MÜNCHEN (COMPUTERWOCHE) - Die Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft vereinfacht ihren Schriftverkehr mit einer Korrespondenz-Management-Lösung, die sie in Zusammenarbeit mit T-Systems entwickelt hat. Sie stellt den Mitarbeitern via Web-Services einheitliche Briefvorlagen zur Verfügung und beschleunigt mittels automatisierten Workflows den internen Freigabeprozess. Das System bindet Fachanwendungen des Rückversicherers in Microsofts Office-Anwendungen wie "Word" und "Outlook" ein. Die Nutzer können so aus den Programmen heraus auf Kundenadressen und Vertragsinformationen sowie eine Sammlung vorgefertigter Textbausteine zugreifen. Beim Anlegen eines Dokuments fragt die Lösung den Zweck des jeweiligen Schreibens ab und fügt passende Textbausteine und Kundendaten automatisch ein.

"Bei acht Landessprachen, mehreren Tochtergesellschaften und etwa 15 verschiedenen Dokumentenarten mussten wir bislang einige hundert Vorlagen verwalten", erklärt Christa Mauer, verantwortliche Referatsleiterin für die Korrespondenz-Management-Lösung bei der Münchener Rück. Das neue System arbeite hingegen nur mit einer Vorlage, die sich dem Verwendungszweck selbstständig anpasse und automatisch allen hauseigenen Vorschriften genüge.

Daneben unterstützt die Lösung den Freigabe- und Zeichnungsprozess. Mitarbeiter können ihre Unterschrift in das Dokument einfügen oder ihre Zustimmung markieren. Anschließend schicken sie den Brief zur nächsten Freigabestation. Der Versand an den Kunden erfolgt anschließend per E-Mail oder Fax aus MS-Outlook. (rg)