Ob eine BPM-Initiative erfolgreich ist, hängt zum großen Teil von guter Planung ab. Investiert das Unternehmen zu wenig Zeit, um die internen Abläufe zu analysieren, passen die im resultierenden System hinterlegten Prozesse möglicherweise nicht, für unberücksichtigte Ausnahmen muss das Projektteam kostspielig nachbessern. Übertreibt man es hingegen mit der Vorbereitung und dauert es zu lange, Workflows und ein Ausnahme-Management zu definieren, rechnet sich das Vorhaben am Ende mitunter nicht.

Schnelle Resultate rechtfertigen Einstiegskosten

Genau dieses Dilemmas will sich der BPM-Anbieter Ultimus mit der "Adaptive BPM Suite 8" annehmen. Das auf einem Windows-Server basierende Entwicklungssystem soll helfen, die BPM-Einführung zu vereinfachen. Eine Besonderheit von Ultimus ist, dass ein BPM-Experte bereits zur Laufzeit noch nicht behandelte Ereignisse abfangen und darauf reagieren kann. Dazu zählt, neue Geschäftsregeln aufzustellen oder den Prozessfluss umzuleiten. Auf diese Weise kann es dem Anwender gelingen, rasch Resultate vorzuweisen. Das hilft dem Team, die Einstiegskosten für ein BPM-System zu rechtfertigen.

Allerdings legt Ultimus offenbar wenig Wert auf gute Planung. Hier sind Konkurrenten wie etwa das Softwarehaus Lombardi besser bestückt. Darüber hinaus erschweren einige Merkmale der proprietären BPM-Engine die Arbeit. Beispielsweise fehlt dem System eine Anbindung an "Visio", was insofern erstaunt, als der Hersteller ansonsten ganz auf die Microsoft-Plattform zentriert ist. Des Weiteren unterstützt die Software die Business Process Modeling Notation (BPMN) nicht nativ. Auch ein umfassendes Geschäftsregel-Management-System vermisst der Nutzer.

Kurze Einarbeitungszeit in die BPM-Frontends

Erfreulich ist hingegen, dass der Anwender keinen Code schreiben muss, um rasch einen auf Dokumenten aufsetzenden Arbeitsgruppenvorgang zu implementieren. Trotz der fehlerhaften und oft nicht intuitiven Benutzerschnittstelle konnte der Tester sich schnell in die BPM-Suite einarbeiten. Die grafische Oberfläche erlaubt es, Abläufe, Prozessschemata und Regeln festzulegen. Zudem stellt sie mit einer Konnektorlogik ("Flobots") eine einfache Methode bereit, um Prozesse mit Datenbanken, Microsoft Exchange und Sharepoint sowie mit Daten aus Word und Excel zu verbinden.

Obwohl die Integrationsadapter einfach gehalten sind, gestatten sie es, Applikationen über Web-Services-Schnittstellen anzukoppeln. Somit lassen sich nicht nur .NET-gestützte Drittsysteme anbinden.

Durch die Endbenutzer-Clients für Windows und für den Web-Browser findet der Anwender sich schnell und ohne viel Lernaufwand zurecht. Bestechend in Sachen Nutzbarkeit und Funktionsumfang sind ferner die Verwaltungswerkzeuge und die Reporting-Features.

Insgesamt hat der Tester die Adaptive BPM Suite 8 von Ultimus als leistungsstarkes Werkzeug für den BPM-Einstieg kennen gelernt, das die Komplexität klein hält. Kleine Arbeitsgruppen und mittelständische Unternehmen mit nicht so umfangreichen Integrationsanforderungen dürfte ferner der günstige Anschaffungspreis zusagen.

Einfache Installation, aber unvollständige Dokumentation

Die Ultimus-Suite besteht aus einer Reihe von Komponenten: dem BPM-Server, einem grafischen Entwicklungssystem mit Simulation und einem einheitlichen Repository auf Grundlage einer Microsoft- oder Oracle-Datenbank. Dazu kommt ein Tool zum Abbilden der organisatorischen Hierarchie im Unternehmen, das Microsofts Active Directory direkt und andere Verzeichnissysteme über LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) anbinden kann. Schließlich gibt es noch einen Windows-Client für den Endbenutzer.

Grundsätzlich bereitete es keine Mühe, das Ultimus-System einzu-richten, jedoch könnte der Hersteller einige Bereiche verbessern. Dazu zählen die Methoden, um die Datenbank aufzusetzen sowie die Berechtigungen einzustellen. Negativ aufgefallen ist dem Tester außerdem die schlechte und unvollständige Dokumentation, die sich noch dazu eher an den Systemadministrator wendet, als Einblicke in die Arbeitsweise der BPM-Software zu liefern. Dies zieht sich durch alle Komponenten des Systems. Trotzdem ließ sich der BPM-Server und das Entwicklerstudio in relativ kurzer Zeit aufsetzen und konfigurieren.

Das BPM-Studio unterstützt den Anwender dabei, Prozesse grafisch zu gestalten und zu definieren. Darüber hinaus lassen sich Komponenten im Repository nebst Versionskonotrolle, Prozessverifikation und Simulationstests verwalten. Zwar fehlen der Software Tutorials und vordefinierte Prozessschablonen (Best Practices), doch auch so sind die Fähigkeiten des Produkts ansehnlich.

Prozess- und Regeldefinitionen sollen nicht zu komplex sein

Bei den Prozessdefinitionen helfen Importfunktionen von Schemata aus XSD (XML Schema Definition), Web-Services und DLLs. Auch die Routing-Funktionen machen einen guten Eindruck. Über Eigenschaftenmenüs sind E-Mail-Alerts und Process Constraints leicht erreichbar. Formulare auf Grundlage von Word und Excel kann der Nutzer nicht innerhalb der BPM-Suite entwerfen, wohl aber Web-Formulare.

Regeln grafisch zu erzeugen gelingt leicht; die Funktion unterstützt Boolsche Operatoren zur Laufzeit. Auf diese Weise lässt sich rasch eine Geschäftslogik erarbeiten, ohne dass dafür viel technisches Wissen erforderlich wäre. Die Einfachheit in der Bedienung ist jedoch Fluch und Segen zugleich: Denn je mehr Prozessverzweigungen auftauchen und je umfangreicher die Regelbibliothek wird, desto unhandlicher wird deren Verwaltung.

Abläufe simulieren und Kosten aufschlüsseln

Ultimus versteht es gut, auf die Prozesskosten hinzuweisen. Da sich jeder Schritt monetär bewerten lässt, findet der Nutzer Hinweise, wie er durch Prozessverbesserungen Geld sparen kann.

Die Simulationswerkzeuge werden über das Entwicklungsstudio gestartet und erlauben es, Abläufe zu prüfen und sich Einblick in Runtime-Daten zu verschaffen. Zwar könnten Zufalls- und Stresstests das Tool bereichern, doch auch so ließen sich über Berichte der Durchsatz sowie die Prozess-effizienz analysieren.

Auch an die Administratoren hat Ultimus gedacht und stellt ihnen ein übersichtliches Interface bereit, mit dem sie Prozess-instanzen finden und sortieren sowie User-Workloads betrachten können. Stockende Prozesse kann der Systemverwalter öffnen, untersuchen und umleiten. Zudem unterstützen reichhaltige Sicherheitsfunktionen bezüglich der Befugnisse in Prozessen den Verwalter dabei, die Kontrolle zu delegieren. Zwar bietet das Werkzeug einen Rollback-Mechanismus für Prozesse, eine Transaktionsbehandlung ist darin jedoch nicht enthalten.

Ebenfalls wohl durchdacht ist das "Ultimus Director Interface". Es wendet sich an Prozessexperten, die damit noch nicht behandelte Ereignisse bearbeiten sollen. Dem Tester war es leicht möglich, sich die Prozesshistorie anzuschauen und Geschäftsregeln anzupassen beziehungsweise neue hinzuzufügen, um eine holprige Stelle im Ablauf zu begradigen.

Lediglich statische Reports kann die BPM-Suite liefern. Wer Dashboards möchte, benötigt die optionale "Ultimus iBAM Suite". Neben den erweiterten Berichtsfunktionen beinhaltet sie ein zusätzliches Repository, Entwicklungswerkzeuge und Server-Features, um Kennzahlen in Echtzeit zu erzeugen.

Kleine Defizite bei derBenutzerfreundlichkeit

In Sachen Benutzerfreundlichkeit fällt das Resümee über den Client für Windows und das Web-Front-end trotz ein paar Einschränkun-gen positiv aus. Vermisst hat der Tester im Web-Client jedoch ein Plug-in für Outlook. Dennoch lassen sich mit der Browser-Ober-fläche Eingangskörbe für Tasks, Warteschlangen und Berichte leicht bedienen. Hinzu kommen Möglichkeiten, den Status zu aktualisieren, sowie Suchfunktionen.

Raum für Verbesserungen bietet ferner das Prozessdesign. Ultimus arbeitet eigenen Angaben zufolge an einem Übersetzungswerkzeug, um Visio-Diagramme zu migrieren. Zum Testzeitpunkt stand dies jedoch noch nicht zur Verfügung.