Es wächst zusammen, was längst zusammengehört: Das Telefon ist im Kommunikationszeitalter zum Business-Tool schlechthin geworden und müsste daher in die Arbeitsumgebung des Denkarbeiters integriert sein: Wählen aus Applikationen heraus, Mailbox-Nachrichten im E-Mail-Postfach, am Bildschirm sehen, wer anruft, und gleich den Kundendatei-Eintrag auf den Schirm bekommen - fast 30 Jahre nach dem Einzug der IT in die moderne Arbeitswelt sollten solche Funktionen eigentlich selbstverständlich sein.

Dass dem nicht so ist, lag wohl auch an den verschiedenen Übertragungsstandards: Ethernet-Kabel und das Internet Protocol (IP) hüben, Klingeldraht und Telefonstandards drüben. In den vergangenen Jahren hat sich jedoch die IP-Technologie auch im Telefonsektor etabliert, und die Grenzen verschwimmen. Der Standard ist ausgereift, die Sprachqualität stimmt, und etliche Unternehmen haben entsprechende Lösungen für den Business-Einsatz im Angebot. Das Problem besteht aber darin, sämtliche Kommunikationskanäle - Telefonie, Voice-Mail, E-Mail, Präsenzinformationen, Fax, Instant Messaging, Application Sharing und mobile Kommunikation - zu einer einheitlichen Plattform und Benutzeroberfläche zu verbinden. Mitarbeiter sollen so in die Lage versetzt werden, weitestgehend ohne störende Medienbrüche und unproduktive Wartezeiten zu kommunizieren.

Auf dem Weg zu Unified Communications

Mit einer VoIP-Infrastruktur verfügt die Hälfte aller mittelständischen Unternehmen bereits über die entsprechenden Grundlagen. Der Weg zu Unified Communications ist damit geebnet.

Kern eines Unified-Communications-Systems ist ein Server, der sämtliche Kommunikationsdienste bündelt und zentral bereitstellt. Durch diesen "All-in-one”-Ansatz wird die Server-Landschaft in den Unternehmen konsolidiert und die Administration drastisch vereinfacht. Die erzielbaren Synergieeffekte und Einsparungen sind beachtlich: Im Betriebsalltag braucht nur ein einziger Server installiert, verwaltet und gepflegt werden. Ein zweiter Server wird nur zu Redundanzzwecken benötigt, und dies auch nur dann, wenn höchstmögliche Ausfallsicherheit angestrebt ist.

Da für moderne Unified-Communications-Lösungen standardisierte Hard- und Software genutzt wird, kann die vorhandene Infrastruktur verwendet werden - also etwa die existierenden Windows Server Systeme, mit denen der Administrator bereits vertraut ist. Zugleich läuft die Integration in die üblichen Business-Applikationen denkbar einfach. So klinken sich aktuelle Telefonie-Applikationen heute nahtlos in marktübliche CRM-, ERP- oder BPM-Systeme ein.

Als Folge kann beispielsweise der Vertriebsmitarbeiter per Mausklick aus Microsoft Outlook oder Lotus Notes heraus ein Telefongespräch initiieren oder sich bei eingehenden Rufen durch die Rufnummernauflösung automatisch alle relevanten Daten aus dem CRM-System anzeigen lassen. Dabei ist die Einbeziehung weiterer Applikationen dank offener Schnittstellen problemlos möglich. So nutzen Vertriebsmitarbeiter gerne die Vorzüge einer automatischen Ortsanzeige in Google Maps.