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Bedarfsplanung und Warenwirtschaft ganz oben auf der Prioritätenliste

Tom Tailor schneidert sich eine neue IT

04.07.2003
HAMBURG (qua) - Geringe IT-Kosten sind gut, eine IT, die das Geschäft zu bewältigen hilft, besser. Deshalb führt Burkhard Stuhlemmer, Chief Financial Officer (CFO) des Hamburger Textilunternehmens Tom Tailor AG, derzeit ein neues Warenwirtschaftssystem und eine softwaregestützte Bedarfsplanung ein.

In der deutschen Industrielandschaft ist Tom Tailor eine Ausnahme: Die nicht börsennotierte Aktiengesellschaft meldet ein jährliches Umsatzwachstum im zweistelligen Prozentbereich. So verströmt die im Norden Hamburgs angesiedelte Firmenzentrale Arbeitseifer und gute Laune, die sich zu einem Teil möglicherweise auch auf den 76-prozentigen Frauenanteil an der Belegschaft zurückführen lässt.

Nähmaschinen sucht man bei Tom Tailor vergebens. Wie so viele Textilunternehmen lässt auch der Inhaber diverser Fashion-Labels dort fertigen, wo die Stundenlöhne geringer sind als in Deutschland. In Hamburg werden nur die Kollektionen entworfen und die Schnitte geschaffen; zudem sorgt die Unternehmenszentrale für die Logistik, das Marketing und den Vertrieb sowie die Informationstechnik.

Vom Herren zum Dienstleister

Letztere soll in den nächsten zwei Jahren radikal umgebaut werden. Geplant sind unter anderem ein modernes Warenwirtschaftssystem und die elektronische Vernetzung mit den Vertriebskunden. Das ehrgeizige Projekt hat Stuhlemmer in die Hand genommen. Der Chief Financial Officer kam im Sommer vergangenen Jahres an Bord und verantwortet als Vorstandsmitglied neben dem Personalwesen und dem Controlling auch den IT-Bereich. "Der wurde in der Vergangenheit eher herrschaftlich geführt", erläutert er, "aber jetzt ist die IT dabei, sich zu einem internen Dienstleister zu wandeln." Als Change-Agent soll ein neuer IT-Chef fungieren, der im Laufe dieses Jahres die Arbeit aufnehmen wird.

Bis dahin berichten die acht IT-Experten in der Tom-Tailor-Zentrale direkt an Stuhlemmer. In den Vorstand des Textilunternehmens wechselte der CFO aus der Hamburger Organisations- und IT-Beratung Contesto GmbH. Deren Motto lautet: "Wir haben uns darauf spezialisiert, komplexe Veränderungsprozesse in den Unternehmen beherrschbar zu machen und damit die Chancen der Erneuerung zu nutzen." Dass Tom Tailor einen Bedarf für derartige Dienste hatte, hing mit der wachsenden Diversifizierung des Angebots und vor allem mit dem 1999 erfolgten Einstieg in das Geschäft mit der Damenoberbekleidung zusammen.

Wettbewerbsvorteil durch Hochrechnung

Wohl nirgends ist die sprichwörtliche Schnelllebigkeit des Marktes evidenter als in der Damenmode: Zwölf Kollektionen im Jahr und außerplanmäßige "Flashes" führen die herkömmlichen Begriffe von Bedarfs- und Absatzplanung ad absurdum. Jeden Monat aufs Neue präsentieren die Tom-Tailor-Repräsentanten den Abnehmern - Boutiquen und Kaufhäusern - die aktuellen Ideen der Kreativabteilungen, woraufhin jeweils rund 800 Bestellungen von insgesamt 1350 deutschen und 1300 ausländischen Kunden eingehen. Während die ersten Orders einlaufen, müssen die Einkäufer bereits die Lieferanten beauftragen, womit sie ein mehr oder weniger gut kalkulierbares Risiko eingehen: "Wir können den Monat nicht erst abwarten", schildert Stuhlemmer die Brisanz der Lage.

Den voraussichtlichen Bedarf möglichst schnell hochrechnen zu können ist laut Stuhlemmer nicht nur im Hinblick auf die Time-to-Market, sondern auch wegen der Einkaufsvorteile ein entscheidender Wettbewerbsvorteil: "Wer zuerst ordert, bekommt die Ware zum besten Preis, in der benötigten Menge und der gewünschten Qualität." Nachbestellungen und Stornos seien im begrenzten Rahmen möglich, verbesserten aber nicht gerade das Vertrauensverhältnis zu den insgesamt 70, hauptsächlich in Asien ansässigen Lieferanten.

Bis vor wenigen Wochen erledigte das 1962 als Importeur für Herrenhemden gegründete Unternehmen seine Bedarfsplanung mehr oder weniger intuitiv. Doch allmählich überstieg die Komplexität dieses Vorgangs auch die Fähigkeiten der Spezialisten und ihres "Bauchgefühls". Deshalb sah sich Tom Tailor nach einer Software um, mit der sich die Besonderheiten seines Geschäfts abbilden ließen.

Beispielsweise sollte der designierte Softwarepartner in der Lage sein, ein "Flächenkonzept" zu unterstützen. Unter diesem Fachbegriff versteht die Textilbranche die selbständige Bewirtschaftung eines "Shop in Shop", wie Tom Tailor ihn unter anderem in knapp 100 Häusern der Karstadt-Kette betreibt. Dazu gehört auch die Zusammenstellung einer jeweils eigenen Kollektion, die sich nach dem Standort des Kaufhauses und der Verkaufsfläche ausrichtet. Zudem sollten sich mit der Software auch Kollektionsbereinigungen während des Monats abbilden lassen. Last, but not least hätte das Produkt der Wahl die Nachfragespitzen zu berücksichtigen, die durch die Orders der größten Abnehmer entstehen.

Ergebnisse lassen sich nachvollziehen

Einen geeigneten Partner fand Tom Tailor in TXT E-Solutions. Der in Mailand heimische Softwareanbieter führt auf seiner Kundenliste Unternehmen wie Gucci und Lacoste, ist also in der Textilbranche längst kein Unbekannter mehr. Gegenüber den Marktführern SAP, i2 Technologies und Manugistics grenzt sich TXT, so der im hessischen Gelnhausen ansässige Deutschland-Manager Joachim Gebhardt, nicht nur durch den deutlich günstigeren Anschaffungspreis, sondern auch durch die Anpassbarkeit der abgebildeten Prozesse, letztendlich also durch einen geringeren Schulungsaufwand, ab.

Wie Stuhlemmer bestätigt, liefert die TXT-Software anstelle einer festen Lösung eine Plattform für die Entwicklung eigener Anwendungen. So habe die Tom-Tailor-eigene IT-Mannschaft sowohl die Berechnungsparameter als auch Algorithmen - in Zusammenarbeit mit dem Softwarelieferanten - ausnahmslos selbst entwickelt. Da die eigenen Mitarbeiter auf dem Gebiet der Bedarfsplanung über umfassendes Know-how verfügten, sei ihnen der Plattformcharakter der TXT-Software willkommen.

Von ausschlaggebender Bedeutung war für Stuhlemmer auch die Tatsache, dass sich die Berechnungsergebnisse in der mit TXT erstellten Lösung nachvollziehen lassen: "Sonst erzielen wir schließlich keinen Lernfaktor." Damit die Parameter und Algorithmen laufend angepasst werden können, sei es zwingend notwendig, dass die mit der Pflege des Systems befasste Gruppe von Vertriebs- und Produktionsplanungs-Experten die Abweichung zwischen Vorhersage und Realität auf ihre Ursachen zurückführen könne.

Nicht verhehlen will der Finanzchef, dass auch die vergleichsweise geringen Lizenz- und Implementierungskosten für TXT sprachen. Erste Ergebnisse habe das Projektteam bereits drei Monate nach dem Start vorlegen können. Vom "Ende" der Einführung mag Stuhlemmer in diesem Zusammenhang allerdings nicht reden: "Wir wollen dieses Projekt als Funktion etablieren, sprich: die Lösung schrittweise verfeinern." Der "Demand Planner" von TXT sei an sich kein "lernendes System". Für die Feinjustierung bedürfe es deshalb der menschlichen Intervention. Bei Tom Tailor ist dies die Aufgabe des Vertriebsleiters.

Integration mit Warenwirtschaft

Mit Hilfe der neuen Lösung für die Bedarfsplanung ist das Unternehmen nun in der Lage, jeweils für 30 Tage im Voraus abzuschätzen, wie viele Blusen oder Hemden eines Modells in welchen Größen und Farben es wahrscheinlich absetzen wird. Aus dieser Hochrechnung generiert das System automatisch eine Bestellung, die dann an den jeweiligen Lieferanten übermittelt wird - allerdings nicht, bevor der Vertriebsleiter noch einen Blick darauf geworfen hat.

In Zukunft soll die Bedarfsplanung direkt mit der Warenwirtschaft kommunizieren. Deshalb arbeiten die IT-Fachleute bereits emsig an einer Integration der jeweiligen Datenbasen. Akut wird diese Anforderung allerdings erst im Juli 2004, wenn das neue Warenwirtschaftssystem in Dienst gestellt wird. "Unsere alte, größtenteils selbst entwickelte Warenwirtschaft ist sehr stark an bestimmte Personen gebunden", begründet Stuhlemmer den Wechsel. "Diese Abhängigkeit wiegt ihren Null-Kosten-Vorteil wieder auf."

Schulmäßige Vorgehensweise

Im Gegensatz zur Bedarfsplanung greift Tom Tailor bei der Warenwirtschaft künftig auf eine Komplettlösung zurück. Hier sei der Kenntnisstand einfach noch nicht so hoch wie bei der Bedarfsplanung, so Stuhlemmer. Gerade deshalb machte sich Tom Tailor die Produktentscheidung nicht leicht: Zuerst nahm das Unternehmen seine Geschäftsprozesse auf und glich sie mit allen in Frage kommenden Softwareprodukten ab. Dabei schnitt das Produkt "Intex" von der Intex EDV-Software GmbH in Saarbrücken am besten ab. Anschließend wurde der betroffene Teil der Belegschaft auf dem ausgewählten System geschult und abschließend erst das Pflichtenheft für die Implementierung erstellt. Diese schulmäßige Vorgehensweise offenbart bereits den Einfluss des "gelernten" Unternehmensberaters Stuhlemmer.

Mit der Einführung der beiden "unternehmenskritischen" Softwaresysteme für Bedarfsplanung und Warenwirtschaft sowie einer ebenfalls in Angriff genommenen Lösung für das Produktdaten-Management (PDM) ist die kleine IT-Mannschaft des Textilimporteurs schon sehr stark ausgelastet. Andere Vorhaben müssen deshalb vorerst zurückstehen. Weiter unten auf der To-do-Liste ist beispielsweise das Thema Customer-Relationship-Management (CRM) angesiedelt. "Wir arbeiten zwar gern mit externen Ressourcen, brauchen aber 50 Prozent eigenes Know-how in den Projekten", lautet Stuhlemmers Credo.

Welches Vorhaben priorisiert wird, entscheidet ein Team aus Geschäftsleitung und Vorstand - immer mit Blick auf die Business-Strategie. Aufgabe der IT ist es nach Auffassung des Finanzchefs, Vorschläge für die informationstechnische Umsetzung der Strategie zu machen. Um die begrenzten Ressourcen möglichst effektiv einzusetzen, hat der CFO ein Multiprojekt-Management installiert. Es soll verhindern, dass - wie in der Vergangenheit passiert - etwa 50 Projekte gleichzeitig laufen, für die es weder Personal noch eine vernünftige Dokumentation gibt.

Künftig soll die IT-Abteilung schrittweise vergrößert werden - in Einklang mit dem in der Unternehmenspolitik postulierten "organischen" Wachstum. Allerdings will Tom Tailor in diesem Jahr rund 100 neue Mitarbeiter einstellen. Da könnte auch für die Informatik die eine oder andere zusätzliche Arbeitskraft abfallen. Schließlich hat der Vorstand eingesehen, dass Investitionen in die IT letztlich dem Geschäftserfolg zugute kommen. Und das zahlt sich nach Stuhlemmers Ansicht insbesondere dann aus, wenn die wirtschaftliche Lage weniger rosig aussieht: "Schlechte Zeiten sind Unternehmerzeiten."

Steckbrief

Ziel: verbesserte Vorhersagegenauigkeit bei der Bedarfsplanung, dadurch weniger Überhänge und höhere Auslieferquote.

Unternehmen: Textilimporteur mit 350 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 348 Millionen Euro (2002).

Herausforderung: ein extrem schnelllebiger Markt.

Zeitrahmen: erste Stufe des Demand Planning von Februar bis Mai 2003; Integration mit neuer Warenwirtschaft bis Juli 2004.

Stand heute: Bedarfsplanung läuft produktiv, wird aber weiter verfeinert.

Aufwand: 100000 Euro und ein halbes Mannjahr.

Ergebnis: 40 Prozent weniger Überhang, Auslieferquote bei 98 Prozent (zwei Prozentpunkte besser als vorher).

Basis: "Demand Planner" von TXT E-Solutions auf einem separaten Server, Warenwirtschaftssystem von Intex mit SQL-Datenbanksystem; Clients arbeiten über Citrix Metaframe.

Realisierung: gemeinsam mit den Anbietern.