Die beiden wesentlichen Gründe, "private" DV-Weiterbildung von Unternehmensseite zu unterstützen, sind zum einen das schnelle Altern des DV-Wissens sowie die Verkürzung der Arbeitszeit, die es erschwert, die gesamten Bildungserfordernisse in einer 37- oder 40-Stunden-Woche abzudecken. Rupert Bardens* stellt ein Konzept vor, wie Unternehmen die private Weiterbildung fördern können, wobei mit "privat" DV-Weiterbildung außerhalb der Arbeitszeit gemeint ist.

Personalentwickler und Vorgesetzte stehen somit vor der Entscheidung, ob sie die Aufgabe "DV-Weiterentwicklung" zumindest teilweise an die Mitarbeiter delegieren sollen und wie sie diese Delegation durch eine Unterstützung attraktiv gestalten.

Dabei liegt das Hauptaugenmerk auf den Weiterbildungsaktivitäten, an denen ein Unternehmensinteresse besteht. Dieses Unternehmensinteresse ist durch die Relevanz der bei der Weiterbildung erworbenen Qualifikationen für die momentanen und künftigen Aufgaben der Mitarbeiter bestimmt.

In den meisten Unternehmen besteht Einigkeit über das Ziel, private DV-Weiterbildungsaktivitäten zu unterstützen, wenn diese für die Aufgaben nützlich oder gar notwendig sind. Schwieriger stellt sich dagegen der Weg dar, wie die Unterstützung aussehen soll.

Die in der Praxis verbreiteten Arten der Unterstützung der DV-Weiterbildung in der Freizeit sind die Beteiligung an den Kosten der Weiterbildungsmaßnahme sowie die teilweise Freistellung der Arbeitnehmer während der Arbeitszeit.

Beteiligt sich das Unternehmen am Aufwand des Mitarbeiters für eine Weiterbildung in seiner Freizeit, so ist zu entscheiden, an welchen Aufwendungen und in welchem Umfang eine Beteiligung stattfindet. Typische Aufwendungen, die das Unternehmen unterstützt, sind Kurs- oder Lehrgangsgebühren, Prüfungsgebühren, Aufwendungen für Lehrmittel sowie Fahrt- oder Reisekosten.

Die Definition des Umfangs, in dem sich das Unternehmen beteiligt, erfolgt in der Regel durch die Angabe eines Prozentsatzes in Verbindung mit einem Höchstbetrag pro Mitarbeiter pro Jahr. Die Regelung kann beispielsweise besagen, daß 50 Prozent der Lehrgangs- und Prüfungsgebühren erstattet werden, jedoch maximal 500 Mark pro Mitarbeiter und Jahr.

Die Vorteile einer prozentualen Beteiligung an den Weiterbildungskosten im Vergleich zur kompletten Übernahme liegen vor allem im Ansporn des Mitarbeiters, den wirtschaftlichen Gesichtspunkt bei der Wahl einer Bildungsmaßnahme nicht außer acht zu lassen und sich stärker mit der Bildungsmaßnahme zu identifizieren. Alternativ oder ergänzend zur Übernahme eines Teils der Weiterbildungskosten kann eine Prämie beim erfolgreichen, Abschluß einer Bildungsmaßnahme stehen.

Neben der finanziellen Beteiligung nimmt die Freistellung von der Arbeit einen großen Raum als Variante zur Unterstützung der privaten DV-Weiterbildung ein. Die Ausgestaltung in der Praxis ist vielfältig. Zunächst sind die bezahlten Freistellungen von den unbezahlten zu unterscheiden; bei beiden bewährte sich ein Limit an Tagen pro Mitarbeiter und ein Limit an Mitarbeitern, die diese Regelung nutzen können.

Dies geschieht beispielsweise in der Definition, daß für die private Weiterbildung im Firmeninteresse ein Mitarbeiter bis maximal zehn Tage bezahlt/unbezahlt freigestellt werden kann, die Höchstzahl der Mitarbeiter im Unternehmen, die dies gewährt bekommen, zehn nicht überschreiten darf.

Ergänzend ist festzulegen, für welche Teile einer Weiterbildung die Freistellung erfolgt, ob beispielsweise nur für Prüfungstage oder auch für Prüfungsvorbereitungen und Lehrgänge. Der gesamte Rahmen der Freistellung für eine private Weiterbildung sollte jedoch immer so sein, daß die bezahlten Freistellungen nicht den wesentlichen Umfang der Bildungsmaßnahme umfassen, was den Charakter der "privaten" Weiterbildung in Frage stellen würde.

Diese beiden in der Praxis verbreiteten Arten der Unterstützung einer privaten DV-Weiterbildung lassen sich durch weitere Varianten ergänzen.

- Incentives: Jeder erfolgreiche Absolvent einer für das Unternehmen interessanten DV-Bildungsmaßnahme in der Freizeit kann sich als Incentive innerhalb eines vorgegebenen Budgets auf Unternehmenskosten DV-Literatur, Hard- und/oder Softwareprodukte aussuchen, die ihn interessieren.

- Sonderaufgaben/Projekte: Eine Unterstützung stellt ferner die Übertragung interessanter Sonderaufgaben oder die Einbeziehung in Projekte dar, wenn diese im direkten sachlichen Zusammenhang mit der Weiterbildungsmaßnahme stehen. In diesen Aufgabenfeldern kann der Mitarbeiter das erworbene Wissen anwenden, trainieren und ausbauen.

- Kursangebot: Die Unterstützung einer privaten, für das Unternehmen interessanten DV-Weiterbildung ist auch darin zu sehen, daß das Unternehmen entsprechende Kurse außerhalb der Arbeitszeit anbietet. Das Engagement des Unternehmens kann dabei unterschiedlich stark sein. Denkbar sind die komplette Organisation der Kurse inklusive der Übernahme aller damit zusammenhängenden Kosten (Honorar, Lehrmittel); die Teilnehmer investieren nur ihre Freizeit. Denkbar ist aber auch, daß das Unternehmen zum Beispiel die Hard- und Software zur Verfügung stellt oder einen Trainer für Kurse finanziert.

- Weiterbildungsberatung: Eine fachlich kompetente Beratung von seiten der Vorgesetzten oder der Personalabteilung kann den ersten Anstoß zu einer Weiterbildung in der Freizeit geben und diese fördern. Oftmals sind Mitarbeiter daran interessiert, sich in der Freizeit weiterzubilden, wissen aber nicht, wie sie vorgehen sollen, welche Maßnahmen gut und für sie geeignet sind etc. In diesen Situationen kann das Angebot einer DV-Weiterbildungsberatung die Mitarbeiter unterstützen.

Vor- und Nachteile der Unterstützung

Neben der reaktiven Rolle ist es denkbar, daß Vorgesetzte sowie DV- und Personalabteilung aktiv auf die Mitarbeiter zugehen, ihnen die Möglichkeiten einer privaten Weiterbildung samt der Förderung verdeutlichen und ihnen die Vorteile einer solchen Entscheidung aufzeigen.

Die Vorteile aus der Unterstützung einer privaten DV-Weiterbildung sind für das Unternehmen und für die Mitarbeiter vielfältig. Für das Unternehmen tritt durch die Verlagerung eines Teils der Bildungsaktivitäten in die Freizeit der Mitarbeiter eine arbeitszeitmäßige und finanzielle Entlastung ein.

Die Mitarbeiter können die ohnehin kürzer werdende Arbeitszeit, wenn sie in einem geringeren Maße für Weiterbildung beansprucht wird, anderweitig nutzen. Ferner sind die Kosten der Unterstützung einer privaten Weiterbildung niedriger als die Personal- und Sachkosten, die entstehen würden, wenn diese für das Unternehmen interessante Weiterbildung während der Arbeitszeit stattfände.

Mit der Entscheidung, private DV-Weiterbildung zu fördern, ist der Zwang zur Personalplanung und zur Planung des Hard- und Software-Einsatzes an den Arbeitsplätzen verbunden, wenn die Förderung zukunfts- und bedarfsorientiert sein soll. Die Verantwortlichen müssen sich bei einer Entscheidung über die Unterstützung einer privaten Weiterbildung hierzu frühzeitig Gedanken machen.

Als Beispiel sei ein kaufmännischer Sachbearbeiter genannt, der in seiner Freizeit an einem Kurs zu Personal Computern und einem bestimmten Textverarbeitungsprogramm teilnehmen möchte und dafür nach Unterstützung fragt. Vor der Entscheidung über die Unterstützung müssen die Verantwortlichen überlegen, inwieweit diese Kenntnisse in der Zukunft für das Aufgabenfeld dieses Mitarbeiters und dieses Arbeitsplatzes relevant sind, was obige Planungsgebiete tangiert.

Private Weiterbildung macht Mitarbeiter aktiv

Vorteilhaft ist ferner, daß die Unternehmensseite die Ideen und Pläne der Mitarbeiter in Entscheidungen und Pläne aufnimmt. Personalentwickler und Vorgesetzte erfahren, wie qualifizierte Mitarbeiter sich, ihre Aufgaben sowie ihre DV-Welt in der Gegenwart und der nahen Zukunft einschätzen. Diese Variante des Gedankenaustausches bringt auch für die Unternehmensseite im Einzelfall wertvolle Erkenntnisse.

Die Förderung der privaten Weiterbildung trägt dazu bei, das Risiko von Fehlentscheidungen in der Personalentwicklung und deren Auswirkungen zu reduzieren. Mitarbeiter, die sich in der Freizeit mit einem für sie neuen Thema oder Produkt befassen, können erkennen, ob die Thematik beziehungsweise das Arbeiten mit dem Produkt ihren Vorstellungen entspricht oder ob größere Probleme auftreten.

Die Mitarbeiter haben durch die Unterstützung der privaten DV-Weiterbildung die Möglichkeit, ihre eigene Entwicklung aktiv mitzugestalten. Dies ist für die Mitarbeiter wesentlich attraktiver als "zu Seminaren geschickt zu werden", die Vorgesetzte für notwendig erachten.

Ein weiterer Vorteil liegt in der Vorbild- und Motivationsfunktion geförderter Mitarbeiter für Kolleginnen und Kollegen. Der Umstand, daß der Kollege abends einen Kurs in CAD oder Textverarbeitung besucht und dabei von der Firma gefördert wird, gibt oftmals anderen Mitarbeitern den Anstoß, selbst wieder etwas für die berufliche Qualifikation zu tun.

Letztendlich ist zu erwähnen, daß die Unterstützung der privaten Weiterbildung im Unternehmen ein Beitrag zur weiteren Attraktivität des Arbeitgebers darstellt und bei schwierigen Arbeitsmarktsituationen ein Pluspunkt in der Bewerberakquisition sein kann.

Mit der Förderung der privaten Weiterbildung läßt sich bei den Geförderten die Erwartungshaltung aufbauen oder verstärken, die in dieser Weiterbildung erworbenen Qualifikationen müsse das Unternehmen nutzen oder gar bei kommenden höherwertigen Stellenbesetzungen honorierend berücksichtigen. Die Frustration ist folglich groß, wenn die Entscheidungen anders aussehen.

Die Gefahr einer solchen zu großen oder falschen Erwartungshaltung läßt sich reduzieren, indem die Vorgesetzten und die Personalabteilung zu Beginn der Förderung einer privaten Weiterbildung die mit der Maßnahme verbundenen Erwartungen der Mitarbeiter ermitteln und gegebenenfalls korrigieren.

Negativ wird vereinzelt auch die Belastung für das Unternehmen erwähnt. Mit der Unterstützung sind Kosten verbunden; sie muß organisiert werden und beansprucht bei Vorgesetzten und Personalabteilung einen Teil der Arbeitszeit. Diesen Belastungen steht jedoch der Nutzen dieser Investition in der Zukunft entgegen.

Des weiteren kann in Einzelfällen die private Weiterbildung negative Auswirkungen auf die Qualität der Aufgabenerfüllung der Mitarbeiter haben. Dies tritt primär dann auf, wenn die Betroffenen sich mit der privaten Weiterbildung zeitlich oder von der Zielsetzung her übernehmen und sich nicht mehr mit dem gewohnten Engagement oder der bekannten Konzentration ihren Aufgaben widmen.

Diesem Effekt beugt eine gute Beratung zur Weiterbildung vor. Personalentwickler können den Interessierten im Vorfeld den zu erwartenden Zeitaufwand und den anstehenden Umfang des Lehrstoffes erläutern. Gemeinsam lassen sich dann entsprechend den Möglichkeiten des Mitarbeiters geeignete Kurse herausfiltern.

Mit der Unterstützung der privaten DV-Weiterbildung ist der Nachteil verbunden, daß solche Maßnahmen nur schwer einzustellen oder einzuschränken sind. Ein derartiger Schritt zurück führt schnell zu einem negativen Meinungsbild bei Mitarbeitern, Arbeitnehmervertretungen und externer Öffentlichkeit.

Dieses Risiko ist eingrenzbar, indem die Verantwortlichen vor der Entscheidung über das Ob und das Wie der Förderung die Konsequenzen der einzelnen Entscheidungsalternativen exakt betrachten.

Die Einführung der Unterstützung einer privaten DV-Weiterbildung setzt mehrere organisatorische und grundsätzliche Entscheidungen voraus, die bisher nicht erwähnt wurden. Im einzelnen sind dies folgende Fragen:

- Wer entscheidet über eine Unterstützung?

- Wer betreut und koordiniert die Unterstützung?

- Gibt es eine regelmäßige Bedarfsermittlung?

- Wird die Unterstützung budgetiert?

In der Praxis gibt es vier Organisationseinheiten, die an der Entscheidungsfindung über eine Unterstützung beteiligt sein können: Personalwesen, Datenverarbeitung, Fachabteilung und Arbeitnehmervertretung in Form eines Betriebsrates oder eines Mitarbeitergremiums.

Die Betreuung der in ihrer privaten DV-Weiterbildung geförderten Mitarbeiter erfolgt in der Praxis durch die Personalabteilung, die Ansprechpartner für organisatorische Fragen der Unterstützung ist und den Mitarbeiter berät. Die Betreuung in fachlichen Inhalten übernimmt die Abteilung, der der Mitarbeiter angehört, oder die DV-Abteilung im Unternehmen.

Personalabteilung ist Ansprechpartner

Bei der Betreuung und Koordination der Unterstützung privater Weiterbildung ist wichtig, nicht nur in der Startphase und während der Weiterbildungsmaßnahme zu betreuen, sondern auch nach Abschluß der Maßnahme den Erfolg und den Nutzen zu betrachten.

Hieraus können wertvolle Hinweise auf die Qualität einzelner Anbieter von Weiterbildungsmaßnahmen gewonnen werden.

Die Betrachtung dient aber auch den Erkenntnissen darüber, wie hoch der Nutzen dieser Maßnahmen für das Unternehmen ist, ob und inwieweit die so erworbenen Kenntnisse für die betrieblichen Aufgaben von Nutzen waren.

In der Praxis sind bisher einige Unternehmen dazu übergegangen, den Bedarf für die Unterstützung einer privaten Weiterbildung ein- oder zweimal jährlich zu ermitteln. Diesem Vorgehen steht die Variante gegenüber, daß die Mitarbeiter jederzeit eine Förderung beantragen können und somit die Entscheidungen darüber das ganze Jahr stattfinden.

Bildungskosten genau planen

Aus Gründen der Planbarkeit der Kosten ist es sinnvoll, für die Unterstützung der privaten Weiterbildung ein Budget zu verabschieden. Die Gefahr ist, daß aus Budgetgründen Unterstützungsanträge und unter Umständen die Motivation der Mitarbeiter auf der Strecke bleiben.

*Dr. Rupert E. Bardens ist Hauptabteilungsleiter Personalwesen der Toshiba GmbH in Regensburg.