Messen und Monitoring relevanter Größen
Ein wichtiger erster Schritt zum Verständnis der laufenden UC-Kosten ist die Quantifizierung des Nutzungsgrads der UC-Lösung. Keine Nutzungsstatistiken zu haben ist in etwa so, als würde man den Benzinverbrauch eines Autos ohne den Kilometerstand zu berechnen versuchen.
Für eine lokale UC-Installation bedeutet diese Grundvoraussetzung, die Nutzung der Features zu kennen sowie Gesamtbeträge nach Unternehmensbereichen, die für Ihr Unternehmen sinnvoll sind und über verschiedene Zeitrahmen hinweg (zum Beispiel 1 Woche, 1 Monat, 3 Monate, 1 Jahr). Für eine cloudbasierte UC-Lösung können die laufenden Abonnementkosten herangezogen werden, aber die Nutzung liefert meist einen besseren Maßstab für den Kostenvergleich.
Der Microsoft Lync Server 2013 verfügt nativ über einen Monitoring-Service, der das Sammeln und Abspeichern sogenannter Call Detail Records (CDR) ermöglicht. Ist dieses Feature aktiviert, wird Lync so konfiguriert, dass es die Nutzung über den gesamten Medienstack hinweg aufzeichnet, einschließlich Peer-to-Peer-Anrufe sowie alle Arten von Conferencing für alle Nutzer.
Die größere Herausforderung besteht darin, die ganze CDR-Information in der Datenbank sinnvoll zu nutzen. Wie der nächste Schritt aufzeigt, ist die Fähigkeit nachzuvollziehen, in welchem Umfang ein Feature von einem Nutzer, einem Fachbereich oder einer Niederlassung verwendet wird, mit absoluten und gesamten Zahlen für unterschiedliche Zeiträume, eine Grundvoraussetzung zur Quantifizierung und zum Vergleich der UC-Kosten.
So verfügt Microsoft Lync serienmäßig über einige native Reports (Microsoft Technet - Using Monitoring Reports), die grundlegende Nutzungsmetriken für kürzere Zeiträume liefern. Zahlreiche Drittanbieter liefern tiefergehendes Reporting und Analysen, die auch in Active Directory integriert sind, zum besseren Verständnis von Nutzen und Kosten über Ihre Geschäftsbereiche hinweg.
Bestimmung der Kosten
Die laufenden Nutzungskosten für Microsoft Lync müssen bekannt sein - oder zumindest geschätzt werden - um den Vergleich mit den UC-Kosten zu ziehen. Hat zum Beispiel Unternehmen XYZ im vergangenen Jahr 200.000 Euro für eine nicht-UC-Audiokonferenzlösung ausgegeben, brauchen wir eine Kostenschätzung für die Nutzung von Microsoft Lync, wenn die Audio- und Einwahlfeatures genutzt wurden.
Mit Zugriff auf die im vorigen Schritt besprochenen Nutzungsmetriken lassen sich die Kosten pro Nutzung eines Lync-Features zuordnen, zum Beispiel die kosten pro Minute für eine Lync-Audiokonferenz. So können die Gesamtkosten errechnet und zum Vergleich herangezogen werden.
Unternehmen haben oftmals Schwierigkeiten, die anfänglichen Nutzungskosten beziehungsweise Gebühren für ein Feature zuzuordnen, da es sich dabei um eine nebulöse Kombination aus Kosten wie Bandbreite, Lizenzgebühren und IT-Mitarbeiter handelt. Ein guter Anfang ist hierbei die Zuordnung ungefährer Kosten auf Basis der allgemeinen laufenden Kosten für Lync, zum Beispiel die zuvor erwähnten variablen Kosten, und diese dann entsprechend zu verfeinern. Auch wenn dieser Ansatz zunächst wie ein Schuss ins Blaue erscheint, liefern die Gesamtzahlen auf Basis dieser Schätzung doch wertvolle Einblicke und führen oftmals zur schnelleren Feinabstimmung und besseren Reflektion der tatsächlichen Kosten.
Diese internen Verrechnungssätze werden dann auf die Nutzungsmetrik angewandt, um die Gesamtkosten abzubilden (über Benutzer, Niederlassungen und mehrere konfigurierbare Zeiträume hinweg).