Sich ständig ändernde Marktanforderungen und eine stärkere Service-Nachfrage der Kunden verlangen insbesondere im Vertriebsbereich erhöhte organisatorische Aufmerksamkeit. Die Unterstützung durch geeignete Computerprogramme kann die notwendige Flexibilität schaffen, wie Dieter Große-Kreul* an einem Anwendungsbeispiel aufzeigt.

Die Expansion eines Produktprogrammes mit einer Vielzahl von Serienvarianten und häufigen Sonderausführungen bringt häufig insbesondere den Vertrieb in Bedrängnis. Die Friedrich Deckel AG aus München hat dem so entstehenden Bottleneck frühzeitig Computer-Support entgegengesetzt und dabei gleichzeitig andere Unternehmensbereiche in die DV integriert.

Die Deckel AG beschäftigt 2300 Mitarbeiter und unterhält fünf Betriebsstätten in der Bundesrepublik. Das Produktprogramm mit einer Vielzahl von Serienvarianten und häufigen Sonderausführungen expandiert nach wie vor stark. Rund 35000 Artikel sind zu verwalten, daneben steht eine Datei mit 32500 Kunden; pro Tag sind etwa 320 Aufträge abzuwickeln. Für dieses Leistungsspektrum hieß es, eine bedarfsorientierte, durchgängige DV-Organisation zu schaffen. Der Startschuß dazu fiel bereits 1984.

Für die Verkaufsabwicklung wie auch im After-Sales-Bereich gehörten schnelles Reagieren und hohe Termintreue zu den Forderungen des Managements. Die Münchner Werkzeugmaschinen-Hersteller bieten einen 24-Stunden-Service: In diesem Zeitraum erstellen die Service-Mitarbeiter anhand der kundenspezifischen Maschinendaten eine Analyse, führen die Bestellung durch und liefern die Ersatzteile aus.

Eine DV-technisch durchgängige Abwicklung und Auslieferung bis hin zur Rechnungslegung - mit der Verarbeitung aller notwendigen Daten der tangierenden Bereiche wie Disposition, Einkauf, Fertigung und Montage, Lager und Rechnungswesen - prägten das Anforderungsprofil. Zudem sollte das Vertriebsgeschehen durch aktionsbezogene Auftragsabwicklung transparent gemacht und die Papierflut auf ein notwendiges Minimum reduziert werden.

Unter der Leitung von Siegfried Josuweit, bei Deckel verantwortlich für die kaufmännische Anwendungsentwicklung, erarbeitete ein Projektteam einen detaillierten Anforderungskatalog.

Schulungen machten den größten Aufwand.

Rund 70 Prozent davon sollten durch Standardsoftware abgedeckt, der Rest durch deren Modifikation beziehungsweise durch betriebsinterne Organisationsanpassungen eingearbeitet werden. "Wichtig war uns außerdem die modulare Ausbaufähigkeit des Systems mit einer Integrationsmöglichkeit zusätzlicher Bausteine", erläutert Josuweit.

Die Entscheidung fiel nach Prüfung des Marktangebotes für ein in sich geschlossenes System mit Schnittstellen nach außen, das von der Dortmunder Zweigniederlassung der Gesellschaft für Elektronische Informationsverarbeitung mbH (GEI) sowie von der MTU-Informationssysteme vermarktet wird. Das Produkt Cimos wurde von MTU in München für die eigene Produktion entwickelt. Es läuft auf IBM-Großrechnern bei mittlerweile rund fünfzig Unternehmen.

Einen Schwerpunkt legte man in der Werkzeugmaschinen-Manufaktur bei der Einführung des Systems auf die gesicherte Übernahme der Daten aus dem bestehenden Vertriebssystem und auf die organisatorische Einbindung der Neuerwerbung. Die zuständige Projektgruppe erstellte ein 400 Seiten starkes Lastenheft sowie einen detaillierten Projektplan für ein realistisches Termingerüst.

Der gewünschten Systemintegration sei man näher gekommen, so eine Deckel-Aussage. Das gestiegene Umsatzvolumen ließ sich ohne nennenswerte Personalaufstockung im Verwaltungsbereich abwickeln, und die Reaktionen auf kurzfristige Änderungen der Marktbedürfnisse beschleunigten sich durch das Informationssystem mit Einbindung dem Produkt, Kunden- und Vertriebsdaten. Mit dem Produkt der Dortmunder realisierte die Deckel AG ebenso eine Online-Verarbeitung zur Sicherung aktueller Bestände und Daten wie eine termingerechte Auftragsverfolgung und einen schnellen Datentransfer via Text- und Mailboxsystemen mit Druckausgabe im Online- oder Batchbetrieb beziehungsweise als Telex.

Die Umstellung auf das neue Vertriebssystem ging trotz der notwendigen Umorganisation relativ reibungslos vonstatten. Aufwendiger gestaltete sich die Umstellung bei den Anwendern im täglichen Betrieb. Dazu Siegfried Josuweit: "Neben dem Wechsel der Anwendungsmechanismen kamen teilweise andere, beziehungsweise auch zusätzliche, Funktionen oder Umbesetzungen auf die Mitarbeiter zu. "

Den größten Aufwand hätten, so resümiert der Projektleiter, die Schulungen in Anspruch genommen, die parallel zum Tagesgeschäft abgewickelt werden mußten.

Mit der Vertriebssoftware schuf Deckel ein Fundament, auf dem sich auch zukünftige Anforderungen aufbauen lassen, heißt es aus München. Mittlerweile seien sämtliche Außendienstbüros und Zweigwerke an das Vertriebssystem angeschlossen. Zudem wurde eine Online-Verbindung für die kundenspezifische Montage implementiert.

Der Anschluß der ausländischen Vertriebstöchter sowie der Aufbau einer neuen Angebotsstruktur auf Basis einer Lieferumfangs-Matrix und eines Management-Informations-Systems stehen künftig an.

*Dieter Große-Kreul ist Vertriebsleiter der Dortmunder Zweigniederlassung der Gesellschaft für Elektronische Informationsverarbeitung mbH (GEI).