In Köln steht ein zunächst für den internen Gebrauch bestimmter Notes-Server sowie ein separater Web-Server. Die Notes-Datenbank enthält Informationen etwa über Produkte und Händler. Die Daten können aus internen Quellen stammen oder zum Beispiel von Agenturen und geben den Toyota-Mitarbeitern Auskunft.

Die Informationen werden mit stündlichem Update auf einen "Approval-Server" der Europa-Zentrale von Toyota in Belgien übertragen. Dort prüft man, ob sie zur Veröffentlichung geeignet sind. Ist das der Fall, gehen die Daten an einen Produktions-Server und von dort aus ins Web.

Auf diese Weise erhält der Web-Site-Besucher beim Aufruf der Site Informationen, die höchstens eine Stunde alt sind. Dank Lotus Notes und "Web Gate" der Innovative Gate-Software, Ratingen, werden die HTML-Seiten beim Aufruf generiert und mit Daten aus dem Notes-Server gefüttert. Auch die Einstellung der Hyperlinks erfolgt dabei automatisch.

Sowohl der Notes- als auch der Web-Server von Toyota Deutschland sind auf Compaq-Rechnern der Reihe "Proliant 6500" mit vier Prozessoren installiert. Die Anbindung ans Internet erfolgt über eine 2-Mbit/s-Standleitung.