Windows 10

Suchfunktion optimal nutzen

11.11.2017
Von  und Michael Rupp
Roland Freist, Jahrgang 1962, studierte in München Kommunikationswissenschaft und arbeitete danach als Redakteur bei IT-Fachverlagen. Seit 1999 ist er selbstständig und schreibt Artikel zu Windows, Android, Anwendungen, Netzwerken, Security und Internet. Im professionellen Umfeld bearbeitet er Themen rund um Storage, Cloud-Computing und Virtualisierung.
Windows enthält umfangreiche Suchfunktionen, mit denen Sie nahezu jede Datei und jede Funktion auf Ihrem Rechner im Handumdrehen aufspüren. Was die Suche alles kann, erschließt sich jedoch erst, wenn man sich ein wenig mit ihr beschäftigt. Hier einige Tipps.
Windows 10: Das leistet die Suchfunktion
Windows 10: Das leistet die Suchfunktion

Während Microsoft die Windows-Suche über die Jahre hinweg immer weiter ausgebaut und mit Funktionen angereichert hat, ist deren Erscheinungsbild stets weiter zusammengeschrumpft: bis nur noch ein unscheinbares, leicht zu übersehendes Eingabefeld übrigblieb. Erst Windows 10 präsentiert es in der Voreinstellung wieder etwas prominenter in der Taskleiste. Doch auch bei diesem Betriebssystem werden die meisten Anwender die Suchfunktion einfach nur zum Aufspüren von Dateinamen einsetzen und sich enttäuscht abwenden, wenn das Gesuchte nicht innerhalb von Sekunden erscheint.

Dabei ist die Windows-Suche sehr wohl dazu in der Lage, schnell und zuverlässig die benötigten Dateien und Ordner aufzuspüren. Auf den folgenden Seiten zeigen wir Ihnen, wie Sie die Funktion richtig verwenden.

Microsoft bietet verschiedene Optionen für die Dateisuche

Die Umgestaltung der Windows-Suche begann mit Windows Vista und 7. Seither gibt es zusätzlich zum Suchfeld im Startmenü in jedem Konfigurationsfenster ein Eingabefeld für die Suche von Inhalten. Auch der Windows-Explorer hat eine eigene Suchfunktion erhalten. Diese Funktion ist besonders umfangreich, jedoch etwas verwirrend in der Bedienung.

Testen Sie Ihr Wissen!

Das Suchfeld im Startmenü wird von zahlreichen Benutzern in erster Linie als Navigationshilfe verwendet: Wenn Sie die ersten Buchstaben eines installierten Programms eintippen, dann blendet es eine entsprechende Verknüpfung ein. Darüber hinaus beherrscht es allerdings auch die Desktop-Suche: Nach Eingabe eines Dateinamens wird sofort die Fundstelle eingeblendet, sofern der Inhalt zuvor indexiert wurde - darauf kommen wir noch zurück.

In Windows 7 konnten Sie des Weiteren über die Tastenkombination Windows-F ein eigenes Suchfenster einblenden, über welches sich verschiedene Suchfilter konfigurieren ließen. Windows 8 ließ bei dieser Tastenkombination das Suchfeld in der Seitenleiste erscheinen. In Windows 10 hingegen müssen Sie Windows-S drücken, um zum Suchfenster zu gelangen.

Das oft übersehene Suchfenster rechts oben in den Fenstern der Windows-eigenen Anwendungen oder in den Einstellungen von Windows erweist sich bei näherer Beschäftigung ebenfalls als nützlich. Öffnen Sie zum Beispiel die Systemsteuerung und tippen Sie nachfolgend in das Feld "Systemsteuerung durchsuchen" die Buchstaben kenn ein, bekommen Sie sämtliche Funktionen rund um die Kennwortverwaltung von Windows angezeigt. Darüber hinaus wird ein Link eingeblendet, der Sie zur Windows-Hilfe im Internet führt. Die Suchfunktion im Windows-Explorer hingegen ist ein mächtiges Werkzeug. Denn sie verfügt über Hunderte von Optionen, um die Dateisuche einzugrenzen.

Suchindex einrichten: Die Desktop-Suche richtig nutzen

Die Desktop-Suche von Windows listet Dokumente, Weblinks und, falls vorhanden, auch Apps in ihrer Trefferliste auf. Die Rubriken lassen sich schnell erweitern.
Die Desktop-Suche von Windows listet Dokumente, Weblinks und, falls vorhanden, auch Apps in ihrer Trefferliste auf. Die Rubriken lassen sich schnell erweitern.

In der Voreinstellung blendet Windows 10 das Suchfeld unten in der Taskleiste ein. Nach einem Rechtsklick darauf können Sie über "Cortana -> Cortana-Symbol anzeigen" das Feld auf ein Icon mit einem Kreis reduzieren oder mittels "Ausblenden" das Suchfeld gänzlich verschwinden lassen. Nach einem Rechtsklick auf die Taskleiste stellen Sie die ursprüngliche Anzeige über "Cortana" wieder her.

Nach der Eingabe eines Suchbegriffs erscheint oben in der Liste der Treffer, bei dem Windows die höchste Übereinstimmung vermutet, häufig eine Textdatei. Darunter folgen einige weitere Dokumente, Musikstücke, Fotos wie auch unten einige Links aus dem Internet. Diese werden von Microsofts Suchmaschine Bing geliefert. Die Originalversion von Windows 10 ließ über einen Trick noch eine Umkonfiguration auf Google zu, was Microsoft mit dem Anniversary Update jedoch ausschloss.

Dazu ein Tipp: Um Treffer aus mehreren Kategorien präsentieren zu können, zeigt die Liste die Treffer bei den Dokumenten, Fotos sowie Musikstücken zunächst nicht vollständig an. Für die am häufigsten angeforderten Kategorien "Apps", "Dokumente" und "Web" stehen oberhalb der Suchergebnisse drei Symbole bereit. Klicken Sie eines davon an, um die jeweilige Kategorie zu erweitern. Die zusätzlich verfügbaren Optionen sehen Sie nach einem Klick auf "Filter". Sie können Ihre Suche jedoch auch direkt auf eine der Kategorien beschränken. Um etwa lediglich Dokumente mit dem Suchbegriff angezeigt zu bekommen, tippen Sie dokumente: [Suchbegriff] ein, Fotos sehen Sie über die Eingabe fotos: [Suchbegriff].

Vielleicht haben Sie sich schon gewundert, warum die Desktop-Suche eine Datei nicht findet, obwohl sie klar sichtbar auf Ihrer Festplatte liegt. Der Grund ist, dass sie vom Suchindex nicht erfasst wurde. Denn im Unterschied zur Explorer-Suche findet die Desktop-Suche ausschließlich indexierte Dateien.

Über die Indizierungsoptionen in der Systemsteuerung kontrollieren Sie, welche Ordner, Dateien und Programme für einen schnellen Zugriff indexiert werden sollen.
Über die Indizierungsoptionen in der Systemsteuerung kontrollieren Sie, welche Ordner, Dateien und Programme für einen schnellen Zugriff indexiert werden sollen.

Der Suchindex lässt sich in der Systemsteuerung über die "Indizierungsoptionen" konfigurieren. In diesem Fenster finden Sie eine Liste aller Ordner und Anwendungen, welche bei der Suche auf Ihrem Rechner berücksichtigt werden. Mithilfe des Buttons "Ändern" können Sie nach einem Klick auf ein Laufwerk zusätzliche Ordner hinzufügen. Doch Vorsicht: Die Versuchung ist groß, einfach das komplette Laufwerk C: oder sogar alle Partitionen in die Suche einzubeziehen. Das macht die Suche jedoch sehr langsam. Besser ist es, nur die Ordner zu markieren, in denen Sie Ihre persönlichen Dokumente, Fotos, Musikstücke et cetera aufbewahren. Aus dem gleichen Grund ist übrigens die Volltextsuche von Windows ausgeschaltet, weil sie die Suchdauer stark verlängern würde. Wollen Sie sie ausprobieren, so finden Sie die entsprechende Option nach einem Klick auf den Button "Erweitert". Wechseln Sie zum Register "Dateitypen", aktivieren Sie anschließend "Eigenschaften und Dateiinhalte indizieren" und bestätigen Sie daraufhin mit "OK". Es erscheint eine Warnung, dass dieser Vorgang sehr lan-ge dauern kann. Nach der Bestätigung mit "OK" baut Windows den Index neu auf. Je nach Rechnergeschwindigkeit und Datenmenge kann das mehrere Stunden in Anspruch nehmen.

Für den Fall, dass die Suche trotz korrekter Indizierungseinstellungen dennoch nicht die gewünschten Ergebnisse liefert, hilft häufig ein Neuaufbau des Index. Klicken Sie hierzu auf "Erweitert -> Neu erstellen". Bei großen Datenmengen sollten Sie diesen Vorgang am besten über Nacht laufen lassen.

Textinhalte auch von verschlüsselten Dateien finden

In den erweiterten Optionen können Sie die Volltextsuche sogar für verschlüsselte Dateien aktivieren. Sie bremst allerdings sowohl die Indexerstellung als auch die Suche aus.
In den erweiterten Optionen können Sie die Volltextsuche sogar für verschlüsselte Dateien aktivieren. Sie bremst allerdings sowohl die Indexerstellung als auch die Suche aus.

Hinter dem Button "Erweitert" hält der Suchindex weitere Optionen bereit. So können Sie mit einem Häkchen vor "Verschlüsselte Dateien indizieren" erreichen, dass die Suche auch per EFS oder Bitlocker verschlüsselte Laufwerke berücksichtigt. In der Voreinstellung ist diese Option aus Sicherheitsgründen ausgeschaltet. Ansonsten wäre es möglich, verschlüsselte Inhalte einfach mit der Windows-Suche ans Tageslicht zu bringen.

Darunter finden Sie die Option "Ähnliche Worte, die diakritische Zeichen enthalten, als unterschiedliche Worte behandeln". Diakritische Zeichen sind Punkte, Häkchen, Kreise oder Striche, die in manchen Sprachen an Buchstaben angebracht werden. Dazu zählt unter anderem die Tilde, die etwa im Spanischen oder Portugiesischen verwendet wird: ñ. Mithilfe der Option erreichen Sie, dass Windows diese Zeichen beim Indexieren gesondert behandelt. Das Aktivieren dieser Optionen führt dazu, dass der Index komplett neu aufgebaut wird.

Weiter unten im selben Fenster können Sie den Ort einstellen, an welchem Windows den Suchindex speichert. Voreingestellt ist "C:\ProgramData\Microsoft". In diesem Ordner finden Sie das Unterverzeichnis "\Search", in dem der Index auf mehrere Ordner und Dateien aufgeteilt ist. Um die Suche zu beschleunigen, empfiehlt es sich, den Index auf die schnellste verfügbare Festplatte im Computer zu legen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Neu auswählen" und markieren Sie danach den gewünschten Ordner. Leider lässt sich der vorhandene Index nicht einfach verschieben, stattdessen wird er nach der Änderung und einem Klick auf "OK" neu angelegt.

Suche in Outlook-Mails funktioniert nicht

In den Indizierungsoptionen in der Systemsteuerung taucht auch Outlook auf; zudem weisen etliche Internetbeiträge darauf hin, dass die Desktop-Suche von Windows auch Treffer in den Outlook-Mails liefert. Doch beim Ausprobieren der Funktion bleiben die E-Mails unberücksichtigt, ganz gleich, wie Sie die Suche konfigurieren. Und in der Liste der Filter taucht ebenfalls kein Maileintrag auf.

Tatsächlich konnte man bis hin zu Outlook 2010 mit Windows auch die eigene E-Mail-Sammlung durchsuchen. Seit Version 2013 jedoch wird diese Funktion durch das Mailprogramm blockiert, daran hat sich auch mit Outlook 2016 nichts geändert.

Die Windows-Suche erkennt zwar, dass der Mailclient installiert ist, und legt daher bei den Indizierungsoptionen den genannten Eintrag an. Würde das nicht geschehen, ließen sich auch die Mails von älteren Versionen nicht mehr durchsuchen. Bei den neueren Ausführungen von Outlook bekommt Windows jedoch keinen Zugriff auf die Daten. Eine Erklärung liefert Microsoft dafür nicht, stattdessen verweist die Firma auf die internen Suchroutinen von Outlook.