G.-R. Maerz, Mitglied der Geschäftsleitung der Landschaftlichen Brandkasse Hannover und Provinzial-Lebensversicherung Hannover, Mitglied des Vorstandes der Braunschweigischen Lebensversicherung AG

Die wirtschaftliche Lage zwingt zum immer stärkerem Einsatz von Rationalisierungsverfahren und -mitteln. Eines dieser Rationalisierungsmittel ist der TP- und Bildschirmeinsatz. Wo und wann ein sinnvoller Bildschirmeinsatz erfolgen kann, hängt von zwei Faktoren ab:

1. der genauen Analyse des angestrebten Zieles

2. der Voraussetzung für

- Reorganisation der Datenverarbeitung

- Aufbau einer Datenbank

- Überprüfung der Wirtschaftlichkeit.

Reorganisation der Datenverarbeitung

In den zurückliegenden Jahren ist die Datenverarbeitung im wesentlichen zur Lösung von Teilaufgaben eingesetzt worden. Dies hat zu erheblichen Mengen sequentiell gespeicherter Daten geführt und einer damit verbundenen Redundanz. Das Ziel der Reorganisation muß die Aufhebung der Redundanz, die Integration der Datenverarbeitungsprobleme und die Eliminierung von Teillösungen sein, um damit zu einem ausgewogenen Preis/Leistungsverhältnis zu kommen.

Datenbank

Die Integration der Anwendungen in der Datenverarbeitung sollte zwangsläufig zum Aufbau einer Datenbank führen, die es ermöglicht, umfassende Aussagen über ein Problem zu erhalten und im Dialogverkehr über den Bildschirm abzuarbeiten.

Bei der Planung und Auswahl des Datenbank-Systems kommt es darauf an, welche EDV-Kapazität zur Verfügung gestellt werden kann und welche Probleme bearbeitet werden sollen.

Hier hat eine erste Wirtschaftlichkeitsprüfung einzusetzen, um zu entscheiden, ob der Aufbau eines eigenen Software-Systems oder der Einsatz des Systems eines Software-Herstellers sinnvoll ist.

Wirtschaftlichkeit

Vorab ist festzustellen, daß sich der Bildschirmeinsatz in den meisten Fällen nur relativ und problembezogen in seiner Wirtschaftlichkeit beurteilen läßt.

Die Beurteilung des Einsatzes in den Aufgabengebieten

- Auftrags-/Antragsbearbeitung

- Bestandsverwaltung im weitesten Sinne

- Fakturierung Rechnungschreibung

- usw.

ist für jeden Organisator noch rationell möglich. Hier gelten die bekannten Beurteilungskriterien, wie

- Personalreduzierung in der

Datenerfassung

Korrespondenz

Verwaltung

usw.

-Einsparung von Hilfskräften für

Registratur

Aktentransport

usw.

Schwieriger wird die Beurteilung, wenn nicht diese Kriterien ausschlaggebend sind, sondern andere Gesichtspunkte in die Entscheidungsfindung einfließen; diese könnten sein

- Verkürzung der Durchlaufzeiten von Auftrags-/Antragseingang bis zur Fakturierung, Rechnungschreibung und damit verbundene höhere Serviceleistungen

- schnellerer Zahlungseingang durch zügigere und automatisierte Rechnungschreibung

- umfassende Kundenbeobachtung ober alle Geschäftsbeziehungen eines Kunden, ohne langwieriges Zusammentragen aller Vorgänge

- Abruf von Management-lnformationen zur Unterstützung bei Entscheidungsfindungen.

Es ist kaum möglich, allgemein gültige Grundregeln für eine Wirtschaftlichkeitsrechnung aufzustellen. Sie sind von Anwendung zu Anwendung durch unterschiedliche Zielvorgaben neu zu ermitteln.

Zu entscheiden bleibt beispielsweise, ob der Rationalisierungseffekt in der Verkürzung der Laufzeiten oder - falls beides nicht gleichzeitig zu erreichen ist - in einem hohen Grad an Kundenservice und umfassender Information liegen soll.

Es ist festzustellen, daß Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen nicht mehr allein durch EDV-Fachleute oder die Betriebswirtschaft angestellt werden können, sondern das Zusammenspiel des gesamten Managements hierzu erforderlich ist.

Abschließend bleibt festzustellen:

1. Ein Bildschirmeinsatz - einseitig zur Informationsabfrage - wird in den meisten Fällen keiner Wirtschaftlichkeitsrechnung standhalten und auch kaum zu Personalfreistellungen oder zur Erweiterung der Arbeitskapazität führen.

2. Die Wirtschaftlichkeit des Bildschirmeinsatzes und in Verbindung damit des TP-Einsatzes liegt im Dialogverkehr. Nur auf dieser Basis ist das Ziel einer aktenarmen/aktenlosen personalsparenden und schnelleren Abwicklung der administrativen Arbeitsvorgänge zu erreichen.

Jeder, der vor der Frage des Bildschirmeinsatzes steht oder stand, sollte prüfen, ob die Problemlösung mit dem Dialogverkehr erreicht werden kann. Wenn diese Frage mit ja beantwortet wird, ist ein wirtschaftlicher Einsatz immer gegeben.