Die Vorzüge eines Laserdruckers bestreitet heute niemand mehr. Kommt der Benutzer jedoch auf die Idee, die Daten eines Anwendungsprogramms direkt auf einem solchen Printer ausgeben zu lassen, so wird ihn das Ergebnis überraschen. Aber auch der Versuch, Adressen auf Klebeetiketten auszudrucken, erfordert Flexibilität. Klaus Schachtschneider, Anwendungs- und Systemtechniker bei Uniras in Düsseldorf, gibt Hilfestellung anhand einiger Beispiele.
In vielen Büros findet man heute bereits Laserdrucker, die viele Vorteile in sich vereinen. Sie haben ein gestochen scharfes Schriftbild, sie drucken leise und schnell. Beim Einsatz eines verbreiteten Laserdruckers wie dem Laserjet von Hewlett-Packard können verschiedene Font-Cartridges eingesetzt werden, die nach Bedarf ein jeweils anders Schriftbild auf das Papier bringen.
Es kann allerdings recht kompliziert werden, wenn der Laserjet von einem Datenverwaltungsprogramm aus angesprochen werden soll. Zwar ist er kompatibel zum FX-80 von Epson und entspricht damit einem weit verbreiteten PC-Standard, doch man bekommt bereits Probleme, wenn man Umlaute drucken oder eine spezielle Schriftart anwählen möchte. Dann nämlich muß man auf die Eigenheiten des Druckers Rücksicht nehmen und sich mit dem "Technical Reference Manual" auseinandersetzen. Vor dem Ausdruck müssen dem Drucker "Escape-Sequenzen" gesendet werden, die ihn in den gewünschten Modus schalten.
Dies kann man sich sparen, wenn man den Laserjet von einem Textverarbeitungsprogramm aus anspricht, das eine Druckeranpassung automatisch vornehmen kann. Bei Word 2.0 sind Druckertreiber für verschiedene HP-Font-Cartridges vorhanden, so daß der Anwender nur noch die gewünschte Schriftart wählen muß; der Druckertreiber macht den Rest. Die Handhabung ist für den Anwender somit recht problemlos.
Beim Einsatz von dBase III deutsch auf einem PC in Verbindung mit einem Laserjet Plus und Word 2.0 sind mehrere Anwendungen denkbar, von denen im folgenden drei kurz angesprochen werden sollen.
Es kommt oft vor, daß die im Datenbanksystem gespeicherten Daten nach bestimmten Kriterien extrahiert und sortiert in schriftlicher Form vorliegen müssen. Wer dies einfach mit dem Befehl "SET PRINT ON/OFF" von "dBase III deutsch" versucht, stößt auf Schwierigkeiten: Zum einen fehlen sämtliche Umlaute sowie das "ß" im Ausdruck, zum anderen druckt der Laserjet in der (zum Beispiel von dem Textverarbeitungsprogramm) zuletzt eingestellten Schriftart. Gegen das erste Übel gibt es ab der jüngsten Version von dBase eine Zuordnungstabelle, mit deren Hilfe dem Drucker alle Zeichen korrekt übermittelt werden können. Gegen das zweite Übel kann man auch mit der "alten" dBase-Version etwas unternehmen: Vor dem Druck muß der Laserjet von dBase aus die notwendigen Escape-Sequenzen gesendet bekommen, um die Daten in der gewünschten Schriftart ausgeben zu können. Die Umschaltung der HP-Schriftart auf "Courier" sieht zum Beispiel so aus:
. . .
*Typeface: courier
STRING = CHR(027) + CHR(040) + CHR(115) + CHR(051) + CHR(084)
SET PRINT ON
? STRING
SET PRINT OFF
. . .
Word-Serienbriefe mit dBase-Adreßdaten
Die Möglichkeit, mit Word 2.0 Serienbriefe erstellen zu können, erleichtert die Arbeit vieler Sekretariate. Man schreibt einen Blanko-Brief, in dem die variablen Stellen gekennzeichnet werden, Word sucht sich aus einer Steuerdatei die einzufügenden Daten heraus und druckt die Briefe über den entsprechenden Druckertreiber auf dem Laserjet aus. Die Word-Steuerdatei, in der sich die einzufügenden Daten (zum Beispiel die Adressen) befinden, muß vor jedem Serienbriefdruck aktualisiert werden. Für jeden auszudruckenden Brief erwartet Word einen "Steuer"-Satz in dieser Datei. Wer mit dBase arbeitet, der hat die gleichen Adressen oft schon in seiner Dateiverwaltung gespeichert und hält sie dort auf dem neuesten Stand. Es wäre praktisch, wenn die Adressen nur einmal, nämlich in dBase eingegeben werden müßten und wenn die Adreß-Auswahl über die komfortablen Selektionsmöglichkeiten der Datenbank gesteuert werden könnte.
Das ist möglich, wenn man den Befehl "SET ALTERNATE TO Datei" von dBase benutzt. Mit diesem Befehl läßt sich eine Datei eröffnen, in die dBase die gewünschten Sätze mit dem "SET ALTERNATE ON/OFF" hineinschreiben kann. Will man nun eine Steuerdatei erstellen, aus der Word seine Informationen für den Serienbrief herausliest, dann muß sie die für Word lesbare Struktur besitzen. Im ersten Absatz der Datei erwartet Word die Kennungen der Einfügepositionen, wobei dieser erste Absatz mit zwei Fragezeichen in die erste Zeile geschrieben werden muß, zum Beispiel:
. . .
SET ALTERNATE TO Dateiname
SET ALTERNATE ON
?? "Firma; Name; Abt; Straße; Ort; Anrede"
SET ALTERNATE OFF
Über ein dBase-Programm kann nun die individuelle Auswahl der Adressen erfolgen, so daß nur bestimmte oder auch alle Adressen an der Serienbriefaktion teilhaben. Jede ausgewählte Adresse wird nun von dBase in die Steuerdatei geschrieben, zum Beispiel so:
. . .
SET ALTERNATE ON
? TRIM (f_firma),";",TRIM(f_name),";",TRIM(f_abteil),";",TRIM(f_strass),";",TRIM(F_ort),";", TRIM(s_anrede)
SET ALTERNATE OFF
. . .
Die Ausdrücke in den TRIM-Funktionen sind entweder dBase-Feldnamen oder Strings. Man hat also die Möglichkeit, zum Beispiel die Anrede
"Sehr geehrter Herr Dr. Müller,"
aus den Feld-Informationen der Datenbank zusammenzusetzen, wenn in der Datenbank Angaben zu Geschlecht, Titel und Nachname enthalten sind.
Wenn alle Datensätze in die Steuerdatei ausgegeben worden sind, sollte man einen "leeren" Absatz anfügen, damit Word mit Sicherheit alle Steuersätze zum Serienbriefdruck verwendet:
. . .
SET ALTERNATE ON
?"; ; ; ; ;"
SET ALTERNATE OFF
. . .
Die Word-Steuerdatei ist nun erstellt und kann zu Serienbrieferstellung direkt und ohne Änderung von Word verwendet werden.
Die vielen Vorteile eines Laserdruckers werden etwas getrübt durch die Schwierigkeiten beim Ausdruck von Klebe-Etiketten auf diesen Druckern. Der Laserjet arbeitet nach dem Prinzip eines Kopierers und ist so nicht in der Lage, computergeeignete Etikettenbahnen mit Randlochstreifen zu verarbeiten. Man muß daher auf "Kopiereretiketten" zurückgreifen, die im Einzelblatteinzug des Laserjet eingeführt werden können. Nachteil dieser Etiketten wiederum: Sie haben nicht die computerüblichen Etikettenabstände, so daß man den Versatz beim Druck von Hand ausgleichen muß (mal wird mit einer Zeile Abstand zwischen den Etiketten gedruckt, mal mit zwei).
Komplizierte Vorgehensweise bringt wesentliche Vorteile
Beim Druck von Adreßetiketten liegt es nahe, wie im vorangegangenen Beispiel die Daten aus dBase zu benutzen. Die Vorgehensweise ist ganz ähnlich: Von dBase wird eine Steuerdatei mit den gewünschten Adressen erstellt, die Word lesen kann. Allerdings sieht die Serientextdatei ganz anders aus als im vorigen Beispiel. Wenn man zweibahnige Etikettenbahnen bedrucken will, macht man sich den Zweispaltendruck von Word zunutze: Die jeweils ein Etikett ausmachenden Einfügekennungen werden entsprechend der auf einem Bogen enthaltenen Anzahl von Etiketten in der Serientextdatei wiederholt und je mit der Word-Anweisung "NÄCHSTER" abgeschlossen. Die Kennungen verschiedener Etiketten müssen solche Abstände voneinander haben, daß Word nach Ausdruck der ersten Hälfte die folgenden Etiketten in der zweiten Spalte ausdruckt und nach Bedrucken des Bogens einen neuen anfordert.
Diese Vorgehensweise erscheint anfangs zwar etwas kompliziert und erfordert wohl einige Versuche, hat aber wesentliche Vorteile. Ist die Serientextdatei einmal erstellt, erfolgt die Etikettenausgabe recht problemlos. Die Adreßdaten stammen aus dBase und müssen nicht zusätzlich in einer manuell eingerichteten Word-Steuerdatei aktuell gehalten werden. Man könnte die Adreßetiketten zwar auch von dBase direkt beschreiben lassen, aber die Programmierung in dBase ist sehr aufwendig, besonders wenn man auf Proportionalschrift oder ähnliches Wert legt. Viele notwendigen Druckeransteuerungen kann man bei der beschriebenen Methode Word überlassen. Der Zwischenschritt über die Word-Steuerdatei hat außerdem den Vorteil, daß sie vor der Serienbrief- oder Etikettenerstellung noch editiert werden kann.