Powerpoint

Tipps für die perfekte Präsentation

17.03.2011
Wer bei der Sesamstraße gut aufgepasst hat, kann bei der Präsentation wenig falsch machen. Powerpoint-Profi Simon Schoop verrät sein Rezept für die perfekte Präsentation.
Powerpoint, Notebook, Beamer und fertig ist die Präsentation? Ganz so einfach ist es dann doch nicht...
Powerpoint, Notebook, Beamer und fertig ist die Präsentation? Ganz so einfach ist es dann doch nicht...
Foto: Fotolia.de/Dmitry Goygel-Sokol

Simon Schoop arbeitet seit 1999 mit Microsoft Powerpoint und weiß aus eigener Erfahrung, wie zeitaufwändig es ist, gute Präsentationen zu erstellen: nicht überladen, klar in der Aussage und mit dem berühmten roten Faden. "Ich verbringe auch heute noch mehr Zeit mit Powerpoint als mit meiner Frau und meinen Kindern", sagt der Geschäftsführer der henscho group GmbH augenzwinkernd über sich. Sein Startup bietet darum einen Online-Service an, der kleinen und mittelständischen Firmen hilft, Powerpoint-Präsentationen zu erstellen. Für die COMPUTERWOCHE hat Schoop einige Tipps für die perfekte Präsentation zusammengestellt:

Simon Schoop, Henscho Group: "Wer mit Powerpoint gut präsentieren will, sollte zunächst die W-Fragen beantworten."
Simon Schoop, Henscho Group: "Wer mit Powerpoint gut präsentieren will, sollte zunächst die W-Fragen beantworten."
Foto: 4-advice

Wer eine Präsentation erstellt, sollte sich vorab fragen, was er mit dieser erreichen will. Gut geeignet zur Vorplanung sind die W-Fragen, die die meisten von uns schon aus der Sesamstrasse kennen: Wer, wie, was - wieso, weshalb, warum ?

Wer?

Wer liest die Präsentation, wer bekommt sie vorgetragen? Handelt es sich um Menschen, die eine gewisse Vorbildung in dem Thema haben oder nicht? Ist eine stärker bildliche Sprache der Präsentation hilfreich? Oder sollten Daten und Fakten im Vordergrund stehen? Wenn Sie wissen, wen Sie mit der Präsentation erreichen wollen, tun Sie sich viel leichter in der Wort- und Bildwahl.

Wie?

Das "Wie" ist auch eine Frage der Schriftgröße. Kleine Größen von 12 oder 10 Punkt machen nur Sinn, wenn die Präsentation ausgedruckt wird und an einem Tisch zwischen zwei bis drei Personen etwa als Ergebnisdokumentation eines Projekts diskutiert wird. Für eine Präsentation vor einem größeren Auditorium sollten Sie Schriftgrößen von 16 Punkt und mehr wählen, damit auch die Zuhörer in den hinteren Reihen noch etwas erkennen können.

Um das richtige "Wie" für Ihre Präsentation zu wählen, sollten sie auch an die Software denken, die Ihr Chef, Kunde oder Geschäftspartner nutzt. Wissen Sie nicht, ob Ihr Kunde bereits mit der aktuellen Powerpoint Version 2010 arbeitet, speichern Sie die Präsentation immer als ältere Version zur Versendung. Aber Achtung: Die Dateigröße kann sich bei diesem Speichervorgang stark vergrössern. Verschicken Sie die Präsentation am besten als PDF-Datei, damit sie beim Empfänger genauso angezeigt wird wie bei Ihnen. Bei der Verwendung von Freeware, mit der PDF-Dateien über die Druckfunktion erzeugt werden, kann es aber vorkommen, dass einige Zeichen nicht korrekt dargestellt werden und aus den Bullet Points der Punktlisten auf einmal Paragrafen-Zeichen werden…

Benutzen Sie einen Schriftsatz, der nicht standardmässig mit Microsoft Office ausgeliefert wird, dann zeigt Powerpoint die Schriftsätze meist in Arial an. Dadurch können wodurch unschöne Formatierungen entstehen. Hier gibt es eine einfache Abhilfe: Gehen Sie auf "Start/ Speichern Unter" auf den unscheinbaren "Tools" Button neben der Speichern-Schaltfläche. Dort klicken Sie auf "Optionen speichern" und markieren links den Tab "Speichern". Nun sehen Sie als letzten Menüpunkt eine Option "Schriftarten in Datei einbetten". Hier sollten Sie nun den Haken setzen und "Alle Zeichen einbetten" auswählen. Dann kann der Empfänger Ihrer Präsentation auch mit Ihrer Präsentation so weiter arbeiten, als hätte er Ihren Schriftsatz bei sich auf dem Computer installiert. Auch hier sollte man allerdings vor dem Versenden an den Empfänger nochmals die Dateigröße kontrollieren, da sich durch das Einbetten der Schriftart die Datei vergrößern kann.

"Die Optik der Präsentation sollte immer den Inhalt unterstützen und unterstreichen, nur so erreichen Sie die maximale Wirkung und den angestrebten "Wow"-Effekt beim Adressaten Ihrer Präsentation", sagt Schoop.

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