Jeder gestaltet seine individuellen Formulare

So ist es auch beim Thema Formularmanagement, wo HP zwei unterschiedliche Ansätze verfolgt: Mit Capella FormPort gibt es eine skalierbare Lösung, die Daten von beliebigen Unternehmens-Applikationen annimmt, als elektronische Formulare in den Druckdatenstrom einfügt und kontrolliert an den Geräten ausgibt. Damit hilft HP bei einem weiteren Kostenfaktor im Output-Management: der Lagerhaltung vorgedruckter Formulare.

Die preisgünstigste Variante ist die, auf solche Vordrucke ganz zu verzichten: Sie sind teuer, verbrauchen Platz und entsprechen nach Murphys Gesetz genau in dem Moment nicht mehr den Anforderungen, in dem sie gebraucht werden. Da stimmt dann das Logo nicht mehr, die Fußzeile hat sich geändert oder die Vordrucke selbst sind mittlerweile vergilbt und wellig am Rand.

Gegen diese Ressourcen-Verschwendung tritt auch die größere HP-Lösung an: Exstream ist eine umfassende Software-Lösung für das Gestalten, Erstellen und Versenden personalisierter Kommunikation über Druck- und elektronische Medien. Um diese große Lösung sinnvoll einsetzen zu können, bedarf es der tiefen Eingriffe in die Prozesslandschaft eines Unternehmens, von denen Jochen Mohr gesprochen hat.

Da geht es zunächst einmal um ein zentrales Verständnis der Prozesse, um die Sinne für das konkrete Einsparpotenzial zu schärfen. Auch die Verwaltung der Druck-Infrastruktur und des Einkaufs von Papier und Verbrauchsmaterialien eignet sich für zentral tätige Abteilungen, etwa die IT.