De-Mail vor dem Start

Verbindlich und vertraulich übers Internet

12.12.2011
Von 
Thomas Pelkmann ist freier Journalist in München.

De-Mail in Unternehmen

"Die Realisierung einer vertraulichen und verbindlichen elektronischen Kommunikation stößt auch in der Wirtschaft auf großes Interesse", konstatiert das BSI zur De-Mail. Das werde unter anderem durch die zahlreichen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) sowie Banken und Versicherungen deutlich, die sich schon am Pilotprojekt beteiligt haben und sich auch in den weitergeführten Branchenprojekten engagieren.

In Zahlen ausgedrückt heißt das: Bis 2018 soll De-Mail ein Prozent der 18 Milliarden anfallenden E-Mails, 50 Prozent der 8,75 Milliarden Postbriefe und 39 Prozent der 2,1 Milliarden Geschäftsfaxe ablösen, hofft zumindest Jens Mayer, Projektleiter De-Mail bei der Telekom. Damit werde De-Mail zu einem wichtigen Angebot mit hohem Einsparpotenzial für große Unternehmen, Behörden und dem modernen Mittelstand.

Sven Gelzhäuser vom Telekom-Mitbewerber 1&1 verweist darauf, dass sich bereits 850.000 Kunden seines Unternehmens den Namen für ein De-Mail-Postfach reserviert haben. Im ersten Jahr werden sich nach seiner Einschätzung 2,2 Millionen Kunden bereit erklären, die Kommunikation mit Behörden und Unternehmen über De-Mail abzuwickeln.

Und in der Tat scheint De-Mail vor allem für Kunden interessant zu sein, die regelmäßig und in größerem Umfang rechtsverbindliche Briefe wie Verträge, Rechnungen oder Mahnungen verschicken. Mit De-Mail ist diese Kommunikation so einfach wie der Versand einer E-Mail, aber so sicher wie der Schriftverkehr mit Einschreiben.

De-Mail hilft auch bei der Kommunikation mit den Mitarbeitern: Arbeitsverträge oder Gehaltsmitteilungen lassen sich mit qualifizierten elektronischen Signaturen versehen und ebenfalls rechtsverbindlich versenden. Schließlich lässt sich über De-Mail fast der komplette Schriftverkehr mit Behörden digitalisieren: Steuerangelegenheiten, Statistikmeldungen, Visa-Gesuche oder Anträge.

Wer De-Mail zum Versand wichtiger Dokumente verwendet, spart Zeit und minimiert Transaktionskosten, argumentiert die Telekom. Ob das auch für das eigene Unternehmen zutrifft, dürfte ein Blick in die Excel-Listen mit den Overhead-Kosten verraten, denn der Versand von papiergebundenen Angeboten, Verträgen und Rechnungen verursacht in nahezu jedem Unternehmen erhebliche Porto-, Bearbeitungs- und Aufbewahrungskosten.

Erleichterungen in den Unternehmensprozessen verspricht De-Mail durch das Vermeiden teurer Medienbrüche: Obwohl die Mitarbeiter Dokumente in aller Regel am PC erstellen und nach der Verwendung im Dokumenten-Management-System ablegen, werden sie in den allermeisten Fällen noch immer ausgedruckt und per Briefpost versandt. Mit De-Mail werden die meisten Dokumente dagegen rein digital be- und verarbeitet.