Skalierbare Infrastruktur
Nach einem Upgrade im Lauf des Jahres 2005 bildet die Software "Elo Enterprise 5.0" das Herzstück der zentralen DMS-Umgebung in Mannheim. Sie ließ sich laut Kogel schnell einführen und kommuniziert über die SAP-ArchiveLink-Schnittstelle mit dem zentralen SAP-System R/3 4.7 und seinen diversen Modulen (HR, PM, SD, MM, FI, SRM, EH&S, PS). Ferner ist das DMS über die "Trex"-Suchmaschine der SAP an das CRM-Modul von R/3 gekoppelt, da technisch nur so eine Archivsuche möglich ist. Gleiches gilt für die Projekt-Management-Software der SAP "cProjects", für die Kogel und sein Team als erster deutscher Elo-Anwender zusammen mit der SAP eine Schnittstelle entwickelten. Das DMS basiert auf einem DL585-Proliant-Speicher-Server von HP und dem Datenbanksystem "Microsoft SQL Server". Diese Konfiguration reichte laut Kogel bisher aus, um den wachsenden Benutzergruppen und Datenmengen standzuhalten, zumal die Lösung skalierbar sei und sich Daten mit der Zeit auf ein "Centera"-Speichersystem von EMC auslagern ließen.
Projektsteckbrief
-
Projektart: Einführung eines zentralen, mehrmandantenfähigen Dokumenten-Management-Systems mit Web- und Windows-Clients für die Südzucker-Gruppe.
-
Branche: weiterverarbeitende Industrie.
-
Zeitrahmen: Update und Einführung des DMS im Jahr 2005.
-
Stand heute: Bis Ende 2007 Rollout in alle deutschen Werke.
-
Produkte: "Elo Enterprise 5.0" von Elo Digital Office, "Ascent Capture" von Kofax , "Smartfix" von Insiders Technologies.
-
Dienstleister: intern.
-
Umfang: Das DMS speichert derzeit fast ein Terabyte Daten (Labordatenblätter, Personalakten, Daten aus dem Elo- und SAP-Records-Management, Rechnungen, Office-Dokumente, Projektunterlagen, Betriebsanleitungen, CAD-Zeichnungen, Bilder und Videos. Neben den SAP-Anwendern gibt es zwischen 80 bis 200 weitere Nutzer.
-
Ergebnis: effizientere Prozesse, weniger Raumbedarf, schnellere Zusammenstellung von Vorgängen, Sicherung wichtiger Unterlagen.
-
Herausforderung: wachsende Datenmengen.
-
Nächster Schritt: Fortsetzung des Rollouts, Aufbau eines Qualitäts-Managements und E-Mail-Archivierung.
Neben der SAP-Umgebung hat die IT über Web-Services weitere Fachanwendungen von Südzucker und den Tochterfirmen mit dem System verbunden. So sind heute die Microsoft-Office-Anwendungen (Outlook/Exchange), die Standardsoftware "LaBbase" im Bereich F&E (Verwaltung von Laborinformationen Forschung und Entwicklung), die Anwendung "AMI" (Beteiligungs-Management) sowie eine Lösung zur Rübenabrechnung angeschlossen. Weitere Kandidaten sind das selbst entwickelte BIS-System (Berichtslösung innerhalb der Zentralabteilung für Entwicklung) und das Produkt Labware LIMS in der Produktion. Neben den SAP-Anwendern (über Archivelink angebunden) arbeiten zurzeit weitere 80 bis 200 gleichzeitige Nutzer weltweit über Terminal-Server-Technik mit dem DMS. Je nach Herkunft sind die Dokumente in Englisch, Deutsch, Französisch, Niederländisch, Spanisch und Italienisch gespeichert. Die SAP-Anwender können Dokumente im ERP-Client als PDF oder Tiff betrachten, alle anderen Nutzer benötigen bisher einen Windows-Full-Client. Dies soll sich laut Kogel ändern, denn künftig will man nur noch auf Web-Clients und Portaloberflächen setzen.