Ratgeber Meeting-Kultur

Tipps für effiziente Besprechungen

17.11.2019
Von 
Betsey Banker ist Wellness Market Managerin und Zertifizierte Worksite Wellness Spezialistin bei Ergotron.
Meetings sind unbeliebt: Teilnehmer empfinden sie oft als sinnlos und haben das Gefühl, die Zeit für andere Aufgaben besser nutzen zu können. Doch es gibt einfache Mittel, Besprechungen effektiver und weniger statisch zu gestalten. Welche, lesen Sie hier.

71 Prozent der Führungskräfte glauben, dass Besprechungen unproduktiv und ineffizient sind, so das Ergebnis einer Umfrage der "Harvard Business Review". Doch ein Teil des Problems sind vielleicht nicht einmal die Meetings selbst, sondern die sozialen Normen der klassischen Meeting-Kultur.

Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter ermutigen, während Meetings aufzustehen und sich zu bewegen.
Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter ermutigen, während Meetings aufzustehen und sich zu bewegen.
Foto: JP WALLET - shutterstock.com

So sind die meisten Konferenzräume heutzutage mit einem langen Tisch und einem Dutzend Bürostühlen ausgestattet. Solche Umgebungen laden nicht gerade dazu ein, kreativ zu werden, sondern signalisieren Konformität, Eintönigkeit und Statik. Dabei genügen bereits einige kleine Veränderungen, um dieses klassische Muster zu durchbrechen und mehr Effizienz, Dynamik und Abwechslung in Besprechungen mit Kollegen zu bringen. Im Folgenden drei Tipps, mit deren Anwendung Meetings produktiver gestaltet werden können.

1. Mehr Effizienz: Besprechungszeiten verkürzen

Arbeitnehmer teilen den Arbeitstag häufig in 30- oder 60-minütige Blöcke ein und überschätzen infolgedessen, wie viel Zeit sie benötigen, um gesetzten Ziele zu erreichen. Wortwörtlich "stundenlange" Meetings gilt es deshalb zu vermieden. Für klassische Statusbesprechungen ist es stattdessen ratsam, lediglich 15 Minuten zu blocken, um Highlights rasch durchzugehen. Bei Strategiebesprechungen sollten Führungskräfte zunächst die ersten zwei bis drei Ziele vorgeben und ein Whiteboard verwenden, um den Fortschritt der Teambesprechung zu erfassen. Es genügt, hierfür nicht mehr als 45 Minuten einzuplanen und den Kollegen auch stets 15 Minuten Zeit zu geben, um rechtzeitig zum nächsten Termin zu kommen.

2. Mehr Dynamik: Klassische Sitzordnung abschaffen

2018 führte Apple CEO Tim Cook für das gesamte Unternehmen ergonomische Steh-Sitz-Arbeitsplätze ein, um die Gesundheit der Mitarbeiter zu fördern. Diese Art der Unternehmenskultur sollte sich bis in den Konferenzraum erstrecken. Eine Studie von Wissenschaftlern der Washington University zeigte, dass in Meetings, bei denen die Teilnehmer zwischendurch aufstehen konnten, Mitarbeiter mehr Begeisterung für die Arbeit verspürten als in Meetings, bei denen sie ausschließlich saßen. Zudem unterstützt die Bewegung am Arbeitsplatz maßgeblich die Konzentrationsfähigkeit. Dies ist ein Grund, weshalb Betriebe ihre Mitarbeiter ermutigen sollten, während der Meetings aufzustehen und sich zu bewegen, sei es bei einem längeren Brainstorming oder der Zusammenfassung der Ergebnisse des letzten Quartals. Hierfür kann beispielsweise das bestehende Konferenzraum-Setup mit höhenverstellbaren Möbeln ergänzt werden.

Eine weitere Möglichkeit für mehr Dynamik bei Besprechungen sind kurze Walking- oder Steh-Meetings, um die Prioritäten der Woche durchzugehen. Wenn Mitarbeiter zwischendurch ihre Schreibtische verlassen und damit auch die Ablenkungen des Tagesgeschäfts zurücklassen, können sie sich besser auf das Teamgespräch konzentrieren.

3. Mehr Abwechslung: Meetings nicht immer am gleichen Ort

Wenn stets der gleiche Ort für jede Teamzusammenkunft genutzt wird, neigen Mitarbeiter dazu, in einen standardisierten Meeting-Modus zu verfallen. Dieser "Autopilot" muss nicht unbedingt schlecht sein, etwa in routinemäßigen Update-Meetings. Wenn es aber darum geht, komplexe Probleme zu diskutieren und eine schnelle und zugleich durchdachte Lösung zu entwickeln, ist es wichtig, den Autopiloten abzustellen. Hierfür bietet es sich an, bestimmte Meetings an einen anderen Ort als den klassischen Konferenzraum zu verlegen, um in einer neuen Umgebung frische Ideen und Perspektiven zu entwickeln.

Führungskräfte müssen es vormachen

Um die Vorteile einer neuen Meeting-Kultur voll auszuschöpfen, müssen Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen, da sich Mitarbeiter ansonsten gegebenenfalls nicht befugt fühlen, ihr eigenes Verhalten zu ändern. Unternehmen sollten offizielle Richtlinien erstellen, die einen aktiven Arbeitstag unterstützen, beispielsweise eine geplante Bewegungspause bei langen Besprechungen. In Meetings sollten Führungskräfte ihr Team auch ausdrücklich ermutigen, aufzustehen und sich zu bewegen sowie diejenigen anerkennen, die es tun.

Meetings sind ein unverzichtbarer Aspekt der Teamarbeit. Um Projekte voranzubringen und Probleme zu lösen, müssen Mitarbeiter regelmäßig miteinander kommunizieren. Aber es besteht keine Notwendigkeit, sie in eine Umgebung zu zwingen, die nicht produktivitätsfördernd ist. Wenn Führungskräfte sich von einigen klassischen Meeting-Normen lösen, können sie Besprechungen für alle Beteiligten sowohl angenehmer als auch zeiteffizienter und produktiver gestalten.