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IT in der Prozessindustrie/Gefahrgut- und -stoffabwicklung vereinfacht

Transport mit Sicherheit ungefährlich

17.05.2002
Die Chemische Fabrik Bruno Bock produziert Chemikalien, die als Gefahrgut verschickt werden. Aktuelle Sicherheitsdaten müssen dafür gepflegt und auf zahlreichen Versand- und Exportpapieren ausgewiesen werden - eine aufwändige Prozedur. Mit SAP (EH&S) konnte Bock die Abwicklung automatisieren. Von Detlef Schmidt*

Bock stellt seit 1948 Chemikalien her. Deren vier Hauptanwendungsgebiete sind Kunststoffstabilisatoren, Kosmetika, Polymerchemie und Gummiherstellung. Von 1998 bis 2000 stieg der Umsatz um 40 Prozent an. Es waren immer mehr Aufträge zu bearbeiten, die Rechnungen mussten von Hand in die Buchhaltung eingetippt werden - ein enormer Aufwand, der so nicht mehr zu managen war.

Daraus entstand der Wunsch nach einer neuen DV: eine Branchenlösung mit integrierter Gefahrstoff- und Gefahrgutabwicklung, einfach zu bedienen und kostengünstig - das waren, grob gesagt, die Vorstellungen. Mit der auf den Mittelstand ausgerichteten SAP-Branchenlösung von Command und dem SAP-Modul Environment Health & Safety (EH&S) konnte man sich bei Bruno Bock anfreunden. Es war das einzige System, das die volle Integration bot - komplett mit Einkauf, Auftragsbearbeitung, Qualitätskontrolle, Produktion, Finanzen und Controlling. Und das die Produktionsabläufe genauso wie die Chargenprozesse kontinuierlich abbilden konnte. Auch der Produktsicherheit mit den Besonderheiten der Gefahrstoff- und Gefahrgutabwicklung wurde Rechnung getragen. Der vereinbarte Festpreis war für die Chemiefabrik mit ausschlaggebend. Als Implementierungspartner trat die Triaton GmbH auf.

Alle Sicherheitsdaten werden heute in einem eigenen Datenbanksegment vorgehalten. SAP greift integriert auf die EH&S-Datenbank zu und holt sich die jeweils benötigten Informationen - für Sicherheitsdatenblätter genauso wie für Gefahrguttransport- und Exportpapiere sowie für Etiketten.

Man unterscheidet zwischen Gefahrstoff und Gefahrgut - beides kann über das EH&S-Modul abgewickelt werden: Gefahrstoff ist dabei ein Stoff, der eines der gefährlichen Merkmale wie beispielsweise giftig, gesundheitsschädlich, ätzend, krebserzeugend, erbgutverändernd, explosionsgefährlich, brandfördernd oder entzündlich aufweist. Solche Stoffe müssen jeweils mit Sicherheitsdatenblättern und Anweisungen für den richtigen Umgang versehen werden. Beim Versand an den Kunden, das heißt beim Transport, zählen Güter mit gefährlichen Merkmalen zum Gefahrgut. Die entsprechenden Verordnungen verlangen unterschiedliche Dokumente: Sicherheitsdatenblätter für den Kunden, Gefahrstoffetiketten für die Verpackung - Container, Fässer oder Kanister -, Betriebsanweisungen für die Handhabung bei der Verarbeitung, Unfallmerkblätter und Lieferpapiere für den Transport im In- und Ausland.

Sicherheitsdaten nicht nur für den TransportDas Sicherheitsdatenblatt muss dem Empfänger zu jedem Gefahrstoff vorliegen, damit er weiß, wie er mit dem Stoff umzugehen hat - beim Wareneingang, bei der sachgemäßen Lagerung und dem Einsatz in der Produktion. Das Datenblatt wird bei jeder Änderung, etwa an den toxikologischen Daten wie dem LD-50-Wert oder bei der Einstufung in die Wassergefährdungsklasse gemäß Wasserhaushaltsgesetz, aktualisiert. Das heißt, die aktualisierten Datenblätter werden automatisch an diejenigen Kunden verschickt, die einen solchen Gefahrstoff beziehen.

Auf dem Sicherheitsdatenblatt müssen genau wie auf dem Gefahrstoffetikett R/S-Sätze aufgedruckt werden. Diese Wendungen aus einem international standardisierten Phrasenkatalog informieren zum Beispiel über Giftigkeit, ätzende Eigenschaften einer Flüssigkeit oder Vorkehrungen bei einer Leckage. Der Phrasenkatalog wird in das EH&S-Modul eingespielt und laufend aktualisiert.

Durch das DV-System ist die gesamte Auftragsabwicklung wie folgt automatisiert: Ist ein Kundenauftrag im SAP-Vertriebsmodul erfasst und die Lieferung vorbereitet, werden die zugehörigen Sicherheitsdaten - etwa die Klassifizierung der Produkte, die R/S-Sätze, die Gefahrstoffsymbole, die Gefahrgutkennzeichnung - aus der Datenbank automatisch auf ein Etikett und in die Lieferpapiere übernommen. Der Druck erfolgt aus dem Vertriebsbereich in SAP, das Layout ist bereits hinterlegt. Etiketten und Papiere werden direkt in der Landessprache des Empfängers ausgestellt - das System "kennt" 16 Sprachen.

Dokumente werden automatisch erstelltAlle Informationen werden auf einem einzigen Etikett zusammengeführt: Die Angaben zu Gefahrgut und Gefahrstoff kommen aus EH&S, die Informationen zu Kunden und Transportbedingungen aus dem SAP Vertriebsmodul - sonst müssten drei Etiketten einzeln gedruckt und aufgeklebt werden.

Sobald ein Sachbearbeiter den Exportauftrag angelegt hat, werden auch die zahlreichen benötigten Dokumente aus SAP heraus automatisch erstellt: Papiere wie Commercial Invoice, Kai-Anlieferungsschein, IMO-Erklärung (International Maritime Organization), IATA-Erklärung (International Air Transport Association), Letter of Credit (Akkreditivbrief) und Ausfuhrerklärungen werden nach Angabe des Transportweges ausgedruckt.

Ob zu Wasser, zu Lande oder in der Luft: Das System greift auf die entsprechenden Sicherheitsangaben in den jeweiligen Sprachen der Länder zu.

Der Exportanteil beträgt bei Bruno Bock 70 Prozent - allein 45 Prozent des gesamten Versands geht nach Übersee. Die Abwicklung ist heute deutlich weniger zeitintensiv. Es konnte sogar die aufwändige "Canada Customs Declaration" für die Einfuhr nach Kanada gespart werden, da alle geforderten Informationen schon auf der Commercial Invoice enthalten sind - der kanadische Zoll hat das anstandslos akzeptiert.

Ein wesentlicher Vorteil liegt schließlich auch in der hohen Integration des Systems. Dies wird besonders im Controlling deutlich: Eine richtige Kostenrechnung gab es früher nicht. Um Kalkulationen für Kundenkontrakte auf Rohstoffbasis zu erstellen, wurden die Einkaufsdaten in Excel-Tabellen von Hand eingetragen. Da heute die Daten aus allen Unternehmensbereichen zur Verfügung stehen, sind die Möglichkeiten quasi unbegrenzt: Berichte können bei Bedarf einfach selbst generiert und als Standard-Abfrage-Tool gespeichert werden. Die Kostenanalyse pro Produkt, nach Verkaufsregion oder nach Kunden sind Beispiel für Auswertungen, die Bruno Bock jetzt auf Knopfdruck zur Verfügung hat. (bi)

*Dr. Detlef Schmidt ist Geschäftsführer der Bruno Bock GmbH in Marschacht.