Stress lass nach

Tipps für mehr Gelassenheit im Alltag

Simone Stargardt ist Inhaberin der  Weiterbildungsakademie carriere & more, einem Bildungsträger für Weiterbildungslehrgänge mit IHK-Abschluss, mit Standorten in Fellbach bei Stuttgart, Mannheim und Würzburg. Die Trainerin und Beraterin ist Expertin für Mitarbeiterführung, modernes Personalmanagement und UQ – Unternehmerintelligenz.
Stress gehört für viele für uns zum Alltag. Sechs Tipps für mehr Gelassenheit.
Öfter mal die Füße hochlegen.
Öfter mal die Füße hochlegen.
Foto: Milan Bruchter - shutterstock.com

Ständig neue E-Mails im Postfach, das Telefon klingelt dauernd und nebenbei wollen Freunde per Whats-App den Grillabend organisieren. Zu allem Überfluss blinken überfällige Aufgaben aus dem Outlook nervig auf dem Bildschirm.

Um einer Überflutung entgehen, kann es helfen, einige feste Strukturen in den Alltag einzubauen:

1. Schreiben
Planen Sie bereits am Vorabend, was am nächsten Tag zu tun ist. Und zwar schriftlich. Was auf der To-do-Liste steht, ist aus dem Kopf. So kann schon die Heimfahrt zur Entspannungszeit werden.

2. Entscheiden
Lernen Sie, sofort zu entscheiden. Priorisieren Sie jede E-Mail, jeden Anruf und jede Aufgabe.

  • Ein "A" steht für dringend und wichtig.

  • Ein "B" für wichtig, aber nicht dringend.

  • Das "C" schreiben Sie hinter jede Aufgabe, die weder wichtig noch dringend ist.

3. Planen
Verpassen Sie den aufgelisteten Aufgaben einen Termin und eine Priorität. Nach der A-, B-, C- Priorität planen Sie so den kommenden Tag:

  • A machen Sie selbst, am besten sofort.

  • B erledigen Sie ebenfalls selbst, verstehen die Aufgabe aber mit einem Termin.

  • Für C sind Sie nicht zuständig. Entweder ist das der Job eines Kollegen. Oder es ist überhaupt kein Job, den Sie erledigen müssen - dann bitte freundlich absagen.

4. Puffern
Dass immer Unvorhergesehenes geschehen kann, wissen wir alle: Ein Meeting wird vorverlegt, ein Kollege, der uns bei einem Projekt unterstützen sollte, wird krank oder die erste E-Mail am Morgen ist eine Reklamation eines wichtigen Kunden. Verplanen Sie den Tag also nie komplett. Lassen Sie etwa 40 Prozent Pufferzeit. Die nutzen Sie für "Auch das noch"-Aufgaben. Brauchen Sie diesen Puffer nicht, können Sie Aufgaben des Folgetages vorziehen.

5. Einteilen
Lesen Sie nicht ständig E-Mails oder Messenger-Nachrichten. Verordnen und planen Sie sich jeden Tag Offline-Zeitblöcke, um konzentriert etwas abarbeiten zu können. Sprechen Sie sich mit Kollegen ab, die in dieser Zeit für Sie ans Telefon gehen. Bieten Sie Ihren Kollegen an, das Gleiche für sie zu tun.

6. Reagieren
Beantworten Sie in den geplanten Kommunikations-Zeiten ihre Mails und rufen Sie zurück. Wo es möglich ist, antworten Sie dem Absender oder Anrufer direkt. Brauchen Sie noch Input von einer anderen Abteilung oder einem Zulieferer, geben Sie einen Termin an, bis wann Sie ein Ergebnis liefern können.

Dieses Prinzip kann Ihnen helfen, im Alltag gelassener zu bleiben. Durch Priorisieren, Planen und Puffern gewinnen Sie Sicherheit, weil Sie wissen, wann welche Aufgabe zu erledigen ist. Außerdem gewinnen Sie Zeit, über die Sie dann frei entscheiden können.