Neben Vertrieb und Marketing ist die Dokumentenverarbeitung ein Feld, auf dem gerade Versicherungen ihre Wettbewerbsposition verbessern wollen. Der Gerling-Konzern befasst sich zu diesem Zweck seit Jahren mit den Moeglichkeiten der optischen Speicherung. In der abschliessenden Folge seines zweiteiligen Beitrags stellt Bernhard Bujotzek* das Konzept Gerdom vor.

*Bernhard Bujotzek ist Leiter der Abteilung Textverarbeitung und Archivsysteme in der Gerling-Konzern Gesellschaft fuer Informationsmanagement und Organisation mbH, Koeln.

Was sich vor wenigen Jahren andeutete, nimmt immer konkretere Gestalt an. Die Imagetechnologie haelt Einzug in den Unternehmen, und zwar selbst angesichts der aktuellen Rezession mit beinahe ungebremster Vehemenz. Dies waere erklaerlich, wenn der Einsatz optoelektronischer Speichersysteme stets eine exakt prognostizierbare Kosteneinsparung zur Folge haette. Oft trifft aber genau das Gegenteil zu. Zumindest scheinen die Anschaffungskosten in den meisten Faellen keinen wirtschaftlichen Einsatz zuzulassen.

Neue Organisation

der Arbeitsablaeufe

Viele DV-Manager glauben, dass sich mit dem Einsatz der Imagetechnologie kurz- und mittelfristig deutliche Nutzeffekte erzielen lassen, die aber nicht gaenzlich vorhersehbar und quantifizierbar sind. Diese Auffassung ist richtig, sagt aber ueber Imageverarbeitung nur wenig aus. Im folgenden wird ein Konzept vorgestellt, an dem sich auf dem Markt angebotene Systeme messen lassen sollten.

Grafische Benutzeroberflaechen, grosse hochaufloesende Bildschirme, Scanner und insbesondere die WORM-Technologie bescherten dem Markt einen enormen, in seinen Konsequenzen auch heute noch nicht gaenzlich ueberschaubaren technologischen Durchbruch. Die ertraeumte papierarme Sachbearbeitung ist greifbar nahe,

abertausende Quadratmeter zu Archivraum degradierte Bueroflaechen scheinen sich bald ihrer wahren Bestimmung zufuehren zu lassen. Auch im Vergleich zu Mikrofilmloesungen gewaehrleistet die Imageverarbeitung einen direkten und schnellen Zugriff auf Dokumente, verbunden mit kurzen Zugriffszeiten.

Doch so beeindruckend und verfuehrerisch diese Vorteile auch sein moegen, sie rechtfertigen fuer sich betrachtet in der Regel nicht die Kosten, die

Imagesysteme immer noch verursachen. Dies ist auch den Anbietern bewusst, weshalb sie schon frueh die Empfehlung gaben, ihre Systeme nicht allein als Ersatz fuer die konventionelle Archivierung zu betrachten. Vielmehr sei mit den neuen Systemen nun endlich die papierlose Sachbearbeitung moeglich. Belege und Korrespondenz sollen gleich beim Eingang gescannt und elektronisch an die fuer die Bearbeitung zustaendige Stelle weitergeleitet werden.

Dieses Konzept macht deutlich, dass Anwendungssysteme erst dann wirtschaftlich sind, wenn sie zur optimierenden Umgestaltung der Ablauforganisation eingebunden werden. DV-Manager erhoffen sich eine effizientere Organisation der Bueroarbeit.

Hersteller und Vertreiber von Imagesystemen gerieten somit in den Zwang, weit mehr anzubieten als das Scannen und die Speicherung von Dokumenten auf optischen Platten. Sie muessen dem Anwender Software zur Abbildung und Steuerung von Arbeitsablaeufen bieten, um so die Bereitstellung der gescannten Dokumente im Rahmen arbeitsteiliger Ablaeufe zu gewaehrleisten. Werden Dokumente elektronisch weitergeleitet (elektronischer Postkorb), so muessen beispielsweise jeweils folgende Probleme geloest werden:

- Welche Vorgaenge gibt es, und wer bearbeitet sie?

- Welche Arbeitsschritte umfasst ein Vorgang, und was geschieht im Falle der Abwesenheit sowie der Unter- oder Ueberlastung von Mitarbeitern?

- Welche Legitimation hat der einzelne Bearbeiter hinsichtlich zu bearbeitender Objekte und Funktionen?

- Wie werden andere DV-Systeme technisch und ablauforganisatorisch integriert?

Diese laengst nicht vollstaendige Aufzaehlung zeigt bereits, wie schnell sich der Uebergang von einem Archiv- zu einem Vorgangssystem vollzieht. Anbieter optischer Speichersysteme versuchen auf verschiedene Art und Weise, ihren Kunden den Weg zur Vorgangsbearbeitung zu erleichtern. So wird Software angeboten, mit deren Hilfe Dokumente weitergeleitet und wieder aufgefunden werden koennen.

Mit Loesungen, die sich darauf beschraenken, wird allerdings das Problem der Anwender unterschaetzt. Denn Vorgaenge werden nicht dadurch bearbeitet, dass sie von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz, von Postkorb zu Postkorb geleitet werden, sondern durch die Abwicklung der jeweils zugeordneten Arbeitsgaenge. Gerade angesichts der Bemuehungen, arbeitsteilige Ablaeufe durch eine gesamtheitliche Bearbeitung zu ersetzen, zeigt sich, wie verkuerzt der beschriebene Ansatz ist. Darueber hinaus entstehen mit einer Weiterleitungskomponente innerhalb eines optischen Speichersystems neue Abgrenzungsprobleme fuer den Anwender, der beispielsweise bereits ein Mailsystem einsetzt.

Die Alternative sind Softwaresysteme, die dem Anwender die Moeglichkeit geben, Vorgaenge zu gestalten und danach standardisiert durchfuehren zu lassen. Hier unterscheiden sich die Anwender in zwei Gruppen. Die einen, die das zukunftstraechtige Geschaeft des Workflow-Managements mitnehmen wollen, bieten derartige Software gleich mit an. Dabei ist aber zu pruefen, ob die Funktionen nicht zu eng mit der Dokumentenverwaltung und -archivierung verquickt sind. Besser scheint beraten, wer Schnittstellen fuer die Anbindung von Vorgangssystemen bereitstellt. Diesen Anbietern sollte besonderes Interesse gelten, haben sie doch offensichtlich verstanden, dass die Erfassung, die Indexierung, die Weiterleitung und das Retrieval von Dokumenten nur Teilfunktionen einer Vorgangsbearbeitung sind.

Immer mehr Anbieter geben ihre Vorbehalte gegenueber Standardsoftware auf. Statt der Eigenentwicklung wird gekauft. Damit soll den wachsenden Anforderungen der Fachbereiche zuegig Rechnung getragen werden, sollen Anwender nicht mehr laenger Opfer des Anwendungsstaus sein.

Die neue Entwicklung fuehrt im wachsenden Masse dazu, dass manche Funktionen durch mehrere Produkte gleichzeitig abgedeckt werden. So finden wir die klassischen Buerokommunikations-Funktionen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Grafik, Terminhaltung, Mailing) inclusive Datenverwaltungselementen sowohl als eigenstaendige Loesungen als auch integriert in Systemen gleicher und anderer Zielrichtung. Hinzu kommen Zugestaendnisse an die subjektive Bewertung durch den Anwender selbst. Das, was er zu Hause auf seinem PC an Datenbank oder Textsystem verfuegbar hat, wird oftmals auch fuer das Buero bestellt. Anbieter versuchen, die individuellen Wuensche des Anwenders moeglichst zu erfuellen und den Eindruck dirigistischer Bevormundung durch die DV moeglichst zu vermeiden.

Funktionsredundanzen sind jedoch problematisch, will man Vorgangsbearbeitung in einem Unternehmen durchgaengig programmtechnisch unterstuetzen und steuern. Selbst wenn man in Kauf naehme, eine Teilfunktion der Vorgangsbearbeitung mit alternativen Produkten abzuwickeln, muessten diese Systeme doch bestimmten Anforderungen hinsichtlich ihrer Schnittstellen- Beschaffenheit gerecht werden.

Allein dies macht deutlich, dass ein Unternehmen sich zunaechst darueber klarwerden sollte, wie sich Daten- und Funktionsredundanzen vermeiden lassen beziehungsweise wie Funktionen voneinander abgegrenzt werden sollen. Die Gerling- Konzern Gesellschaft fuer Informationsmanagement und Organisation (GKI) hat in Ableitung eines unternehmensweiten Daten- und Funktionsmodells des Gerling-Konzerns ein Konzept erstellt, das diesen Zielen Rechnung traegt. Das so entstandene Gerling- Dokumenten-Management-System (Gerdom) ist Basis fuer die Entscheidungen auf dem Gebiet der Archivierung.

Das primaere Problem, das es bei der Konzeptgestaltung zu bewaeltigen galt, war die Festlegung von Begriffen und die Abgrenzung der an der Vorgangsbearbeitung beteiligten informationstechnischen Komponenten.

Als "Vorgang" wurde eine Folge von Arbeitsgaengen definiert, die, an der betrieblichen Aufgabe orientiert, eine Einheit bilden. Sie werden in einer sachlich bedingten Folge abgewickelt.

Als "Archivierung" gilt die geordnete Aufnahme und Aufbewahrung von Dokumenten ueber einen langen Zeitraum zum Zweck einer spaeteren Bereitstellung.

"Dokumente" sind sachlich abgegrenzte Informationseinheiten, die in unterschiedlichen beziehungsweise gemischten Darstellungsformen (Text, Bilder etc.) auftreten.

"Vorgangsbezogene Dokumente" umfassen vor allem betrieblich erstellte und von aussen eingehende Unterlagen, die vorgangsausloesende Ereignisse sowie Ergebnisse und Teilergebnisse von Bearbeitungen abbilden.

Prinzipielle Trennung von

Bearbeitung und Archiv

Grundlegend fuer das erarbeitete Konzept eines Archivsystems ist die eindeutige Trennung zwischen einer rechnergestuetzten Abwicklung und Steuerung von Vorgaengen durch ein Vorgangssystem einerseits und der Archivierung und Bereitstellung vorgangsbezogener Dokumente andererseits.

Diese strikte Unterscheidung wird damit begruendet, dass ein Dokument zwar stets mindestens einem Vorgang zugeordnet ist, andererseits aber Vorgaenge oder einzelne Arbeitsgaenge eines Vorgangs nicht immer an bestimmte Dokumente gebunden sind (vgl. Abbildung 1). Ein Vorgang besteht aus einer Folge von Arbeitsgaengen, nicht von Dokumenten. Funktionen wie die vorgangsorientierte Weiterleitung oder die Wiedervorlage beziehen sich auf Vorgaenge, nicht aber auf die Dokumente zu einem Vorgang. Nachdem diese mit den Vorgaengen verknuepft sind, ist die Weiterleitung einzelner vorgangsbezogener Dokumente beziehungsweise der Hinweis auf diese nicht mehr erforderlich. Vielmehr werden dem zustaendigen Bearbeiter die zu bearbeitenden Vorgaenge durch das Vorgangssystem bereitgestellt. Von dort kann er dann benoetigte Dokumente abrufen.

Die Steuerung der Bearbeitung von Vorgaengen obliegt allein einem Vorgangssystem. Es soll Teilaufgaben automatisiert abwickeln und ueber den Stand der Bearbeitung informieren. Dabei sorgt es fuer die Einhaltung der festgelegten Arbeitsgaenge und ihrer Reihenfolge, der Aufgabenverteilung zwischen den Bearbeitern, Terminvorgaben, Bezuege zu anderen Vorgaengen etc.

Das Vorgangssystem verwaltet und steuert ausschliesslich Vorgaenge, nicht aber Dokumente. Ebenso werden innerhalb des Archivsystems keine fuer die Vorgangssteuerung relevanten Informationen verwaltet, sondern nur Dokumente. Vorgangs- und Archivsystem kommunizieren miteinander ueber festgelegte Schnittstellen.

Ein rechnergestuetztes Archivsystem wird hier definiert als die Gesamtheit informationstechnischer Komponenten und personeller Aufgabentraeger fuer die Archivierung und Bereitstellung von Dokumenten. Es umfasst das

- Dokumentenspeicherungs-System, bestehend aus den Komponenten und Aufgabentraegern, die die Aufnahme, Aufbewahrung und Wiedergabe der Dokumente vornehmen, sowie das

- Dokumentenverwaltungs-System, zusammengesetzt aus den Komponenten und Aufgabentraegern, die mit der Ordnung von Dokumenten waehrend der Aufnahme und der Aufbewahrung sowie dem Wiederauffinden der Dokumente befasst sind.

Diese Zweiteilung eines Archivsystems (vgl. Abbildung 2beruht auf der Vorstellung, dass die fuer eine Aufnahme, Aufbewahrung und Bereitstellung von Dokumenten eingesetzte Informationstechnik unabhaengig ist von der fuer Ordnung und Wiederauffinden verwendeten. Die Trennung erlaubt prinzipiell den kombinierten Einsatz saemtliche analoger und digitaler Speicher.

Die Modularitaet des vorgestellten Konzepts ermoeglicht den sehr flexiblen Gebrauch vorhandener und neu erworbener Hard- und Software.

Zur Dokumentenspeicherung ist die Nutzung mehrerer Medien (Papier, Mikrofilm, optische Speicher) bedarfsorientiert moeglich, ohne auf unternehmensweite Verfuegbarkeit verzichten zu muessen. Der Anwender kann auf die Angebote verschiedener Hersteller von optischen Speichern zurueckgreifen, ohne den organisatorischen Effekt einer ganzheitlichen Verwaltung opfern zu muessen.

Erfahrene DV-Manager zeichnen sich angesichts revolutionierender Technologien durch ihren Mangel an Euphorie aus. Sie betrachten neue Produkte nicht als Allheilmittel und waren auch nicht enttaeuscht, als MIS, Btx und der PC nicht automatisch die Loesung aller Probleme brachten.

Falsch war nie die Technik, sondern die Einschaetzung ihrer Wirkung in der organisatorischen Umsetzung. Effizienzsteigerungen in unseren Bueros lassen sich nicht durch ein Wundermittel erreichen. Wenn es aber gelingt, optische Speichersysteme richtig in die organisatorische und DV-technische Infrastruktur zu integrieren, wird sie ihren Anteil am Erfolg haben.

Abb. 1: Klassifizierende Speicherung (unten) und Bearbeitung (oben) von Dokumenten

Abb. 2: Die optische Archivierung nach dem Gerdom-Konzept beruht auf der Verknuepfung zweier prinzipiell getrennter Systeme.