Produktiver mit Social Software aus der Cloud
Für höhere Produktivität, bessere Zusammenarbeit sowie eine transparente und reibungslose Kommunikation soll künftig vor allem Social Enterprise Software wie Chatter oder Yammer mit Hilfe von Funktionen sorgen, die man aus Twitter, Facebook und Co. kennt. Anwender können hier Nutzerprofile anlegen, Gruppen beitreten und Personen, Projekten sowie Dokumenten folgen. Auch Echtzeit-Feeds mit den Status-Updates der Kollegen stehen im Vordergrund. Bei Chatter ist es zudem möglich, Abstimmungen zu erstellen, damit jedes Teammitglied seine Meinung über ein bestimmtes Thema äußern kann.
Das Software-Unternehmen Canto, bekannt für seine Bild-Datenbank Cumulus, setzt Salesforce Chatter zur internen Zusammenarbeit und seit kurzem auch zur Kooperation mit externen Vertriebspartnern ein. Derzeit nutzen rund 50 Mitarbeiter das Tool, die in Vertrieb und Support direkt mit den Kunden zu tun haben. Da Salesforce Chatter als neue Funktion in seine Gesamtlösung integrierte, entstanden für Canto keine Zusatzkosten. "Chatter setzte sich anfangs eher viral bei uns durch; das wurde nicht zentral von oben gesteuert", erinnert sich Hans-Dieter Schädel, CFO von Canto. "Jetzt haben sich unsere Prozesse etwa bei der Auftragsbearbeitung damit stark verbessert."
Während früher zum Beispiel wegen offener Rechnungen rege Mails ausgetauscht wurden, schreiben die Mitarbeiter jetzt bei Chatter ihre Mitteilungen zum Fall direkt in den Kundendatensatz. Jeder berechtigte Kollege kann im Activity Stream den gesamten Kontext sehen, direkt antworten, den Datensatz bearbeiten und die Änderungen dokumentieren und kommunizieren. Im Activity Stream erscheinen auch Meldungen zu geänderten Datensätzen oder abgeschlossenen Support-Fällen. "Auf diese Weise ist jeder berechtigte Nutzer immer auf dem neuesten Stand. Zudem ist die Kommunikation direkt mit den Prozessen und Kundendaten integriert und läuft nicht in einem eigenen Kanal wie zum Beispiel E-Mail", erläutert Schädel.
- 6 Wege zu besserer Zusammenarbeit
Mit einem Appell zu "Extreme Collaboration" rufen die Analysten zu intensiverer Kommunikation auf - etwa mittels Crowdsourcing und Social-Media-Analysen. - 1. Web-basierter Collaboration einen Platz verschaffen:
Der Einsatz virtueller und web-basierter Collaboration im Arbeitsalltag der Mitarbeiter sollte nach Gartner-Einschätzung aktiv befördert werden. Die Analysten raten dabei zum Experimentieren. Ein Ansatz sei die gezielte Auswahl einer bislang auf traditionellem Wege – also durch persönliche Meeting oder E-Mail – erledigten Aktivität. Die Mitarbeiter sollten dazu ermuntert werden, diese Tätigkeit künftig möglichst via web-basierter Collaboration zu erledigen. - 2. Near-Real-Time-Communication nutzen:
Stimuliert werden sollte laut Gartner auch die fast in Echtzeit verlaufende Kommunikation in den sozialen Netzwerken – also das Bloggen, Twittern oder Updaten von Facebook-Seiten. „Das Etablieren von Real-Time Communication-Gewohnheiten am Arbeitsplatz ermöglicht einen freieren Informationsfluss und proaktivere Mitteilungen, so dass die Leute schneller auf unerwartete Ereignisse und Störungen antworten können“, so die Analysten. - 3. Crowdsourcing und populäre Social-Media-Tools nutzen:
Als Trigger für einen dynamischen Gedankenaustausch zu einem aktuellen Problem empfiehlt Gartner, einen “Tweet Jam” ins Leben zu rufen. Man müsse nur einen Zeitrahmen und ein Thema festlegen und die Mitarbeiter zur Teilnahme am Brainstorming animieren. „Anders als bei Diskussionen im Meeting Room wird die Kommunikation festgehalten“, so Gartner. - 4. Belohnungssysteme verändern:
Statt alleine individuelle Leistungen und punktuelle Erfolge zu honorieren komme es bei XC darauf an, auch kollaboratives Handeln im Team zu belohnen, das zur Lösung komplexer Probleme beiträgt. „Der Einsatz von Collaboration-Technologien macht es auch einfacher, gemeinschaftliches Verhalten nachzuverfolgen und direkt mit den erreichten Resultaten zu verknüpfen“, so Gartner. - 5. Messungen mit Social Network Analysis:
Mit Social Network Analysis (SNA) und manchen Social-Media-Seiten lässt sich der Einfluss bestimmter Menschen in sozialen Netzwerken beobachten. Eine XC-Kultur basiere auf Offenheit, Vertrauen und gegenseitigem Respekt, erläutert Gartner. SNA sei eine Technik, die bei der Identifizierung starker sozialer Netzwerke mit dieser Grundlage helfe. - 6. Kick-Start durch Gruppen-Events:
Mit Hilfe weniger einfacher Schritte kann man laut Gartner Mitarbeiter aus der Komfortzone holen und zum Ausprobieren neuer Arten von Collaboration und Interaktion bewegen. Ein Beispiel sei es, interne Experten via mobiler Videos in Meetings zu holen. E-Mail könnte für eine bestimmte Zeitspanne intern abgeschaltet werden. Auch Gamification – also der Einsatz Computerspiel-basierter Techniken – sei eine Möglichkeit, alte Gewohnheiten aufzubrechen, so Gartner.
Optimierte Prozesse
Mittlerweile hat Canto über Chatter Communities auch seine externen Vertriebspartner mit eingebunden. Dazu der CFO: "Da die Kommunikation nicht mehr per Mail erfolgt, können wir schneller reagieren und sind unabhängiger vom Medium. Der Zugriff ist auch über das Smartphone möglich." Neben der direkten Kommunikation in Datensätzen nutzt Canto Chatter für Diskussionsgruppen, den Austausch von Informationen und Daten, die Vernetzung von Experten oder in ersten Ansätzen auch im Projektmanagement.
Laut PAC-Analyst Stiehler lohnt sich (Social) Collaboration vor allem für Unternehmen, die an komplexen Projekten arbeiten, in denen schneller Wissensfluss gefragt ist. "Diese Tools aus der Cloud helfen Basisprozesse etwa in der Beschaffung oder im Marketing zu optimieren, da sich Mitarbeiter unmittelbar mit Experten in Verbindung setzen und damit schneller Entscheidungen treffen können", sagt Stiehler. Die Collaboration-Lösungen dienen damit auch als Bindeglied zwischen Fachabteilungen.
Neuer Service Datenspeicher
Neben den umfangreichen Cloud Collaboration-Tools wie Chatter, SharePoint Online & Co. entstanden in letzter Zeit neue, einfache Services wie sichere Datenspeicher. Der Geschäftsreise-Anbieter Carlson Wagonlit Travel (CWT) etwa nutzt den SSP Secure Data Space als Plattform für den sicheren und schnellen Datenaustausch mit seinen Kunden sowie intern für den länderübergreifenden Datentransfer. Darunter befinden sich monatliche Berichte, Verträge oder Auszüge aus Profil-Datenbanken.
Foto: SSP Europe / Carlson Wagonlit Travel
"Die Dateien sind für den Austausch per E-Mail zu groß. Um unsere Prozesse zu beschleunigen, suchten wir nach einer sicheren Plattform in der Cloud, für die kein Administrationsaufwand anfällt", erklärt Silke Bellof, Director IT Central Europe bei CWT.
Organisation muss sich mit verändern
Collaboration-Tools sind technisch schnell implementiert. Doch damit allein ist es nicht getan. Meist ist wegen der veränderten täglichen Arbeitsabläufe auch ein Umdenken in der Organisation gefordert. "Es geht um Change Management und darum, die Mitarbeiter vom Mehrwert der neuen Lösung zu überzeugen. Weiterhin werden teilweise Hierarchien aufgebrochen", erläutert Stiehler. Wichtig ist dabei das Vertrauen gegenüber den Mitarbeitern, dass sie diese Tools verantwortungsvoll und klug einsetzen. Auf der anderen Seite stehen klare Vorgaben durch das Management und Regeln, die den Sicherheitsinteressen des Unternehmens Rechnung tragen. Die große Herausforderung liegt darin, den Spagat zu meistern und eine Balance zwischen Freiheit und Kontrolle zu finden.
Sicherheit als Kardinalfrage
Der wohl größte Hemmschuh für den Einsatz einer Cloud-Lösung in Unternehmen ist das Thema Datensicherheit, nicht zuletzt nach den Enthüllungen über PRISM & Co. Firmen, die ihre Daten nach außen geben, müssen ihrem Cloud-Anbieter vertrauen. Dazu benötigen sie transparente Informationen über die technischen, organisatorischen und vor allem rechtlichen Rahmenbedingungen einschließlich der Sicherheitskonzeption.
Die Rechenzentren der Cloud-Anbieter bieten redundante Backups und unterliegen meist hohen technischen wie organisatorischen Sicherheitsstandards und sind zertifiziert nach ISO 27001 und SAS 70 Type II. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen müssen sich daher fragen, ob sie zu den Kosten der Cloud-Lösung in der Lage wären, in ihren eigenen Rechenzentren selbst die Hochverfügbarkeit und Sicherheit für die Daten auch für den mobilen Zugriff von außen gewährleisten könnten.
Ausführliche Informationen zu diesem Themenkomplex finden Sie im Beitrag "Juristische Hürden bei Cloud-Collaboration-Lösungen".
Auswahl der Lösung
Das Angebot an Cloud-Lösungen für bessere Zusammenarbeit ist sehr vielfältig. Zu nennen sind hier Microsoft Office 365 oder IBM Smart Cloud, die im Gesamtpaket alles bieten, was Unternehmen für die bessere Zusammenarbeit benötigen. Dabei ist es möglich, die komplette Suite oder Module einzeln zu buchen, etwa für virtuelle Teamräume oder die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Web- und Videokonferenzen oder andere Formen der Echtzeitkommunikation. Auch Cisco und Oracle bieten ähnliche Lösungen an. (sh)
Für die einzelnen Collaboration-Module gibt es eine Unmenge Anbieter. Hier einige Beispiele:
- Team-Collaboration
Google Docs, Microsoft SharePoint - Web- und Videokonferenzen
Cisco WebEx, Citrix GoToMeeting, Microsoft Lync Online - Datenspeicher / -austausch
SSP Secure Dataspace, CenterDevice - Enterprise Social Software
IBM Connections, Jive Software, Microsoft Yammer, Salesforce Chatter - Team-Collaboration
Google Docs, Microsoft SharePoint - Web- und Videokonferenzen
Cisco WebEx, Citrix GoToMeeting, Microsoft Lync Online - Datenspeicher / -austausch
SSP Secure Dataspace, CenterDevice - Enterprise Social Software
IBM Connections, Jive Software, Microsoft Yammer, Salesforce Chatter
Zum Schluss noch einige wertvolle Tipps, was Anwender beim Umzug ihrer Groupware-Lösung in die Cloud zu beachten haben:
- Checkliste für den Groupware-Umstieg
Collaboration- und Groupware-Lösungen eignen sich gut für den Cloud-Einsatz und sind bereits weit verbreitet. Doch bei aller Routine sollten Anwender den Umzug in die Cloud gut planen und vorbereiten. - Neben dem Preis ...
... unterscheiden sich Anbieter stark in Sachen Mindestvertragslaufzeiten und Einrichtungsgebühren. - Achten Sie darauf, ...
... dass der Anbieter eine aktuelle Softwareversion zur Verfügung stellt. - Bevorzugen Sie Anbieter ...
... mit Service-Level-Agreements, die eine garantierte Verfügbarkeit des Dienstangebots spezifizieren. - Vereinbaren Sie im ...
... Vorfeld ein Beratungsgespräch – besonders, wenn Sie spezielle Integrationsanforderungen haben. - Achten Sie auf Kontaktmöglichkeiten ...
... und Reaktionszeiten beim Support. Nutzen Sie Gelegenheiten, beides zu testen. - Informieren Sie sich, ...
... ob und zu welchen Konditionen der Dienstleister Sie bei der Migration Ihrer Infrastruktur unterstützt. - Achten Sie auch ...
... auf versteckte Kosten und nicht enthaltene Leistungen. - Zusatzdienste wie Spam-Schutz, ...
... rechtssichere E-Mail-Archivierung oder eine eigene Domain sind ebenfalls nicht in jedem Angebot enthalten. - Informieren Sie sich darüber, ...
... welche Möglichkeiten zur eigenständigen Administration und Nutzerverwaltung bestehen. - Achten Sie darauf, ...
... dass die von Ihnen benötigten Schnittstellen angeboten werden. - Vermeiden Sie eine zu enge Bindung ...
... an einen Anbieter, indem Sie sicherstellen, dass Sie jederzeit Zugriff auf alle Daten haben. - Informieren Sie sich über ...
... Backup-Strategien und Pläne zur Ausfallsicherheit. - Holen Sie Auskunft zum ...
... Server-Standort sowie zu Datenschutzmaßnahmen ein. - Checkliste für den Groupware-Umstieg
Collaboration- und Groupware-Lösungen eignen sich gut für den Cloud-Einsatz und sind bereits weit verbreitet. Doch bei aller Routine sollten Anwender den Umzug in die Cloud gut planen und vorbereiten. - Neben dem Preis ...
... unterscheiden sich Anbieter stark in Sachen Mindestvertragslaufzeiten und Einrichtungsgebühren. - Achten Sie darauf, ...
... dass der Anbieter eine aktuelle Softwareversion zur Verfügung stellt. - Bevorzugen Sie Anbieter ...
... mit Service-Level-Agreements, die eine garantierte Verfügbarkeit des Dienstangebots spezifizieren. - Vereinbaren Sie im ...
... Vorfeld ein Beratungsgespräch – besonders, wenn Sie spezielle Integrationsanforderungen haben. - Achten Sie auf Kontaktmöglichkeiten ...
... und Reaktionszeiten beim Support. Nutzen Sie Gelegenheiten, beides zu testen. - Informieren Sie sich, ...
... ob und zu welchen Konditionen der Dienstleister Sie bei der Migration Ihrer Infrastruktur unterstützt. - Achten Sie auch ...
... auf versteckte Kosten und nicht enthaltene Leistungen. - Zusatzdienste wie Spam-Schutz, ...
... rechtssichere E-Mail-Archivierung oder eine eigene Domain sind ebenfalls nicht in jedem Angebot enthalten. - Informieren Sie sich darüber, ...
... welche Möglichkeiten zur eigenständigen Administration und Nutzerverwaltung bestehen. - Achten Sie darauf, ...
... dass die von Ihnen benötigten Schnittstellen angeboten werden. - Vermeiden Sie eine zu enge Bindung ...
... an einen Anbieter, indem Sie sicherstellen, dass Sie jederzeit Zugriff auf alle Daten haben. - Informieren Sie sich über ...
... Backup-Strategien und Pläne zur Ausfallsicherheit. - Holen Sie Auskunft zum ...
... Server-Standort sowie zu Datenschutzmaßnahmen ein.