Laufend neue Datenquellen
Und neue Anwendungen und Quellen kommen laufend hinzu. So werden seit diesem Jahr auch handschriftliche Belege der Rübenanbauer erfasst. Während der Zuckerproduktion gehen zudem zweimal pro Woche etwa 30 000 Dokumente in das DMS, nachdem sie zuvor ein Elo-Workflow geprüft und freigegeben hat. Ein anderes Beispiel gab kürzlich eine Abteilung aus dem Bereich Forschung und Entwicklung, die umgehend 1500 Ordner à 400 Dokumente (entspricht etwa 30 Gigabyte) komplett gescannt in das Archiv auslagern wollte. Weitere 6000 Ordner sollen folgen und ihr Inhalt per Index- und Volltextsuche über den Bildschirm schnell auffindbar sein. Hinzu kommt, dass Forschungsdaten komplett zu speichern sind und keine Auswahl und Aufbereitung mit Methoden des "Data Cleansing" gestatten, wie dies in anderen Abteilungen möglich wäre. Doch selbst dort fehlt laut Kogel meist die Zeit, um Daten vor der Archivierung durch die Mitarbeiter bereinigen zu lassen. "Immerhin können wir durch Kompressionsverfahren die Datenmengen verringern."
Best Practices
Die vom DMS gebotenen Standardprozesse und seine Datenablage sollten immer genau an die Bedürfnisse der Endanwender angepasst werden.
Die Benutzeroberfläche muss zum Endanwender passen (Blick auf den Aktenschrank).
Die Archivstruktur muss noch vor der Implementierung feststehen.
Für die Einrichtung von Rollen und Zugriffsrechten muss genügend Zeit eingerechnet werden.
Ein DMS sollte sukzessive eingeführt werden, um Anwender funktional nicht zu überfordern.
Ein frühes Scannen von Dokumenten und Rechnungen beschleunigt Prozesse. Der Umstieg muss aber mit Umsicht erfolgen, da manche Anwender nicht gewohnt sind, papierlos zu arbeiten.
Die Ausbildung und Hilfe von "Key-Usern" in den Fachabteilungen erhöht die Akzeptanz der Lösungen und entlastet den IT-Support.
Die Dokumente werden in der Originalsprache der Konzerntöchter abgelegt.
Eine logische Trennung von Inhalten (Mehrmandantenfähigkeit) mindert Sicherheitsbedenken.
Die nächsten Meilensteine bei der konzernweiten Einführung des DMS sind der standardisierte Rollout in den deutschen Werken bis Dezember 2007 sowie die Einführung einer Lösung zur Qualitätskontrolle, die eine übergreifende Sicht auf archivierte Dokumente ermöglichen soll. Ein anderes Projekt behandelt die Verwaltung elektronischer Post. Hierzu wird derzeit eine spezielle Software für E-Mail-Archivierung erprobt. Hilfe bietet aber auch das DMS, indem sich E-Mails in Workflows einreihen und zusammen mit anderen Dokumenten und Anlagen ablegen lassen. Gleiches gilt für Links und Web-Seiten. Trotz aller Vorzüge eines zentralen DMS ist laut Kogel aber klar, dass sich wohl nur Rechnungen und Belege komplett digital ablegen lassen. Daneben werden Endanwender auch künftig manche Dokumente und E-Mails lokal speichern und vor allem ausdrucken. Das liege in der Natur des Menschen: "Ein papierloses Büro wird es nie geben, höchstens ein papierarmes."