Wenn 150 Millionen Menschen die Produkte eines Unternehmens jeden Tag nutzen, als Teil ihrer täglichen Diät, zur Körperpflege oder für den Hausputz, dann müssen diese Erzeugnisse sicher sein. Obwohl die meisten Leute den Namen Unilever nicht kennen, umfasst das Sortiment des Unternehmens bekannte Markenartikel wie Dove-Seife, Lätta-Margarine und sogar Parfümerieartikel von Calvin Klein.

Ein siebenköpfiges Team von IT-Spezialisten der Seac-Abteilung in Bedford, England, ist verantwortlich für den Service rund um die Informationstechnik, darunter auch ein elektronisches Archiv mit mehr als zwei Millionen Seiten. Hier sind die Ergebnisse aller bisherigen Untersuchungsprojekte abgelegt, ferner Hintergrundmaterial und Berichte, deren Daten für die Unterstützung der Seac-Experten essenziell sind.

Bis zu Beginn der 90er Jahre wurden die Informationen in Papierdokumenten und auf Mikrofiche gespeichert und neu erstellte Dokumente in Ordnern in einem zentralen Archiv abgelegt. Ein Experte, der Daten über einen bestimmten Stoff benötigte, musste entweder manuell nach dem richtigen Dokument suchen oder die Informationen aus verschiedenen Dokumenten einzeln zusammentragen.

Diese Vorgehensweise hatte offensichtliche Mängel: Papier wandert, wird im falschen Ordner abgelegt oder beschädigt. Ordner sind irgendwann einmal voll. Außerdem mussten sich die Benutzer in diesem Ablagesystem zurechtfinden und die Kosten für die Pflege waren nicht zu vernachlässigen. Zusätzlich mussten die Leute wissen, dass ein bestimmtes Dokument überhaupt existierte, um danach zu suchen, und man musste sich darauf verlassen können, dass die Mitarbeiter immer im Hinterkopf hatten, wo sich Informationen über einen vergleichbaren Fall befinden könnten. Dies war im Endeffekt eine etwas heikle Kombination aus menschlichem Wissen und unternehmensweitem Datenspeicher.