Online-Datenbanken - eine Chance für den Mittelstand

Der Erfolg eines Unternehmens ist mehr denn je von den Informationen abhängig, die ihm zur Verfügung stehen. Großfirmen unterhalten Stabgabteilungen, um die für ihre betriebliche Entscheidungen erforderlichen Informationen zu gewinnen. Aber auch mittelständische Unternehmen, die diese Möglichkeit nicht haben, können über Online-Datenbanken schnell auf gewaltige Informationsmengen zurückgreifen. Leider wird dieses Angebot noch viel zu wenig genutzt.

Angesichts immer schneller sich entwickelnder Märkte und immer kürzerer Innovationszyklen wächst das Bedürfnis der Wirtschaft nach besseren Informationen rapide. Ein Unternehmen kann nur dann im Geschäft bleiben, wenn es nicht nur über technische Fachinformationen, verfügt, sondern auch über eine Fülle von Wirtschaftsinformationen: über Beschaffungs- und Absatzmärkte, über Konkurrenz und Rechtssprechung, über volkswirtschaftliche Rahmenbedingungen. Werden diese Informationen möglichst aktuell und umfassend -benötigt, empfehlen sich dafür Online-Datenbanken.

Dieser neue Informationsservice ist auch für mittelständische Unternehmen von großer Bedeutung. Da Unternehmen dieser Größe, anders als etwa Großunternehmen, meist keine eigenen Stabsabteilungen unterhalten können, die laufend Informationen für die betriebliche Entscheidungsfindung auf bereiten, fehlen ihnen häufig wichtige Informationen. Online-Datenbanken bieten hier die Chance, auch als mittelständisches Unternehmen am nationalen und internationalen Informationsangebot zu partizipieren.

Voraussetzung für die effektive Nutzung von Datenbanken ist zunächst ein positives Informationsbewußtsein und verhalten. Viele mittelständische Unternehmen sind es noch nicht gewöhnt, Information als Dienstleistung zu betrachten, die man bezahlen muß und mit der man Geld verdient. Oft herrscht noch die alte Bibliotheksmentalität, die annimmt Informationen mußten kosten los sein.

Die Herstellung der Datenbanken erfolgt durch weltweit etwa 1500 Datenbankproduzenten, meist Bibliotheken und Forschungseinrichtungen, aber auch zunehmend Firmen, die über große Informationsmengen verfügen. Werden die Informationen direkt angeboten, dann betreibt der Produzent seinen eigenen Datenbankrechner, über den er sie dem Nutzer auf Anfrage zur Verfügung stellt. Der Produzent ist in diesem Fall identisch mit dem Datenbankanbieter. Beispiele dafür sind in der Bundesrepublik FIZ-Technik, STN und Dimidi.

Der andere Weg, Informationen anzubieten, besteht in der Bündelung mehrer Datenbanken unter einem Anbieter, dem sogenanntem Host. Dabei ist der Host eine Art Informations-Händler, der zwischen dem Datenbankproduzenten und dem Endbenutzer vermittelt, so daß dieser nur mit dem Host kontrahiert und nicht mehr mit mehreren Produzenten gleichzeitig. Das hat für ihn mehrere Vorteile:

- Es gibt nur einen Ansprechpartner und nur eine Rechnung;

- zahlreiche Datenbanken mit unterschiedlichen Schwerpunkten können konzentriert angeboten werden;

- er muß nur eine Retrievalsprache erlernen und

- nur eine Dokumentation studieren.

Generell unterscheidet man einerseits Hinweis- beziehungsweise Referenzdatenbanken mit Sekundär Informationen, und andererseits Fakten- oder Quellendatenbanken mit Primärinformationen. Die Referenzdatenbanken gliedern sich weiter in Verweisdatenbanken und bibliographische Datenbanken:

- Verweisdatenbanken beinhalten häufig Adressen und Hinweise auf Unternehmen, Organisationen und Personen;

- Bibliographische Datenbanken enthalten neben bibliographischen Beschreibungen der Dokumente meist auch Zusammenfassungen der wesentlichen Inhalte und in bestimmten Fällen auch Tabellen, Kodierungen etc. Sie haben einen hohen Anteil am derzeitigen Datenbankangebot, vor allem im Wissenschaftsbereich.

Faktendatenbanken liefern die gewünschten Informationen direkt verwertbar, zum Beispiel Wertpapiernotierungen, Bilanzen, Meßwerte, physikalische Daten und so weiter. Angezeigte Abstracts enthalten nur die zentralen Informationen. Man unterscheidet drei Arten von Faktendatenbanken:

- Numerische Datenbanken enthalten beispielsweise Finanz- und Börsendaten, Produktions- oder Außenhandelsdaten. In vielen Fällen werden Rechen- oder Auswertungsprogramme mit angeboten, etwa um die Zahlenwerte grafisch umzusetzen. Die Daten werden häufig für die Marktforschung eines Unternehmens oder für quantitative Analysen und Prognosen benötigt.

- Text- und numerische Datenbanken mischen Text- und Zahlen Informationen, zum Beispiel für Unternehmens Informationen. Diese Datenbanken werden in der Praxis relativ häufig genutzt, da die Zielinformation eindeutig definiert ist (etwa der Firmenname). Wegen ihrer einfachen Handhabung sind Datenbanken dieses Typs auch für weniger routinierte Anwender geeignet.

- Volltextdatenbanken speichern ganze Veröffentlichungen ab. Bislang sind sie wortorientiert, das heißt sie enthalten die Textinformation, nicht aber die dazugehörigen Tabellen oder Grafiken. Bei Volltext-Datenbanken können hohe Kosten durch Anschaltstunden und durch den eventuellen Ausdruck des Textes entstehen. Daher werden meist Texte mit geringem Umfang bevorzugt, wie etwa Presseinformationen. Beispiele sind der amerikanische Host Mead-Data oder in Europa der Host Genios, der Volltexte auch im Wirtschaftsbereich anbietet.

Ebenfalls in die Gruppe der Faktendatenbanken gehören die Realtime-Datenbanken mit hochaktuellen Börseninformationen. Benutzt werden sie von Kreditinstituten (als Ersatz für den traditionellen Tickerdienst) oder von den Finanzabteilungen von Großunternehmen. Diese Datenbanken werden wegen ihrer einfachen Handhabung geschätzt.

Ein Interessent kann die Datenbank selbst anwählen oder einen Informationsvermittler einschalten. Der direkte Zugang erfolgt über das Telefonnetz mit Hilfe eines dialogfähigen Endgerätes, in der Regel einem Personal Computer. Ein Akustikkoppler oder ein Modem, die beide am Telefonhauptanschluß installiert werden, wandeln dabei die digitalen Signale des Endgerätes in analoge Telefonsignale um.

Eine dritte Möglichkeit des Host-Zugangs bieten Datennetze. In Deutschland wurde hierfür das sogenannte Datex-P-Netz (P = Paketvermittlung) eingerichtet. Dabei kann man unter einem Datex-Hauptanschluß oder einem Datex-P-Anschluß via Telefonnetz wählen. Über das Telefonnetz kann der Nutzer dann den nächsten der insgesamt 17 Datex-Netzknoten anwählen, die den Einstieg in das Netz Oberhaupt erst ermöglichen.

Die genannten Wege führen direkt zur Kommunikation mit einem Datenbankanbieter. Darüber hinaus kann der Nutzer auf das Angebot zahlreicher Value-Added-Services zurückgreifen. Hierzu zählen das Btx-System sowie zahlreiche kommerzielle und halbkommerzielle Mailbox-Systeme. Alle diese Systeme bieten einen Zugang zu den wichtigsten Datenbanken. Für jemand, der die Datenbankdienste nur selten braucht, ist der Weg über diese Value-Added-Services sinnvoller. Er braucht keine Nutzungsverträge mit den einzelnen Hosts abzuschließen, sondern entrichtet nur an das Mailbox-System eine gewisse Gebühr für den Service.

Der Nutzungsvertrag mit einem Host ist mit der Zuteilung eines Paßwortes verbunden, das den Zugriff auf alle Datenbanken des Hosts erlaubt und über das auch die Gebührenrechnung abgewickelt wird.

Die Kosten für die Datenbanknützung setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen:

- die Zeitgebühr, die sich danach berechnet, wie lange die Datenbank benutzt wird;

- die Dokumentengebühr, die sich danach richtet, wie viele Dokumente ausgedruckt werden;

- die Modellrechnungskosten, die nur dann anfallen, wenn statistische Zeitreihen in Form von ökonometrischen Modellen Verwendung finden;

- die Kosten für die Datenübertragung, die oft die Hälfte der gesamten Gebühren ausmachen können.

Die Telekommunikationskosten setzen sich beim Datex-P-Netz folgendermaßen zusammen:

- Verbindungskosten zum nächsten Datex-P-Knoten. Sie fallen nur an, wenn tatsächlich eine Verbindung hergestellt wurde. Sie richten sich nach der Dauer der Verbindung und nach der Menge der übertragenen Daten.

- Zeitkosten für die Datex-P-Verbindung je nach gewählter Anschlußart entstehen hier unterschiedliche Kosten.

- Volumengebühr. Sie richtet sich nach der Anzahl der übertragenen Datensegmente. Die Volumengebühr wird, ähnlich wie beim Telefon, in Abhängigkeit von der Tageszeit berechnet.

Die Entscheidung darüber, ob ein Unternehmen sich für die Nutzung von Online-Datenbanken selbst in den Host einwählen soll oder besser auf den Service eines Informations-Vermittlers zurückgreift, hängt unter anderem ab von

- der Recherchehäufigkeit: Nach Ansicht von Experten rentieren sich Eigenrecherchen erst bei 30 bis 250 Vorgängen im Jahr.

- der Personalkapazität: Informationen sind erst nützlich, wenn sie durch geeignetes Personal ausgewertet und weiterverarbeitet werden können. Es erfordert einen hohen Schulungsaufwand, um sich in den für einen Anfänger doch recht komplexen Benutzeroberflächen der Hosts effektiv bewegen zu können.

- der Dringlichkeit: Wie schnell müssen die erforderlichen Informationen vorliegen?

Da ein mittelständisches Unternehmen nur in seltenen Fällen auf geschulte Fachkräfte zurückgreifen kann, die eine Recherche hausintern durchführen können, wird es bei der Beschaffung von Informationen aus Online-Datenbanken eher auf die Dienste Dritter zurückgreifen- Hierzu zählen Informationsvermittler (Informations-Broker) und Informationsvermittlungsstellen, die benötigte Informationen gezielt und leicht übersetzbar, vor allen Dingen auch für den Praktiker verständlich, recherchieren. Neben privaten Beratungsfirmen bieten auch die Industrie- und Handelskammern sowie Fach- und Branchenverbände solche Dienste an.

Für die Nutzung von Vermittlungsdiensten können sehr unterschiedliche Kosten anfallen. Zu beachten ist, ob es sich um eine kommerzielle oder eine staatlich geförderte Stelle handelt. Für eine umfangreiche Recherche zahlt man zwischen 300 und 1000 Mark. Bei komplizierteren Aufträgen muß mit Betragen bis zu 2000 Mark gerechnet werden. Recherchen einfacher Art, zum Beispiel Wirtschaftsnachrichten, Firmendaten, Produkt Informationen, kosten 50 bis 150 Mark, während Recherchen zum Stand der Technik auf zirka 400 Mark kommen. Industrie- und Handelskammern sowie Handesgewerbeämter bieten ihre Dienste in der Regel schon für 150 Mark an.

Online-Datenbanken für die Fachbereiche

Im folgenden Abschnitt sollen nur solche Wirtschaftsdatenbanken behandelt werden, mit denen mittelständische Unternehmen ihren betrieblichen Informationsbedarf sinnvoll abdecken können. Das Angebot wird dadurch erheblich eingeschränkt, daß nicht alle Datenbanken mittelstandsspezifische Relevanz besitzen oder für die betriebliche Praxis geeignet sind.

1. Beschaffung und Einkauf

Für den Beschaffungsbereich kommen vor allem Produkt-Datenbanken in Frage. Sie sind im Prinzip qualifizierte Einkaufsführer, die einen schnelleren Zugriff als die gedruckten Nachschlagewerke und eine mehrdimensionale Suche ermöglichen. Ergänzend zu den Produktinformationen erhält man firmenkundliche Detailangaben, zum Beispiel Inhaberverhältnisse, Strukturdaten, Vertretungen und Entwicklungen. Diese Informationen stehen jedoch bei Produkt-Datenbanken nicht im Vordergrund; für genauere Auskünfte sollte man sich deshalb besser an Firmendatenbanken wie Hoppenstedt oder Kreditreform wenden.

Neben den allgemeinen Einkaufsführern sind diejenigen für spezielle Branchen interessant. Vom Verlag Hoppenstedt & Co. gibt es beispielsweise die Einkaufsführer

- Meß- und Regeltechnik (MRA), FIZ-Technik,

- VDMA, Wer baut Maschinen? FIZ-Technik,

- AMPRO, Maschinenbau und Elektrotechnik, FIZ-Technik, und vom Verlag W. Sachon

- BDA, Deutsches Eport-Adreßbuch, FIZ-Technik,

- ABDA-Pharma, in- und ausländische Arzneimittel,

- ZVEI, Elektronik- und Elektroindustrie, FIZ-Technik, Genios.

Interessant für kleinere und mittlere Betriebe sind auch die Einkaufsführer, die Datastar für die Nachbarländer Österreich und Holland anbietet.

Alle diese Online-Einkaufsführer liefern dem Beschaffungsbereich im Unternehmen schnell einen guten und systematischen Überblick. Umgekehrt unterstützen sie durch dieses weltweit sichtbare und somit nachfragbare Produktangebot die Exportbemühungen der einheimischen Wirtschaft, insbesondere der zahlreichen kleinen und mittelständischen Unternehmen.

2. Verkauf

Um den eigenen Markt, die eigene Branche und die Konkurrenz besser einschätzen, überschauen und analysieren zu können, benötigt ein Unternehmen allgemeine Markt Informationen. Diese Informationen erhält es in Datenbanken, die Wirtschaftsnachrichten aus wichtigen Zeitungen und Zeitschriften tagesaktuell in Volltext abspeichern.

Für Fragen zu Marktanteilen, Umsätzen, Forschungsvorhaben, Finanzlage und Firmenentwicklung von Konkurrenzunternehmen bieten sich Datenbanken mit Firmen- und Branchendaten an. Sucht man im Absatzbereich nach neuen Produkten oder Ideen, um bekannte oder neue Märkte zu erweitern und zu erschließen, benötigt man Informationen, die über die eigene Branche hinaus noch Informationen über andere Branchen liefern. Durch Online-Recherchen können die zumeist vagen Vorstellungen von neuen Produkten konkretisiert werden. Hilfreich sind hier Datenbanken wie.

- DOMA, Maschinenbau und Fertigungstechnik, FIZ-Technik;

- ZDE, Elektrotechnik, FIZ-Technik;

- VWWW, hausinterne Datenbank von Volkswagen über Kfz-Technik, Kuststoff und Elektronik, FIZ-Technik;

- IRB, Bauingenieurwesen, FIZ-Technik.

Bei diesen Datenbanken handelt es sich um Literaturdatenbanken, die Hinweise und kurze Abstracts zu der entsprechenden Literatur liefern. Man kann die sachgebietsfremden Informationen mit den Informationen über die eigene Branche verknüpfen, um so zu guten Ergebnissen zu gelangen. Ergänzend können noch Produktdatenbanken hinzugezogen werden. Mit diesem Paket von Datenbanken ist bereits ein guter Marktüberblick möglich.

Will ein mittelständisches Unternehmen Marktforschung auf Exportmärkten betreiben, so kann es sich die Arbeit mit speziellen Online-Datenbanken vereinfachen, die ihm Informationen über das jeweilige Land liefern. Dabei sind diese Informationen kostengünstiger, schneller und umfassender zu ermitteln, als es mit konventionellen Mitteln möglich wäre.

Die Datenbank Business (Datastar, Genios) ist ursprünglich zur Unterstützung internationaler. Geschäftsverbindungen entstanden. Da sie aber sämtliche Branchen abdeckt, können mit ihr nicht nur neue Geschäftsverbindungen geknüpft werden, sondern sie bietet sich ebenso für Unternehmen an, die in neue internationale Märkte eindringen möchten. Mit Business lassen sich Fragen wie die folgenden beantworten: - Welche Unternehmen in Spanien exportieren Oliven?

- Welche Einkaufsgenossenschaften für die Nahrungsmittelindustrie gibt es in Kenia?

- Welche Produkte werden in China nachgefragt?

Anzumerken ist, daß wichtige Fragen für die Exportforschung, wie zum Beispiel Handelshemmnisse, rechtliche Fragen und Konsumgewohnheiten in den einzelnen Ländern, nur zum Teil in diesen Datenbanken abgespeichert werden.

Allgemeine Wirtschaftsdaten zu bestimmten Ländern, wie Zinstrends, Wirtschaftsprognosen oder Konsumgewohnheiten bestimmter Bevölkerungsgruppen, können teilweise aus makroökonomischen Datenbanken entnommen werden. Sie sind zumeist statistischer Natur und sollten in ihrer Bedeutung für die betriebliche Praxis nicht unterschätzt werden.

3. Unternehmensführung

Zur Führung des Unternehmens benötigt die Geschäftsleitung

- Informationen über die Aufnahme von Geschäftsbeziehungen und

- die Aufnahme neuer Produkte ins Sortiment;

- Analysen des Wettbewerbsverhaltens;

- Informationen über den Geld- und Kapitalmarkt; über

- die staatliche Förderungs- und Subventionspolitik sowie über

- rechtliche Fragen.

Für diesen Informationsbedarf kann die Geschäftsleitung auf eine Reihe von Datenbanken zurückgreifen, etwa die bereits erwähnte Datenbank Business für die Anbahnung neuer Geschäfte, oder die Datenbanken Hoppenstedt und Kreditreform zur Überprüfung der Kundenbonität. Ausführliche Informationen über die Kreditwürdigkeit liefert auch die Datenbank Investtext. Für das laufende Tagesgeschäft und die Feststellung allgemeiner Tendenzen und Entwicklungen in einer Branche kommt noch die VWD-Infothek der Vereinigten Wirtschaftsdienste in Frage.

Allgemeine Managementinformationen erhält man über die drei deutschen Datenbanken Bliss (FIZ-TEchnik, GBI, Genios), BEFO (FIZ-Technik) und Manfact (GBI). Bliss deckt mit Literaturhinweisen das gesamte Spektrum der betriebswirtschaftlichen Literatur ab. BEFO liefert Literaturhinweise auf deutsche und internationale Veröffentlichungen über betriebswirtschaftliche Aspekte der Technik, insbesondere aus den Bereichen Maschinenbau Elektrotechnik und Medizintechnik. In Manfact finden sich die Erfahrungen, die andere Unternehmen bisher mit Verfahren, Produkten und Märkten gemacht haben.

In das weitere Umfeld von Management- und betriebswirtschaftlicher Information gehören die Datenbanken Semikon (GBI), Fairbase (FIZ-Technik Genios) und M +A Messekalender (Genios). Sie bieten Informationen über Konferenzen und Tagungen zu betriebswirtschaftlichen Problemen im deutschsprachigen Raum an. Dabei werden Preise und Konditionen des oft unübersichtlichen Weiterbildungsmarktes durch einen schnellen Vergleich transparenter.

Informationen über die staatliche Förderungs- und Subventionspolitik verschiedener Länder erhält der Unternehmer in der Genios-Datenbank Geld. Momentan sind zirka 1000 Förderprogramme gespeichert.

Sucht ein Unternehmen Unterstützung durch externe Berater, so kann es auf die Datenbank Manex zurückgreifen. Diese GBI-Datenbank registriert Managementexperten aus den Bereichen Wissenschaft, Marketing - und Unternehmenspraxis.

Probleme bei der Datenbanknutzung

Wie geht nun die Datenbanknutzung im praktischen Betrieb vor sich? Zunächst ist festzustellen, daß der Mittelstand das Angebot noch kaum nutzt.

Gründe dafür sind, daß das Material in den Datenbanken kaum bearbeitet und zuwenig anwenderorientiert aufbereitet ist. Antje Pieper vom Institut der deutschen Wirtschaft kritisiert, daß die Struktur des Datenbankangebots zu dokumentarisch gegliedert ist statt sich an den Problematischen in den Unternehmen zu orientieren.

Nach einer Studie des Münchener IFO-Instituts liegt die geringe Nutzung unter anderem auch daran, daß Faktendatenbanken erst seit kurzer Zeit angeboten werden und einige Datenbanken zudem mit gedruckten Versionen konkurrieren müssen.

Weiter gedämpft wird die Nachfrage sicherlich auch dadurch, daß die Erreichbarkeit der Informationen aus der Sicht des Benutzers noch relativ schlecht ist. Dieses Problem stellt sich in verschiedenen Dimensionen:

1. Das vielfältige und teilweise unübersichtliche Angebot macht es schwer, die richtige Datenbank für die anstehenden Probleme zu wählen.

2. Die Deutsche Bundespost erschwert den Zugang zu den Online-Diensten. Sie stellt ihr Leistungsangebot zu wenig anwenderorientiert dar. Der Endbenutzer, der kaum Kenntnisse über die technischen Voraussetzungen besitzt, ist mit einer bloßen Aufzählung der diversen Möglichkeiten weitgehend überfordert.

3. Nahezu jeder Datenbankanbieter verlangt vom Nutzer das Erlernen einer anderen Retrievalsprache (Cribs, Stairs etc.). Diese Sprachen besitzen durchweg komplizierte, nicht an den Benutzer angepaßte Bedieneroberflächen.

Zu fordern wäre eine einfache, problemlose Oberfläche, die allen angebotenen Systemen gemeinsam ist. Vordringlich wären Menüsteuerung und Help-Funktionen.

4. Die Datenbankbeschreibungen in den Handbüchern der Anbieter enthalten in der Regel nur eine Aufzählung von Daten, die dem Endbenutzer kaum den Nutzen der jeweiligen Datenbank verdeutlicht.

Diese Probleme zeigen, auf welche Weise Verbesserungen an der Benutzerschnittstelle und damit auch eine steigende Nachfrage nach den Angeboten der Online-Datenbanken - erreicht werden können.