Excel-Tabellen

Umfangreiche Excel-Tabellen perfekt ausdrucken

07.10.2018
Eine Tabelle in Excel auszutüfteln ist nicht ganz einfach. Doch das Resultat all dieser Arbeit auch noch korrekt auszudrucken, ist eine Kunst für sich. Wir zeigen, wie Sie komplexe Excel-Tabellen perfekt ausdrucken.
Beim Ausdrucken komplexer Excel-Tabellen müssen Sie zuvor ordnend eingreifen
Beim Ausdrucken komplexer Excel-Tabellen müssen Sie zuvor ordnend eingreifen
Foto: dennizn - shutterstock.com

Der Ausdruck einer größeren Excel-Tabelle entspricht nur selten den Vorstellungen ihres Verfassers. Meist sind die Tabellen entweder zu breit oder der Seitenumbruch befindet sich an einer denkbar unglücklichen Stelle - der Ausdruck misslingt.

Excel selbst stellt sich beim Ausdrucken ziemlich dämlich an: Überlässt man dem Programm beim Ausdrucken die Hoheit, braucht es Unmengen Papier für letztlich völlig nutzloses Zeug. Bei zu breiten Tabellen druckt Excel erst mal so viele Zeilen und Spalten wie auf einem Blatt Platz haben. Das geht so weiter bis zur letzten Zeile. Dann beginnt Excel von neuem und druckt jetzt noch die restlichen Spalten.

Das ist natürlich völliger Mumpitz. Beim Ausdrucken in Excel müssen Sie ordnend eingreifen.

Die folgenden Tipps beziehen sich auf das Ausdrucken mit Excel 2016, gelten ähnlich aber auch für ältere Versionen und auch für Excel 2019.

Seiten in Excel perfekt ausdrucken

Gehen Sie beim Einsatz von älteren Excel-Versionen zum Menü "Datei > Seitenansicht". Jetzt öffnet sich ein Fenster, das Ihnen zeigt, wie Excel im Moment die Tabelle ausdrucken würde. In neuen Excel-Versionen wie Excel 2016/2019 rufen Sie im Menü "Datei" die Option "Drucken" auf. Unten zeigt Excel an, wie viele Druckseiten das Dokument umfasst. Hier können Sie auch seitenweise durch das Dokument blättern. Alternativ wählen Sie in Excel 2016/2019 den Menüpunkt "Ansicht" und den Unterpunkt "Seitenlayout".

Seiten in Excel perfekt ausdrucken
Seiten in Excel perfekt ausdrucken

Oft fehlt nur eine Spalte oder eine Zeile, um einen übersichtlichen Ausdruck zu bekommen. In diesem Fall hilft Ihnen die Schaltfläche "Umbruchvorschau" im Menüpunkt "Ansicht" weiter. Verschieben Sie mit Hilfe der Maus einfach die Seitenränder bis sie passen. Der Cursor verwandelt sich zu diesem Zweck in einen Doppelpfeil, mit dem Sie mit gedrückter Maustaste den zu druckenden Ausschnitt beliebig vergrößern oder verkleinern. Sie sollten allerdings aufpassen, dass zum Schluss die Schrift in der Tabelle noch lesbar bleibt.

Vielleicht sind Sie jetzt schon zufrieden mit dem Ausdruck Ihrer Tabelle. Allerdings haben Sie damit das Potenzial von Excel noch längst nicht ausgeschöpft. Gehen Sie im Menü auf "Seitenlayout". Hier können Sie über das Menüband zahlreiche Einstellungen für das Ausdrucken vornehmen.

Seite einrichten

Im Register "Seitenlayout" ist einiges praktisch selbsterklärend: Bei sehr breiten Tabellen wählen Sie am besten das "Querformat" bei "Ausrichtung". Bei "Format" stehen weitere Optionen zur Verfügung.

Interessant in diesem Register ist der Punkt "Skalierung". Hier erreichen Sie im Prinzip dasselbe wie mit "Umbruchvorschau". Sie vergrößern oder verkleinern die ganze Tabelle. Je nachdem wie Sie die Anfangswerte gesetzt haben (Schriftart und Schriftgröße), sollten Sie aber einigermaßen zurückhaltend sein mit diesen Werten, da sonst die Tabelle unter Umständen nicht mehr lesbar ist. Sind Sie nicht zufrieden mit der Änderung, geben Sie erneut "100 %" ein und alles ist wieder in Butter. Der Schalter "Optionen" bringt Sie ins "Eigenschaften"-Fenster Ihres Druckers, wo Sie weitere Anpassungen vornehmen.

Einstellen der Seitenränder
Einstellen der Seitenränder

Bei "Seitenränder" haben Sie die Möglichkeit, die Druckränder sowie die Kopf- und Fußzeile millimetergenau zu positionieren. Dieses Vorgehen mit dem Eintippen von numerischen Werten bei "Benutzerdefinierte Seitenränder" ist durchaus praktisch bei klaren Vorgaben für das Dokument.

Möchten Sie nur noch zusätzlich eine Zeile oder eine Spalte aufs Papier bringen, geht's auch einfacher: Wechseln Sie wieder in die Seitenansicht und wählen Sie dort den Button "Ränder".

Benutzerdefinierte Einstellung der Seiten
Benutzerdefinierte Einstellung der Seiten

Oft können Sie Seitenränder allerdings nicht einfach beliebig nach außen verschieben: Viele Drucker sind nicht in der Lage, bis zum äußersten Rand des Papiers zu drucken, und ignorieren Ihre Einstellungen unter Umständen oder reagieren mit einer Fehlermeldung. Achtung: Verschieben Sie die Ränder vorsichtig und Schritt für Schritt. Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass Ihr schönes Tabellenlayout auseinandergerissen wird.

In diesem Fenster dürfen Sie übrigens auch Spaltenbreiten verändern

Bei "Seitenränder" im Fenster "Seitenlayout" finden Sie im Rahmen der benutzerdefinierten Einstellungen ganz unten die Möglichkeit "Auf der Seite zentrieren". Das ist praktisch für eine ansprechende Gestaltung Ihres Ausdrucks: "Horizontal" mittet die Tabelle zwischen dem linken und dem rechten Rand ein, "Vertikal" zwischen oben und unten. Auch hier öffnet der Button "Optionen" wieder das "Eigenschaften"-Fenster Ihres Druckers.

Auch die Druckeroptionen können in Excel erreicht werden
Auch die Druckeroptionen können in Excel erreicht werden