationsregeln werden nicht beachtet
Häufig werden die Regeln der Kommunikation zwischen dem Sender der Informationen und dem Empfänger von Informationen nicht genügend beachtet. Normalerweise hören und sehen Menschen selektiv das, was sie hören und sehen wollen und worauf ihr Denk- und Erfahrungsmuster fixiert ist. Das Interpretieren und Filtern von Informationen geschieht also bei jedem unterschiedlich. Das Ziel eines EDV-Projektteams, ihrem Vorgesetzten ihr eigenes Verständnis und ihr Bild von der neuen DV-Anwendung
deckungsgleich zu vermitteln, wird daher selten im gewünschten Umfang erreicht.
Die Aufnahmefähigkeit der Partner wird durch zu viele, zu komplexe, zu fachspezifische, schlecht verstehbar aufbereitete Informationen überfordert. Oft wurde das Wesentliche für den Vorgesetzten nicht aus der Ergebnisfülle selektiert Die. Referenten sollten daher bedenken: "Was muß er wissen, um ja oder nein sagen zu können." Das bedeutet, daß die Fakten in für ihn verstehbare Informations-Blöcke aufbereitet werden müssen und in einem Sprachniveau, in dem er normalerweise kommuniziert. Diese "intelligente Kommunikation", verbunden mit der Umstellungsfähigkeit auf das Niveau des Gesprächspartners, verhilft dem Projekt zur akzeptierten Anwendung in der Praxis.
Gute Visualisierungstechnik ist erforderlich
Der wirkungsvolle Einsatz von audiovisuellen Medien verstärkt die Aussagen des Projektteams. Hierdurch wird erreicht, daß die Entscheider noch nach Tagen die wichtigsten Informationen aus ihrem Gedächtnis abrufen können. Dies ist insbesondere für den "Reifeprozeß" neuer Problemlösungen wichtig. Für eine gute Visualisierungstechnik und den erfolgreichen Einsatz von audio-visuellen Medien gibt es Regeln und Tips, die in praxisorientierten und übungsintensiven Seminaren gut erlernbar sind. Es ist erstaunlich. wie häufig selbst erfahrene DV-Spezialisten und Manager die Visualisierung vergessen oder wenig professionell anwenden.
Überzeugend argumentieren
Eine Projektgruppe kann - wie bekannt fast nie die Einführung einer neuen DV-Anwendung anordnen. Sie muß die Personen mit der Anordnungskompetenz überzeugen. Hierfür sollten DV-Spezialisten mindestens Grundkenntnisse über Argumentationstechniken besitzen. Es ist zu beobachten, daß EDV-Fachleute auf kritische Einwände und Fragen des Managements oft zu hart reagieren und nicht darin geübt sind, vermittelnd für ihr Ergebnis zu "moderieren".
Den Nutzen einer guten Vorbereitung für eine wichtige Präsentation kann man nicht deutlich genug hervorheben. Neben den organisatorischen Vorbereitungen (Raum, Hilfsmittel, Termin, Berichte) ist auch die Zuhörer-Analyse von großer Bedeutung. Hiermit kann sich das Team voll auf die wichtigsten Personen und deren Besonderheiten einstellen. Eine "Generalprobe" bietet die Gelegenheit, Fehlverhalten, falsches Timing, sachliche und Darstellungsfehler zu erkennen und ohne unangenehme Folgen zu beseitigen. Diese Zeitinvestition zahlt sich immer aus und sollte in keinem soliden Projektzeitplan fehlen. Die gute Vorbereitung macht die Referenten nicht nur ruhiger, sondern auch sicherer und überzeugender in ihrer Argumentation. Damit können oft bis zu 90 Prozent der Fragen und Einwände vorher ermittelt und entschärft werden.
Gute Präsentation fördert die Karriere
Jede Präsentation vor Vorgesetzten, häufig Geschäftsleitungsmitgliedern, ist eine PR-Arbeit für den Referenten. Oh gewollt oder nicht - der Zuhörerkreis gewinnt einen Eindruck von der Person, der sein Image in der Firma mitprägt. Die Auswirkungen guter Präsentation vor Vorgesetzten - oft auch verschiedener Ressorts - sind nicht selten Auslöser für den weiteren Karriereweg.
Bei DV-Projekten wird es zum Schluß zeitlich sehr eng. In dieser Hektik werden oft Dinge übersehen, die dann das Leben sehr schwer machen. Hierzu gehören auch so kleine Dinge, wie zum Beispiel der Ersatz für audio-visuelle Geräte, die es an sich zu haben scheinen, immer wahrend des Vortrags ihr Leben auszuhauchen. Als günstig hat sich hierbei eine "Checkliste für Präsentationen" erwiesen. Die für die Benutzung dieser Checkliste investierten 20 Minuten sind gut angelegt.