Die Pacunion in Stutensee ist eine Dachgesellschaft von insgesamt 19 mittelständischen Unternehmen, die Verpackungsmaschinen herstellen. Entstanden ist die Gesellschaft aus einer Reihe von Firmenübernahmen, die der Mutterkonzern IWKA in den letzten Jahren tätigte. Die Maschinen der Pacunion-Firmen füllen unter anderem Zahnpasta in Tuben, Joghurt in Plastikbecher, andere Verpackungseinheiten fügen Bierflaschen zu Sixpacks zusammen.
Der Leiter des Informations-Managements bei der IWKA Pacunion, Gebhard Selinger, hatte die Aufgabe, Transparenz zwischen 19 unter der Führungsgesellschaft Pacunion zusammengeschlossenen Firmen zu schaffen, die mit Niederlassungen weltweit verteilt sind. Beim Informationsaustausch zwischen den Unternehmen gab es Verbesserungsbedarf, denn manche standen sich zuvor als Konkurrenten gegenüber. "Da gab es verschiedene Kulturen und direkten Wettbewerb", erklärt Selinger, weshalb er das Portalvorhaben auch als ein "in erster Linie psychologisches Projekt" bezeichnet.
Unter Transparenz versteht Selinger, die Informationsbedürfnisse der Landesgesellschaften zu decken, indem die weltweit verstreuten Texte, Grafiken und Datenbankinhalte den jeweiligen Personen zur Verfügung gestellt werden. Zudem galt es, über das Portal die Zusammenarbeit zwischen einzelnen Firmen der Gruppe zu unterstützen, etwa für Kundenprojekte, in denen Hersteller verschiedener Abfüll- und Verpackungsmaschinen kooperieren müssen. Obwohl die einzelnen Gesellschaften einer Dachorganisation angehören, gewährte das Konzern-Management den Firmen Eigenständigkeit. So können die Unternehmen beispielsweise die IT-Systeme weitgehend selbst auswählen.
Ziel des Portals war ein flexibles Informations- und Kommunikationssystem zum Bereitstellen von Inhalten wie Texten, Bildern, Grafiken sowie Datenbankinhalten über eine reine Web-Oberfläche. Ein mehrdimensionales Informationsmodell bildete dabei die Struktur der Inhalte. Das Benutzer- und Rollenkonzept war an dieses Datenmodell angelehnt. Das Pflichtenheft musste dabei berücksichtigen, dass manche Inhalte einer Gesellschaft nicht gleichzeitig auch von einer anderen Firma eingesehen werden dürfen, bei bestimmten Dokumenten genau dies aber durchaus erwünscht ist. Auch die Administration des Portals stellt hohe Anforderungen an die IT-Infrastruktur, denn sie ist an verschiedene Personen delegiert: Selinger fungiert als oberster Systemverwalter, während die Pacunion-Gesellschaften eigene Administratoren beschäftigen, die Benutzerrechte und Rollen sowie Inhalte für den von ihnen verantworteten Bereich verwalten. Die alte Regel, dass ohne Segen vom Vorstand nichts in Sachen Portale zum Laufen kommt, hat man bei der Pacunion befolgt: Selinger wurde vom IWKA-Vorstand persönlich angeheuert und mit der Realisierung des Projekts beauftragt.
Auf der Suche nach einer Softwarelösung für das Portal sondierte Selinger den Markt und zog schließlich die Hersteller Autonomy, Hyperwave und Open Text in die engere Wahl. Da aber keiner der Anbieter ohne großen und teuren Programmieraufwand die gewünschte Lösung zu liefern imstande war, entschloss sich der Manager zur Eigenentwicklung. Er konnte allerdings auf die Erfahrungen der IWKA Informationssysteme, Schwestergesellschaft im Konzern, zurückgreifen, die gerade ein Portalprojekt für das Planungs- und Berichtswesen abgeschlossen hatte.
Die Software wurde auf der Grundlage einer Oracle-Datenbank sowie dem Open-Source-Produkt "Apache Web Server" und der ebenfalls quelloffenen Servlet-Engine "Tomcat" realisiert. Anfangs wollte die Pacunion die benötigten Dokumenten-Verwaltungsfunktionen mit dem "Internet File System" von Oracle realisieren, doch nach Schwierigkeiten mit diesem Modul sah sich Selinger gezwungen, eine Alternative im eigenen Haus entwickeln zu lassen.
Der Endbenutzer benötigt lediglich einen Web-Browser für den Portalzugriff; auf aktive Komponenten wurde verzichtet. Einige Anwender verfügen zudem über die Möglichkeit, über den Citrix-Client die SAP-Client-Software ("Sapgui") zu starten. Benutzer können sich Inhalte abonnieren und werden über ein blinkendes Symbol auf der Browser-Oberfläche über Updates informiert.
Portalnutzung vorgeschrieben
Eine Gretchenfrage bei jedem IT-Projekt ist bekanntlich, wie sich die Anwender dazu bewegen lassen, ein neues System zu nutzen. Zunächst versuchte die Pacunion die Vorteile des Portals darzulegen, was jedoch nicht von Erfolg gekrönt war. Sanfter Druck half schließlich, die Benutzer ins Boot zu holen. So wurde beispielsweise festgelegt, dass die Gesellschaften ihre Monatsberichte oder Risk-Reports künftig nur noch über das Portal einreichen dürfen. Auch firmenübergreifende Projekte waren ausschließlich über die Web-Applikation abzuwickeln. Dazu zählte beispielsweise die Planung von Messen, auf denen alle Firmen auf einem Gemeinschaftsstand vertreten waren.
Der Nutzen des Portals lässt sich nicht in Geld oder Zeitersparnis beziffern, bemerkt Selinger. "Wir können nicht beweisen, ob ein Vertriebsmitarbeiter einen Auftrag an Land zieht, weil er über das Portal von einem Kundenprojekt erfahren hat." Etwa 1460 Mitarbeiter sind als Portalanwender angelegt, davon zählt Selinger rund 400 zu den aktiven Nutzern. Die Entwicklung hat sich seiner Meinung nach allein schon deshalb gelohnt, da auch andere Gesellschaften des IWKA-Konzerns, wie etwa die in Augsburg ansässigen Firmen Kuka Roboter und Kuka Schweißanlagen, die IWKA Produktionstechnik aus Esslingen sowie die in Berlin beheimatete Forschungseinrichtung Inpro, auf der Grundlage dieser Software eigene Portale errichtet haben.
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Neben den technischen Herausforderungen musste sich das Portalteam bei der IWKA Pacunion vor allem mit der Firmenkultur der aus 19 Unternehmen bestehenden Unternehmensgruppe auseinandersetzen. Das Portalsystem haben Softwareexperten der Firmengruppe in Eigenregie erstellt.