Kaufkriterien und Einführungsstrategien für den Mittelstand

Unified Communications richtig einsetzen

Dr. Ralf Ebbinghaus ist CEO des Unified-Communications-Anbieters Swyx Solutions AG. Als Mitbegründer hat er die Entwicklung des Unternehmens vom Start-up zum europaweiten Marktführer für IP-basierte Kommunikationslösungen gestaltet und war maßgeblich daran beteiligt, das 1999 als Pionier im Markt für IP-Telefonie gegründete Unternehmen auf Erfolgskurs zu bringen. Als Experte schreibt er über aktuelle Trends und Themen, die den TK-Markt bewegen.
Gerade mittelständische Unternehmen können von der Einführung einer UC-Lösung profitieren, stehen dabei aber oft vor anderen Herausforderungen als große Player.

Die bevorstehende All-IP-Umstellung bringt derzeit viele Unternehmen dazu, ihre Kommunikationsprozesse auf den Prüfstand zu stellen und sich mit IP-basierten Unified-Communications-Lösungen zu befassen. Hinzu kommt die zunehmende Flexibilisierung und Mobilisierung von Arbeit, die zeitgemäße Kommunikationsstrukturen erfordert und so das Interesse an Unified Communications weiter steigert. Dabei lohnt sich die Zusammenführung verschiedenster Kommunikationskanäle von der Telefonie über E-Mail und Messaging bis hin zu Videokonferenzen nicht nur für Großunternehmen und Konzerne.

Mit einer UC-Lösung können kleine und mittelständische Unternehmen ihre Kommunikationsprozesse optimieren.
Mit einer UC-Lösung können kleine und mittelständische Unternehmen ihre Kommunikationsprozesse optimieren.
Foto: tsyhun - shutterstock.com

Gerade kleine und mittelständische Unternehmen können von der Einführung einer UC-Lösung profitieren. Die vernetzte Kommunikation ermöglicht es ihnen, ihre Prozesse effizient zu organisieren und so in Sachen Kundenservice mit größeren Unternehmen mitzuhalten oder diese sogar zu übertreffen - vorausgesetzt die gewählte Lösung ist genau auf ihre Anforderungen abgestimmt.

Bedarfsgerechte Funktionen

Der erste Schritt ist daher stets eine Bestandsaufnahme und genaue Bedarfsermittlung im Unternehmen: Es gilt, die Kommunikationsprozesse und -bedürfnisse in den verschiedenen Arbeitsbereichen zu analysieren. Dabei sollten Verantwortliche auch die Anforderungen der Mitarbeiter einbeziehen. Eine erfolgreiche Umsetzung hängt schließlich auch von der Akzeptanz der Anwender ab.

Auf Basis der Analyse lässt sich definieren, welche Funktionen eine geeignete UC-Lösung mitbringen sollte - und auf welche ein Unternehmen verzichten kann. Denn in der Praxis kommt es darauf an, das richtige Maß an Innovation zu finden und die tatsächlichen Anforderungen mittelständischer Unternehmen mit den vielfältigen Möglichkeiten, die aktuelle UC-Lösungen bieten, in Einklang zu bringen.

Ein zentraler Schwerpunkt der Kommunikation in Unternehmen ist und bleibt die Telefonie. Funktionen, mit denen die telefonische Erreichbarkeit verbessert und gezielt gesteuert werden kann, zahlen sich daher für jedes Unternehmen aus. Ein Beispiel für eine solche Funktion ist die intelligente Rufumleitung, die einige UC-Lösungen bieten: Anwender können dabei individuelle Regeln für das Anrufmanagement definieren und es von verschiedenen Kriterien wie Datum und Uhrzeit oder Outlook-Kalendereinträgen abhängig machen, ob ein Anruf auf das Mobiltelefon, zu einem Kollegen oder zur Voicemail weitergeleitet wird. Dabei kann der Nutzer auch zwischen Anrufergruppen unterscheiden und beispielsweise festlegen, dass er für wichtige Kunden anders erreichbar ist als für andere Anrufer.

Ein Unternehmen mit mehreren Niederlassungen kann seine Erreichbarkeit auch standortübergreifend optimieren: Ruft ein Kunde in einer Filiale an, in der gerade alle Mitarbeiter beschäftigt sind oder die bereits geschlossen ist, übernehmen die Kollegen in einer anderen Filiale das Gespräch und können dem Kunden weiterhelfen - ohne, dass dieser überhaupt bemerkt, dass sein Anruf weitergeleitet wurde.

Für die meisten Mittelständler sind zudem etablierte Funktionen und Kommunikationswege wichtig. So greifen viele von ihnen etwa für den Versand von Angeboten, Bestellungen oder Belegen nach wie vor gerne auf das Fax zurück. Eine geeignete UC-Lösung sollte daher auch bewährte Endgeräte wie Fax oder DECT-Telefone unterstützen.

Welche innovativen Features benötigt werden, sollten Verantwortliche genau abwägen. Abhängig von der Anforderungssituation kann es sinnvoll sein, zunächst auf einen begrenzten Funktionsumfang zu setzen und diesen nach und nach zu erweitern, wenn sich der Bedarf mit der Zeit verändert.

Die optimale Lösung finden

Bei der Auswahl einer geeigneten UC-Lösung sollten Unternehmen daher darauf achten, dass sich diese nicht nur genau auf ihre aktuellen Bedürfnisse zuschneiden, sondern auch erweitern lässt. Nur so ist sichergestellt, dass sie auch künftigen Anforderungen gerecht wird und Unternehmen flexibel auf Veränderungen reagieren können. Zukunftssicherheit und hohen Investitionsschutz bieten UC-Lösungen, deren voller Funktionsumfang in sämtlichen Ausführungen und Varianten zur Verfügung steht. Sie ermöglichen Unternehmen ihre Kommunikation ohne störende Unterbrechungen der Geschäftsprozesse an veränderte Anforderungen anzupassen oder auch in die Cloud zu verlagern.

Ein weiteres wichtiges Auswahlkriterium sind die Integrationsmöglichkeiten: Mit einer Lösung, die sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen und Anwendungen wie branchenspezifische ERP-, CRM- oder Abrechnungssysteme einbinden lässt, können Prozesse besonders effizient gestaltet werden. Wenn die Lösung verschiedene Plattformen und Endgeräte unterstützt, können Mitarbeiter ohne Medienbrüche kommunizieren und ortsunabhängig auf alle relevanten Funktionen zugreifen.

Angesichts des vielfältigen UC-Angebots sind Verantwortliche gut beraten, sich qualifizierte Unterstützung zu holen: Entsprechend spezialisierte Fachhändler bringen langjährige Erfahrung und Kompetenz in den Bereichen Unified Communications und Telekommunikation mit, die sich insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen kaum selbst aneignen können. Ein solcher Partner kann ihnen daher zur Seite stehen, wenn es darum geht, eine individuell geeignete Lösung auszuwählen. (haf)