FIM

Upcycling in der öffentlichen Verwaltung

16.09.2020
Von   
Dirk Stähler befasst sich seit vielen Jahren mit der innovativen Gestaltung von Organisationen, Prozessen und IT-Systemen. Er unterstützt privatwirtschaftliche Unternehmen und öffentliche Verwaltungen in Europa, dem Mittleren Osten und Nordamerika dabei, Mehrwert durch die kreative Nutzung ihrer Informationstechnologie zu gewinnen. Ein besonderes Augenmerk seiner Arbeit liegt auf den Chancen und Risiken, die sich aus der Verwertung öffentlich verfügbarer Inhalte des Internets ergeben. Die "Wissensmaschine" Internet und den Wert ihrer Inhalte für jeden zugänglich zu machen, ist sein erklärtes Ziel.
Die Liste mit Verbesserungswünschen an die Verantwortlichen in Kommunen, Ländern und im Bund ist lang. Wie der Einsatz von FIM (Föderales Informationsmanagement) bei der Standardisierung von Abläufen helfen kann, beschreibt dieser Beitrag.
Mehr digitale Angebote in der Öffentlichen Verwaltung könnten vielen Bürgern die Zeit in Warteräumen ersparen. Dabei müsste nicht jeder Workflow neu erfunden werden.
Mehr digitale Angebote in der Öffentlichen Verwaltung könnten vielen Bürgern die Zeit in Warteräumen ersparen. Dabei müsste nicht jeder Workflow neu erfunden werden.
Foto: OlgaPS - shutterstock.com

Viele Abläufe die ein Arbeitsbereich in einem Unternehmen oder in der öffentlichen Verwaltung benötigt, stehen in einer anderen Abteilung bereits zur Verfügung. Oftmals ist daher keine vollständig erneuerte IT-Infrastruktur, komplett veränderte Organisationsformen oder die Einführung von Technologie-Trends aus dem Silicon Valley erforderlich. Ein Ansatz der neue Arbeitsabläufe mit vorhandenen Ressourcen kombiniert ist schneller umsetzbar.

Upcycling - was ist das?

Bestehende Fähigkeiten und Ressourcen kreativ in neuen Einsatzgebieten zu nutzen führt zum Begriff Upcycling. Der Begriff beschreibt die Wiederverwertung beziehungsweise Wiederverwendung von Produkten aller Art. Der Wortstamm ähnelt dem Recycling, geht aber als Ableitung aus den englischen Wörtern "up" ("nach oben") und "recycling" ("Wiederverwertung") meist von einer Nutzung in einem höherwertigen Kontext aus.

Da oftmals auch die alternative Nutzung in einem gleichwertigen Kontext bedeutend ist, sollte neben dem reinen Up- auch ein weiterer Absatz betrachtet werden: Nennen wir ihn "Quer-Cycling". Quer-Cycling beschreibt den gleichwertigen Einsatz vorhandener Ressourcen in einem anderen Umfeld. Beide Ansätze haben zum Ziel, bestehende Fähigkeiten und Ressourcen ohne hohe Neuinvestitionen anderweitig einzusetzen. Sie können einzeln oder gemeinsam auftreten. Im Folgenden findet der weiter verbreitete Begriff des Upcyclings Verwendung - grundsätzlich sind aber immer beide Konzepte gemeint.

Workflow Upcycling

Im allgemeinen Sprachgebrauch des Upcycling stehen meistens Produkte im Fokus, die verändert und in einem ursprünglich nicht geplanten Kontext weiter genutzt werden. Jedoch lassen sich nicht nur Produkte einer alternativen Verwendung zuführen. Vielmehr können auch Leistungen, Prozesse und Informationsstrukturen im Rahmen des Upcyclings weiter, erneut oder zusätzlich genutzt werden. Die zentrale Voraussetzung dafür ist Transparenz.

Nur wenn bekannt ist, welche Fähigkeiten in einer Organisation vorliegen, kann ein Upcycling in diesem "weiteren Sinne" erfolgen. In der Umsetzung sollte dazu auf eine Auflistung der wieder zu verwertenden Leistungen, Prozesse und Informationen zurückgegriffen werden. Für ein einmaliges Upcycling ist die Aufstellung eines solchen Verzeichnisses sicher nicht zwingend erforderlich. Wenn aber eine kontinuierliche und effiziente Wieder- oder Anders-Nutzung etabliert werden soll, ermöglicht ein Upcycling-Register den gesamten Vorgang nachhaltig zu steuern. Die folgende Abbildung zeigt die Inhalte eines solchen Registers und wie diese aufeinander aufbauen.

Upcycling Register auf Basis von FIM.
Upcycling Register auf Basis von FIM.
Foto: Dirk Stähler

Die ganzheitliche Betrachtung der Leistungen, Prozesse und Informationen erlaubt, eingesetzte Ressourcen aufeinander abzustimmen und übergreifend zu nutzen. Auch ist die Zuordnung von Ressourcen, zu Leistungen für deren Bereitstellung sie nicht initial vorgesehen waren, vereinfacht möglich.

Mit FIM zum Upcycling Register

Als Basis für ein Upcycling von Prozessen in der öffentlichen Verwaltung bietet sich die Nutzung des FIM an. FIM steht für "Föderales Informationsmanagement", das zum Ziel hat, auf fachlicher Ebene eine nachhaltige Plattform zu schaffen, die Leistungen der öffentlichen Verwaltung zentral beschreibt und einer breiten Basis von Nutzern zur Verfügung stellt. FIM ist damit auch ein zentrales "Upcycling-Register" der Leistungen, Prozesse und Informationen der öffentlichen Verwaltung. Bis Ende 2016 war FIM ein Steuerungsprojekt des IT-Planungsrates (IT-PLR), geleitet vom Land Sachsen-Anhalt und dem BMI. Seit 2017 handelt es sich um eine Anwendung des IT-Planungsrates.

FIM beschreibt, welche gesetzlichen Grundlagen im Zusammenhang mit einer Leistung existieren und welche Einrichtungen bzw. Organisationen an einer Leistung beteiligt sind. Als aktuelles Beispiel ist die "Beratung zum Infektionsschutz" im Leistungsbereich "Gesundheit" zu nennen. Prozesse beschreiben darin erprobte Abläufe zur Bereitstellung der Leistung sowie die rechtlich erforderlichen Prüfschritte. Informationen, oder nach der FIM Definition konkrete Datenfelder, beschreiben alle Daten die benötigt werden, um eine Leistung zu erbringen. Dies sind zum Beispiel Name, Vorname und Adresse sowie deren standardisierte Datenstrukturen.

Für die öffentliche Verwaltung wurden die Leistungen zentralen Domänen zugeordnet. FIM bildet dadurch einen Katalog der jeweils möglichen Leistungen, gegliedert nach Leistungsgruppen. Dabei ist zu beachten, dass es sich hier noch nicht um eine Prozessmodellierung handelt. Es geht ausschließlich um die Katalogisierung und Gruppierung ähnlicher Leistungsbereiche. Dadurch können bei behördenübergreifender Anwendung schnell gemeinsam nutzbare Ressourcen ermittelt werden. Wenn zum Beispiel in der aktuellen Corona-Situation das Gesundheitsamt einer Kommune nach Möglichkeiten zur Nutzung bereits vorhandener Fähigkeiten anderer Bereiche im Rahmen der Kontaktverfolgung sucht, ist der Abgleich mit anderen Leistungserbringern in diesem Feld deutlich einfacher.

Der Bereich Prozesse bietet ebenfalls eine allgemeine Gliederung. Nahezu alle Angebote der deutschen Verwaltung auf Kommunal-, Landes- und Bundesebene, basieren auf einer Struktur aus definierten Kernprozessgruppen. Dazu zählen die Gebiete:

  • Information empfangen,

  • Sachverhalt formell prüfen,

  • Sachverhalt materiell prüfen,

  • Sachverhalt entscheiden,

  • Daten zum Sachverhalt verarbeiten, ggf. Beteiligung durchführen und

  • Ergebnisse kommunizieren.

Diese auf den ersten Blick einfache Gliederung bildet eine Klammer um die zentralen Arbeitsschritte der öffentlichen Verwaltung im Zusammenspiel mit Bürgern, Unternehmen, Drittbehörden und der Politik. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um die Ausstellung eines neuen Personalausweises, die Beantragung von Fördergeldern oder den Antrag einer Reha-Maßnahme handelt. Alle individuellen Arbeitsschritte einer Leistung können jeweils in einen Bereich des oben genannten Rasters eingeordnet werden.

Abschließend definiert FIM noch die zu Leistungen und Prozessen jeweils erforderlichen Informationsstrukturen bzw. Datenfelder. Dies ermöglicht eine einheitliche Abbildung der zur Prozessbearbeitung erforderlichen Daten. Dadurch wird die Kommunikation zwischen den an einer Leistungserbringung beteiligten Personen oder Systemen stark standardisiert und vereinheitlicht. Auch Informationen und die zugrunde liegenden technischen Infrastrukturen lassen sich so im Sinne des Upcyclings übergreifend nutzen.

Zum Beispiel könnte durch konsequente Anwendung des FIM-Ansatzes im Bereich des Gesundheitsschutzes die Arbeit von Gesundheitsämtern bundesweit besser harmonisiert werden. Erforderliche Infrastrukturen sind so übergreifend einsetzbar und aktuell vorliegende Engpässe durch einheitliche Strukturen bei Prozessen und Daten einfacher zu beseitigen.

Grundsätzliche Ähnlichkeiten in der Prozessdurchführung, bei den eingesetzten IT-Verfahren und den erforderlichen Fähigkeiten der ausführenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können aber nur dann genutzt werden, wenn möglichst viele an einem solchen Register mitarbeiten. Mit FIM hat die Föderale IT-Kooperation (FITKO) den Einstieg in ein solches Register geschaffen. Auch wenn die Inhalte nicht direkt auf die Privatwirtschaft übertragen werden können, so liefert der Ansatz doch eine interessante Idee um die Wiederverwendung von Leistungen, Prozessen und Datenstrukturen auch in anderen Gebieten aufzubauen und breiten Mehrwert durch Upcycling zu gewinnen. (bw)