Auswirkungen auf die IT-Infrastruktur

Abhängig von der Größe und der IT-Infrastruktur eines Unternehmens gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, De-Mail zu nutzen: Im einfachsten Falle reichen ein Internet-Zugang und ein Browser für den Versand rechtssicherer Dokumente. In diesem Fall, so das Innenministerium in einer Information zu De-Mail, sei die Nutzung den heute bekannten Web-basierten E-Mail-Diensten sehr ähnlich.

Unternehmen mit einer eigenen serverbasierten E-Mail-Infrastruktur werden von ihrem Provider die bereits erwähnten Gateways zu De-Mail zur Verfügung gestellt bekommen, die das Anbinden an die Kommunikationsinfrastruktur erleichtert. Für die Mitarbeiter heißt das: Sie können De-Mail aus ihren Mail-Anwendungen wie Outlook oder Notes, aber auch aus Fachanwendungen wie der Buchhaltungssoftware heraus bedienen. Zudem seien die Anbieter der De-Mail "frei im Angebot weiterer Client-Anwendungen für ihre Kunden (iPhone-Apps, Plug-ins für E-Mail-Clients, etc.)", wie das Innenministerium schreibt.

Durch die Reduktion auf Standardtechnologien werde der Aufwand für das Anbinden der IT an De-Mail auf ein Mindestmaß reduziert, argumentiert das Ministerium. Damit ließen sich hohe Integrationsaufwendungen vermeiden und zudem vorhandene Schnittstellen und Technologien für De-Mail nutzen.

Für die Teilnahme am elektronischen Briefverkehr müssen Unternehmen wie Privatpersonen bei einem De-Mail-Anbieter ihrer Wahl ein Konto eröffnen und sich dafür sicher identifizieren. Anschließend kann das Unternehmen so genannte Unter-Konten für Mitarbeiter oder Abteilungen mit eigenen Adressen eröffnen, so dass auch Gruppen- oder Organisationspostfächer möglich sind. Antragsteller für Unternehmen sind dabei die im Rahmen der gesetzlichen oder auch rechtsgeschäftlicher Vollmachten befugten natürlichen Personen (wie Geschäftsführer, Prokuristen). Die Identifikation erfolgt über Personaldokumente (Personalausweis, Pass). Zudem müssen die Firmenvertreter ihre Vertretungsberechtigung - etwa durch die Vorlage eines Auszugs aus dem Handelsregister - nachweisen.