Die Firma Alfons Haar Maschinenbau hatte 2002 die ERP-Lösung "Infor.com" eingeführt, die eine veraltete Applikation auf Basis der IBM-Midrange-Plattform "S/36" ablöste. Die alten Prozesse wurden in der neuen Software abgebildet. Rund 1000 Modifikationen weist Infor.com heute auf. Warten lässt sich die Lösung nur mit viel Aufwand. IT-Leiter Thomas Reich will jetzt auf ein anderes ERP-Produkt oder ein neues Release der bestehenden Anwendung umsteigen und Modifikationen reduzieren.

Wesentlich problemloser verlief das Ganze bei der John GmbH aus Freilassing. Bei der Einführung des ERP-Systems "Semiramis" richtete sie die Firmenstruktur nach der Software aus und kam dabei mit wenigen Modifikationen aus. "Wir haben 40 User, und als Key User und Projektleiter in einem konnte ich die Prozesse einfach festlegen und dabei auf die im ERP-System angelegten Standardabläufe zugreifen", schildert IT-Chef Markus Hirth das Prozedere. Gleichwohl sei die Lösung flexibel: "In nur sechs Monaten wurden das Altsystem abgelöst, die Daten übernommen und die Nutzer mit der neuen Software vertraut gemacht."

Viele Anwender dürften sich irgendwo zwischen diesen beiden Unternehmen wiederfinden. "Es geht um die Bereitschaft und Fähigkeit, Prozesse zu standardisieren", bringt es Andreas Naunin, Direktor Mittelstand bei SAP Deutschland, auf den Punkt. "Wer sich über Prozesse differenziert, muss genau prüfen, ob er diese zugunsten einer neuen ERP-Software anpasst." Wer aber eine ERP-Applikation modifiziere, müsse dazu auch in der Lage sein: "Individuelle Anpassungen erhöhen die Komplexität."Allerdings ist Standardsoftware auch kein Allheilmittel, räumt Andreas Lied, Chef des Ulmer SAP-Rivalen Wilken, ein: "Es gibt nicht den einen Standard, der eine Vielzahl an Prozessen abdeckt." Wilken liefert daher Basisfunktionen, die sowohl für einen Energieversorger als auch für eine Krankenkasse passen. Branchenspezifische Ergänzungen erfolgen kundenindividuell.

ERP-Einführungen bieten die Chance, bisherige Abläufe zu überdenken, meint IT-Leiter Reich. Eine neue Software sei wie ein Hausbau: "Man hat noch alle Optionen, etwas zu ändern." Doch die Änderungen müssen wohl durchdacht sein: "Firmenprozesse sind extrem beharrlich. Alle – vom Manager bis hinunter in die Linienfunktionen – müssen die Änderungen unterstützen", gibt SAP-Mann Naunin zu bedenken.

Reich kommt bei seinem ehrgeizigen ERP-Vorhaben zugute, dass die Firmeneigentümer die erforderliche IT-Affinität mitbringen. Aber das ist nicht überall so. Oft erfolgt die ERP-Einführung aus der Not heraus, beobachtet Karsten Sontow, Vorstand des IT-Beratungshauses Trovarit. "Das System ist veraltet oder gar nicht mehr verwendbar. Dann bleibt nichts anderes übrig, als die bestehenden Abläufe so rasch wie möglich in der neuen ERP-Lösung abzubilden."

Sonderwünsche sind teuer

"Sonderwünsche von Key-Usern können die Projektkosten schnell in die Höhe treiben", warnt auch IT-Leiter Reich. ERP stehe zwar für unternehmensweite Software, sie durchdringe die Abteilungen aber unterschiedlich. "Die Anbieter – auch wir – überschätzen die Produkte", bestätigt Naunin selbstkritisch. So komme ERP-Software vor allem da zum Einsatz, wo Abläufe sich automatisieren lassen, sowie um große Datenvolumen zu verarbeiten. Andernorts werde sie nur sporadisch genutzt. Laut Wilken-Chef Lied lohnt Individualität für Abläufe, mit denen sich der Anwender differenziert – "bei einem Energieversorger etwa in kundennahen Prozessen wie dem Umzug eines Kunden oder einem Zählerwechsel".

Solche Potenziale sind allerdings nicht immer offensichtlich, räumt IT-Berater Sontow ein: "Viele Firmen tun sich schwer, zwischen kritischen und unkritischen Prozessen zu unterscheiden." So antworteten in der ERP-Zufriedenheitsstudie 2008 der i2s Zürich, die in Deutschland von Trovarit und der computerwoche organisiert worden ist (http:www.computerwoche.de/1874362), 75 Prozent der Teilnehmer auf die Frage, warum sie ein bestimmtes ERP-System gewählt haben: "Die Software brachte genau das, was wir wollten." Am Ende gaben jedoch 30 Prozent an, mit nichts mehr Ärger gehabt zu haben als mit individuellen Anpassungen.