Microsoft-Tools ernten Kritik

Unternehmen automatisieren Prozesse mit SharePoint

Wolfgang Miedl arbeitet Autor und Berater mit Schwerpunkt IT und Business. Daneben publiziert er auf der Website Sharepoint360.de regelmäßig rund um Microsoft SharePoint, Office und Social Collaboration.
Unternehmen im deutschsprachigen Raum nutzen Microsofts Intranet- und Collaboration-Plattform SharePoint zunehmend auch für Geschäftsprozesse und Workflows. Gleichzeitig aber herrscht Unzufriedenheit mit den verfügbaren Tools.

Lange galt der SharePoint Server als besserer File-Server, in den letzten Jahren standen Dokumentenmanagement und (Social) Collaboration im Fokus. Inzwischen streben viele Unternehmen einen strategischeren Einsatz an und setzten die Plattform verstärkt für Workflows und Geschäftsprozesse ein. Laut der neuen Anwenderstudie "SharePoint Workflows Spezial 2017" verwenden bereits 56 Prozent der SharePoint zur Automatisierung von geschäftlichen Abläufen und Prozessen, 26 weitere Prozent planen einen entsprechenden Einsatz. Die Bandbreite der Szenarien reicht dabei von einfachen Genehmigungs-Workflows bis zu Dokumenten-zentrierten Geschäftsprozessen.

Collaboration und Dokumentenmanagement waren lange die Domäne von SharePoint. Der Server kommt nun vermehrt beim Automatisieren von Workflows zum Einsatz.
Collaboration und Dokumentenmanagement waren lange die Domäne von SharePoint. Der Server kommt nun vermehrt beim Automatisieren von Workflows zum Einsatz.
Foto: Rido - shutterstock.com

SharePoint entwickelt sich zur Geschäftsplattform

In welchen Unternehmensbereichen kommen SharePoint-Workflows überwiegend zum Einsatz? In der Vergangenheit war SharePoint stark von der IT-Abteilung getrieben, deshalb war der Server vor allem im IT-Helpdesk verbreitet, etwa für die Bearbeitung von Support-Tickets. Hier liegt die aktuelle Verwendungsquote bei 38 Prozent, 25 Prozent planen einen Einsatz. Mittlerweile breitet sich die Plattform aber auf viele andere Geschäftsbereiche aus. SharePoint-basierte Workflows gewinnen laut der Umfrage auch in Vertrieb, Marketing oder Einkauf an Bedeutung.

SharePoint-basierte Workflows gewinnen laut der Umfrage auch in Vertrieb, Marketing oder Einkauf an Bedeutung.
SharePoint-basierte Workflows gewinnen laut der Umfrage auch in Vertrieb, Marketing oder Einkauf an Bedeutung.
Foto: HdM Stuttgart Hitzges/Miedl

Fragt man die Anwender nach der Zufriedenheit mit ihren aktuell eingesetzten Workflow- und Prozesslösungen, klaffen jedoch Anspruch und Wirklichkeit auseinander. Auf einer Notenskala von eins bis fünf bewerten nur sechs Prozent ihre Systeme mit einer Eins, 36 Prozent vergeben die Note Zwei. 39 Prozent stufen ihre Lösungen als durchschnittlich ein, 10 Prozent sind weniger zufrieden und 3 Prozent unzufrieden.

Unzufriedenheit mit den Microsoft-Tools

Die spezifischen Probleme und Unzulänglichkeiten wurden in weiteren Fragen genauer untersucht. Dabei erwies sich das SharePoint-eigene Tool-Set als zentraler Kritikpunkt. Zum einen ist das der SharePoint Designer zur Gestaltung von Workflows, auf der Serverseite kommt die integrierte Workflow-Engine zum Einsatz. Lediglich bei 12 Prozent der Teilnehmer haben die integrierten Tools ausgereicht, bei 36 Prozent war das teilweise der Fall. Doch für 22 Prozent sind die gebotenen Funktionen nicht ausreichend, während 16 Prozent gleich eigene Funktionen entwickelt haben.

Vielen Nutzern reichen die mit SharePoint gelieferten Tools nicht aus.
Vielen Nutzern reichen die mit SharePoint gelieferten Tools nicht aus.
Foto: HdM Stuttgart Hitzges/Miedl

Bei derartigen Lücken im Standard kommen üblicherweise Drittanbieter ins Spiel. Vergleicht man die derzeit im Einsatz befindlichen Tools, so nimmt trotz aller Kritik der kostenlose SharePoint Designer mit 32 Prozent Einsatzgrad den ersten Platz ein, dicht gefolgt von Nintex mit 29 Prozent und der Software von K2 mit 7 Prozent. 12 Prozent setzten auf die Produkte der übrigen Anbieter.

In der weiteren Detailbetrachtung der Tool-Zufriedenheit schlägt Nintex den Hersteller aus Redmond recht deutlich. Mit dem SharePoint Designer sind nur vier Prozent sehr zufrieden und 34 Prozent zufrieden, aber 58 Prozent mittelmäßig bis wenig zufrieden. Mit Nintex sind 14 Prozent sehr zufrieden, 41 Prozent zufrieden, 41 Prozent mittelmäßig und 5 Prozent wenig zufrieden. Somit ist auch beim Marktführer der Workflow-Tools noch Luft nach oben.

SharePoint On-Premise weiter beliebt, Cloud legt zu

Neben dem Fokusthema Workflows wurden die Anwender auch zum aktuellen Dauerbrenner "Cloud versus On-Premise-Einsatz" befragt. Hierbei kam heraus, dass 64 Prozent der Unternehmen SharePoint weiterhin hausintern (On-Premise) betreiben, was in etwa dem Ergebnis der Vorjahresstudie entspricht (2016: 65 Prozent). Gehostet oder in der Cloud nutzen die Plattform 21 Prozent. Dieser Anteil ist um vier Prozent gestiegen. Den Kombinierten Einsatz praktizieren 14 Prozent. Von einem breiten Abwanderungsstrom in die Cloud ist also noch nichts zu sehen.

Office 365-Nutzung und SharePoint 2016 wachsen

Generell ist aber ein Anstieg der Office 365-Nutzung zu erkennen. Bei der Frage nach der genutzten SharePoint-Version nannten 29 Prozent Office 365/SharePoint Online, zumindest als paralleles System. Führend ist ansonsten aktuell die Version SharePoint 2013 mit 58 Prozent. SharePoint 2016 hat mit derzeit 14 Prozent stark zugelegt, und auch die Version 2010 wird noch von einem knappen Viertel verwendet.

Zur Studie

Die Studie entstand in einer Kooperation der Hochschule der Medien Stuttgart und dem Portal SharePoint360.de, mit Unterstützung durch die GBS Group Business Software. An der Anwenderbefragung, die im März und April 2017 telefonisch und per Online-Fragebogen stattfand, nahmen rund 150 Unternehmensvertreter aus dem deutschsprachigen Raum teil. Vertreten waren dabei alle Branchen und Unternehmensgrößen, wobei der Schwerpunkt mit knapp 50 Prozent im Segment 500 bis 5000 Mitarbeitern lag.