Wartungsgebühren und Releasewechsel können böses Erwachen bereiten
Wer ein zukunftsfähiges ERP-System einführen möchte, hat ein berechtigtes Interesse daran, seine Software so aktuell wie möglich zu halten, um von neuen Funktionen maximal zu profitieren. Je nach Anbieter unterscheiden sich die in den Wartungsgebühren inkludierten Leistungen immens.
Werden mit den Wartungsgebühren beispielsweise nur Minority Updates (zum Beispiel von Version 2.1 auf 2.2) oder ganze Releasewechsel (zum Beispiel von Version 2.5 auf 3.0) abgedeckt? Sind Fehlerbehebungen (sogenannte Patches) enthalten? Macht der Anbieter eventuell einen Unterschied bei den Kosten zwischen Server- und Client-Updates?
Ein Blick auf die Supportqualität lohnt sich ebenfalls. Je nach Anbieter können beispielsweise telefonische Hotlines oder ein Zugriff zum Helpdesk nicht in den Wartungsgebühren enthalten sein, sondern müssen zusätzlich beauftragt werden. Und selbst wenn der telefonische Support enthalten ist, sollten man abklären, ob es einen lokalen Ansprechpartner gibt. Supportkosten werden seitens der Anbieter gerne durch Callcenter im Ausland minimiert. So müssen sich Anwender unter Umständen mit Supportmitarbeitern herumschlagen, die weder Befugnis noch Know-How besitzen, in Notsituationen zu helfen.
Das kostspieligste und gleichzeitig wichtigste Thema in diesem Bereich sind jedoch die Releasewechsel. Sie können nur langfristig von der Weiterentwicklung Ihrer ausgewählten Software profitieren, wenn Sie nicht durch erhöhte Kosten vom Wechsel in das nächste Release abgehalten werden. Für die monetäre Bewertung des Angebots ist es letztendlich nicht nur relevant, ob der Releasewechsel im Wartungsvertrag enthalten ist, sondern vor allem, ob kundenspezifische Erweiterungen in der Software kostenfrei auch in die nächste Version übernommen werden. Trifft dies nicht zu, fallen erneut Kosten für die Neuentwicklung der Anpassungen an. Diesbezüglich gilt es auch abzuklären, inwieweit Entwicklungsleistungen die Wartungsgebühr erhöhen und was dadurch wiederum abgedeckt ist. Betrachtet man nun für eine neueingeführte ERP-Software eine Laufzeit von bis zu 15 Jahren und pessimistisch veranschlagt zwei bis drei Releasewechsel, entstehen in dieser Zeit enorme finanzielle Hürden, um konsequent vom Fortschritt der Software zu profitieren.
ERP-Angebote intelligent hinterfragen und prüfen
Sicherlich sind die oben genannten Aspekte nicht vollständig und unterscheiden sich mitunter enorm je nach Auswahlsituation, Größe des Unternehmens und zu vergleichenden ERP-Systemen. Dennoch gilt grundsätzlich: Anwender sollten die aufgezählten Angebotspositionen immer kritisch hinterfragen. Die reine Fokussierung auf den angebotenen Preis als Entscheidungskriterium rächt sich unter Umständen in Form von Innovationsstau, zusätzlichen Kosten oder einer ERP-Einführung, die keinen Mehrwert für Ihr Unternehmen liefert. Nur der Einbezug möglichst vieler Faktoren über die gesamte Einsatzzeit der ERP-Software führt zu einem realistischen ERP-Angebotsvergleich und letztendlich zu einer zufriedenstellenden ERP-Einführung.