Tipps zur Buchführung

Typische Anfängerfehler in der Buchhaltung

21.01.2024
Von 
Fin Glowick ist bei dem Softwareunternehmen Buhl für die Software WISO MeinBüro mitverantwortlich. WISO MeinBüro bietet ganzheitliche SaaS-Lösungen für den Bürobereich, die den Arbeitsalltag von Selbstständigen, kleinen Unternehmen und Steuerberatern erleichtern.
Freiberuflich zu arbeiten birgt automatisch einen Nebenjob – nämlich die Buchhaltung. Welche Fehler frischgebackene Freelancer oft machen, erfahren Sie hier.
Für freiberufliche IT-Experten ist der Blick auf das Organisatorische inklusive der Buchführung immer wichtig, selbst wenn die eigentliche Kernarbeit sehr viel mehr Spaß macht.
Für freiberufliche IT-Experten ist der Blick auf das Organisatorische inklusive der Buchführung immer wichtig, selbst wenn die eigentliche Kernarbeit sehr viel mehr Spaß macht.
Foto: Andrey_Popov - shutterstock.com

Viele entscheiden sich für die Selbstständigkeit in der IT-Branche. Teilweise Freiheit in Sachen Arbeitszeit sowie Kunden, die man sich aussuchen kann - beste Bedingungen also für Freigeister. Es gibt jedoch auch einige wichtige Dinge zu beachten - zum Beispiel die Buchhaltung, denn hier schleichen sich nicht selten schwerwiegende Fehler ein, die teuer werden können. Deshalb sollten IT-Freelancer folgende Buchhaltungsfehler dringend vermeiden:

Fehler 1: Die Pflichten der Buchhaltung nicht einhalten

Ab wann sind selbstständige IT-Fachkräfte eigentlich buchhaltungspflichtig und was verlangt das Finanzamt überhaupt? Wer sich als Unternehmer in das Handelsregister eintragen lässt, unterliegt nach § 238 des Handelsgesetzbuchs der Buchhaltungspflicht. Ausgenommen davon sind Kleingewerbetreibende. Kapitalgesellschaften sind grundsätzlich immer zur Buchführung verpflichtet, egal ob es sich um eine AG, eine GmbH oder eine andere Rechtsform handelt. Auch wer sich als Personengesellschaft ins Handelsregister eintragen lässt, unterliegt der handelsrechtlichen Buchführungspflicht.

Speziell für Einzelunternehmer gilt aber zusätzlich: Sie sind nur dann zur Buchführung verpflichtet, wenn in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren ein Gewinn von mindestens 60.000 € oder ein Umsatz von 600.000 € oder mehr erwirtschaftet wird.

Wer also der Buchhaltungspflicht unterliegt, muss eine doppelte Buchführung, regelmäßige Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen.

Fehler 2: Fristen für die Steuervorauszahlungen ignorieren

Einkommensteuer zahlen Selbstständige in aller Regel quartalsweise im Voraus. Die Frist hierfür ist jeweils der 10. der Monate März, Juni, September und Dezember. Auch für die Gewerbesteuer gibt es Vorauszahlungen, die jeweils zum 15. Februar, 15. Mai, 15. August sowie 15. November geleistet werden müssen.

Ebenso gibt es Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung. Wer diese monatlich einreichen muss, hat bis zum 10. des Folgemonats Zeit für die Abgabe. Wer eine Dauerfristverlängerung hat, bei dem verschiebt sich die Frist auf den Monat darauf, sprich auf den 10. des übernächsten Monats.

Wer seine Umsatzsteuervoranmeldung quartalsweise abgibt, für den gelten die Fristen 10. Januar, 10. April, 10. Juli sowie 10. Oktober. Auch hier gilt, mit einer Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Frist jeweils um einen Monat nach hinten.

Fallen diese Daten auf einen Wochenendtag, so verschieben sich die Fristen auf den nächsten Werktag.

Die Frist zu verpassen, ist keine gute Idee, denn Mahnschreiben und Säumnisgebühren sind die Folge. Aber damit nicht genug: Wer als Selbstständiger einen Konsumentenkredit beantragen möchte, muss unter anderem nachweisen, dass er die Einkommensteuervorauszahlung stets pünktlich geleistet hat. Andernfalls kann es passieren, dass die Bank den Kredit nicht gewährt.

Übrigens: Mit der Kleinunternehmerregelung gibt es die Möglichkeit, sich von der Umsatzsteuerpflicht zu befreien. Bedingung ist, dass der Umsatz 22.000 Euro im Jahr nicht übersteigt. Aber Achtung: Wer von der Umsatzsteuerpflicht befreit ist, kann auch keine Vorsteuer geltend machen. Diese Befreiung lohnt sich also nur, wenn die eigenen Investitionen und Betriebskosten gering sind, denn die darauf gezahlte Umsatzsteuer, sprich die Vorsteuer, kann dann nicht mehr geltend gemacht werden.

Gut zu wissen: Für gewerbliche Unternehmer, deren Jahresumsatz des vorherigen Kalenderjahres über 500.000 Euro lag, gilt die Soll-Versteuerung, sprich eine Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten. Hier wird die Umsatzsteuer bereits beim Stellen der Rechnung als Einnahme behandelt und muss folglich abgeführt werden, obwohl sie noch nicht tatsächlich eingenommen wurde. Freiberufler und Gewerbetreibende, die unter einem Umsatz von 500.000 Euro liegen, können die sogenannte Ist-Versteuerung beantragen, sprich die Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten. Hier findet die Umsatzsteuer erst dann Eingang in die Voranmeldung, wenn die Zahlung des Kunden auch tatsächlich eingegangen ist. Diese Unternehmer müssen nicht in Vorleistung gehen, was kleinen Betrieben oft zugute kommt.