Wer Webkonferenzen, ob mit oder ohne Kamera, erfolgreich und effizient gestalten will, sollte einiges beachten, wie der Conferencing-Anbieter Cisco WebEx aus seinen Erfahrungen mitteilt:
- 1. Technik
Vor dem Start einer Webkonferenz sollten sich alle Teilnehmer mit der Technik vertraut machen. Das gesamte Equipment, die Software oder die Webcam müssen vorher ausprobiert werden, etwa in einer Test-Konferenz. - 2. Weniger ist mehr
Die Zahl der Teilnehmer sollte auf sechs bis sieben, die Dauer einer Webkonferenz auf 90 Minuten begrenzt sein. Mehr ist manchmal nicht zu vermeiden, geht aber immer zu Lasten der Produktivität.<br />(Foto: Fotolia, D. Merkel) - 3. Verfügbarkeit
Beim Ansetzen von Webkonferenzen sollte der Einladende auf Zeitzonen und lokale Feiertage achten. - 5. Materialien
Alle für eine Webkonferenz benötigen Materialien - beispielsweise Bilder, Videos oder Texte - sollten vorher zusammengestellt werden. - 6. Programm
Der Moderator sollte eine klare Agenda verwenden und während der Session immer wieder darauf Bezug nehmen.<br />(Foto: Pixelio, ro18ger) - 7. Konzentration
Wenn man in einer Webkonferenz ohne Webcam die Partner nicht sehen kann, sollte man sich während der Session trotzdem nicht mit anderen Dingen beschäftigen, beispielsweise E-Mails bearbeiten. Auch halblaute Gespräche nebenbei stören. <br />(Foto: Fotolia) - 8. Mit Namen melden
Wer sich in einem Online-Meeting ohne Webcam zu Wort meldet, sollte seinen Namen nennen. Andere Teilnehmer können Beiträge meist nicht aufgrund der Stimme zuordnen. - 9. Teilnahme
Der Moderator sollte während einer Session in regelmäßigen Abständen bei allen Teilnehmern nach Beiträgen oder Meinungen fragen. Auf diese Weise kann er verhindern, dass einzelne Teilnehmer "abdriften".<br />(Foto: Fotolia, Berchtesgarden) - 10. Kommunizieren statt monologisieren
Endlose Monologe führen unweigerlich dazu, dass die übrigen Teilnehmer sich gedanklich ausklinken. Hier muss der Moderator rechtzeitig eingreifen und gegensteuern.<br />(Foto: Fotolia) - 11. Präsentationen
Die Grundregeln für Präsentationen müssen in Webkonferenzen besonders streng eingehalten werden:<br /><br /> * Möglichst wenig Text auf einer Folie - maximal sechs Bullet-Points<br /> * Große, klare Schrifttypen<br /> * Klare und deutlich visualisierte Strukturierung der Gliederungsebenen<br /> * Nummerierte Folien<br /> * Kein unruhiger Hintergrund und keine aufwändigen Randgrafiken<br /> * Keine komplexen Animationen<br /> * Ganz wichtig: Der Präsentierende sollte nicht ständig mit dem Mauszeiger auf den Folien herumkurven.<br /><br />(Foto: Fotolia, Endostock) - 12. Getränke
Kaffeetassen, Teetassen und Gläser dürfen nicht neben dem Mikrofon platziert werden, weil Klappern und Klirren die Webkonferenz stören können.<br />(Foto: Fotolia, Nikolai Sorokin)
(sh)