Verstärkung durch Key User
Weiter sollte die Einführung eines DMS schrittweise erfolgen, um die Benutzer nicht zu überfordern. So wird bei der Südzucker-Gruppe beispielsweise ein frühes Scannen von Dokumenten langsam eingeführt, da manche Anwender sich noch an ein papierloses Arbeiten mit Rechnungen gewöhnen müssen. Die enge Zusammenarbeit der IT mit speziell geschulten "Key Usern" hilft zudem, Probleme mit dem System bereits in der Abteilung zu lösen, was den Helpdesk und Kogels Team stark entlastet. Das Team kann sich somit mehr um die interne Beratung der Bereiche kümmern und einen Service von der Prozessanalyse bis zur Implementierung in den Fachabteilungen zur Verfügung stellen.
Wo die Vorteile des DMS liegen
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Weniger Raumverbrauch durch Aktenschränke.
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Bei Umzügen sind die Akten bereits im DMS vorhanden.
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Schneller Zugriff auf die Dokumente direkt aus SAP heraus.
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Teamarbeit ist sehr einfach möglich, da Dokumente einmalig und zentral vorliegen und viele Anwender darauf zugreifen können, sofern sie die Berechtigung dazu haben.
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E-Mails in Outlook lassen sich prozessbezogen ablegen. Die Zahl der internen Mails mit Anhängen sinkt, da nur Links versendet werden.
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Durch das neue Modul "Elo Mobil" lassen sich Akten auf dem Notebook speichern und lokal bearbeiten.
Hilfe durch die Fachbereiche ist willkommen, denn Langs Abteilung "Business Applications" muss mit nur 26 Mitarbeitern die gesamte Softwareinfrastruktur der Südzucker-Gruppe betreuen: von den Anwendungen in den Abteilungen Logistik, Einkauf, Produktion und Verkauf über solche für die Rohstoffverwaltung bis hin zu den HR- und Buchhaltungssystemen sowie einem Cross-Functions-Support für das DMS, der "SAP Exchange Infrastructure " und dem "SAP Business Information Warehouse". Trotz dieser Herkulesaufgabe zieht die Abteilung nur bei Belastungsspitzen und neuen Anwendungen externe Hilfe hinzu, und auch dies nur, bis eigenes Know-how aufgebaut ist. Derweil steigen die Anforderungen. So wachse das gespeicherte Datenvolumen im DMS "fast stündlich" und bewege sich mittlerweile nahe dem Terabyte-Bereich, erzählt Kogel.