Wie der Anbieter Tangro Software Components erklärt, finden bei Tangro IM Dokumentenanalyse und Datenabgleich direkt im SAP-System statt. Dadurch seien aufwändige Systemlandschaften, die sonst für eine Dokumenten-Klassifikation bereitgestellt und administriert werden müssen, nicht erforderlich. Stamm- und Bewegungsdaten bleiben im SAP-System und müssen nicht über Schnittstellen anderen Applikationen zur Verfügung gestellt werden, heißt es aus Heidelberg. Das SAP-Add-on soll die Durchlaufszeiten verkürzen und Doppelarbeiten sowie Medienbrüche vermeiden. Es unterstützt Papierrechnungen, die gescannt und mit OCR ausgelesen werden, sowie PDF-Rechnungen via E-Mail und elektronische Rechnungen im IDoc-Format, SAPs Standard-Schnittstelle zur Datenübergabe.
Das Rechnungsdokument steht Tangro IM zusammen mit dem entsprechenden PDF für die Textinterpretation zur Verfügung. Die Analyse der Rechnungsdaten basiert laut Anbieter auf dem so genannten Freiformansatz. Die Lösung erkennt dabei die Kopf- und Positionsdaten des Dokuments und validiert sie mit den hinterlegten Daten in SAP zu Kreditoren und möglichen Bestellungen, mit oder ohne Wareneingang. Gestützt auf eine Vielzahl von Plausibilitäten erzeugt das System einen Vorerfassungsbeleg. In einer zentralen Transaktion werden dann die relevanten Informationen für alle Rechnungsbelegarten zur Rechnungsprüfung dem Sachbearbeiter in einer zentralen Ansicht zur Verfügung gestellt. Bei Bedarf kann der Anwender das Dokument mittels "drag and drop" korrigieren. Dieses "Lernergebnis" wird bei nachfolgenden Rechnungen desselben Lieferanten berücksichtigt, erklärt Tangro und weist auf die kontinuierliche Verbesserung der Interpretationsergebnisse hin, die sich daraus ergeben soll.
Einbindung von Mitarbeitern ohne SAP-Zugang
Durch das Workflow-Tool "Tangro IM Web" können darüber hinaus auch Mitarbeiter in die Prozessabläufe eingebunden werden, die keinen SAP-Zugang haben. Diese Komponente soll alle nötigen Funktionen für einen standardisierten oder individualisierten Freigabe- und Kontierungs-Workflow bieten. Dabei setzt sie für Workflow-Nachrichten wahlweise E-Mail oder den "SAP Business Workplace" ein. Der komplette Workflow-Prozess wird dabei gemeinsam mit dem gebuchten FI-Beleg archiviert.