Vor gut einem Jahr führte die Grünenthal GmbH aus Stolberg ein Data Dictionary ein. Der Datenbankadministrator dieses Pharmaunternehmens, Dr. Klaus Rumpf, teilt In seinem Beitrag Erfahrungen mit, die im Laufe dieses Zeitraumes mit einem Data Dictionary gemacht wurden, Trotz aller Wirrnisse und Stolperfallen kommt der Autor dennoch zu dem Schluß, daß sich der Kauf und Einsatz des Systems gelohnt hat.

Die Grünenthal GmbH, ein Pharmaunternehmen mittlerer Größe, beschäftigt in ihrer EDV-Abteilung (etwa 15 Jahre alt) heute rund 20 Organisatoren und Programmierer. Wir bearbeiten die typischen kommerziellen , Probleme mit überwiegend konventionellen Dateien; ein paar DB-Anwendungen sind zudem realisiert (aus dieser Ecke kam auch ursprünglich der Ruf nach einem DD). Wir können von einem hohen Integrationsgrad zwischen den Anwendungen sprechen.

Es gibt viele Argumente für den Einsatz eines Data Dictionary, sie sind allenthalben nachzulesen. Wir haben uns von diesen Argumenten überzeugen lasse. Unsere Entscheidung, ein DD einzufahren, möchte ich eine Vernunftsentscheidung nennen.

Das Management konnten wir ebenfalls vor allem deswegen überzeugen, indem wir die Notwendigkeit betonten. Wir haben auch, wie es sich gehört, eine Wirtschaftlichkeitsrechnung erstellt.

Die Auswahl (ist für einen Siemens-Anwender nicht so groß), der Kauf (Datamanager von MSP) und die Installation bereiteten keine Probleme.

Die Probleme fangen erst später an

Ich würde meinen Kollegen bitter unrecht tun, wenn ich unsere EDV als schlamperten Laden bezeichnen würde. Das ist sie bestimmt nicht, aber zum Betreiben eines DD muß vieles, was man bisher für selbstverständlich hielt, in Frage gestellt, neu durchdacht, eindeutig definiert und leider auch schärfer reglementiert

werden.

Hier ist viel Gehirnschmalz und Zeit zu investieren. Dies ist nach meiner Erfahrung das zentrale Problem. Das muß jede Installation selbst durchstehen. Hilfe gibt es so gut wie keine, schon gar nicht vom DD-System.

Lediglich der Austausch von Erfahrungen mit anderen Anwendern in einer Benutzervereinigung kann neben dem eigenen Sachverstand von Nutzen sein.

Diese organisatorische Arbeit wurde - und wird noch immer - bei uns vom Datenadministrator in enger Zusammenarbeit und Diskussion mit den Leitern der EDV-Abteilung, der Analyse, der Programmierung und den Projektleitern bewältigt.

Dabei gab es manch hitzige Diskussion über Dinge, die eigentlich alle für selbstverständlich hielten. Festzulegen und verständlich in einem Systemhandbuch festzuschreiben sind

- die Zielsetzung des DD-Einsatzes

- DD-Struktur (was wird dokumentiert und was hängt wie mit wem zusammen)

- Definition der verwendeten Begriffe (im Sinne des DD)

- Namenskonventionen (ohne die geht es nicht)

- Standardisierung der Doku-Inhalte, Masken.

Atlas durch die DV-Welt

Unser DD soll vorerst ein reines Nachschlagewerk für die Organisatoren und das Rechenzentrum sein. Wir wollen darin unsere EDV-Welt dokumentieren: Prozeduren, Programme, Dateien, Sätze und ganz zum Schluß erst den größten Brocken, die Datenfelder.

Das DD als Instrument zur Generierung wird erst später realisiert. In der nahen Zukunft soll es vollständige und aktuelle Informationen liefern zu den Fragen "Was ist was?" und "Was hängt mit wem wie zusammen?".

Nachdokumentation weitgehend Handarbeit

Nutzen wird das DD erst abwerfen, wenn vollständig nachdokumentiert worden ist. Der Anwender muß die Sicherheit haben, daß die Auskünfte aus dem DD richtig und vollständig sind. Die Nachdokumentation kann vom Rechner unterstützt werden, ist aber weitgehend Handarbeit, weil Beschreibungen zu erstellen sind und eine Menge Prüfungen und Rückfragen anfallen.

Wer kennt heute nicht die Klage von der zu knappen Personaldecke? Und wenn die Decke nicht reicht, dann meistens bei der Dokumentation. Bei uns werden Aufbau und Pflege des DD durch den Datenadministrator und eine halbe Hilfskraft durchgeführt. Die Projektgruppen leisten Zuarbeit, dürfen aber nicht selbst direkt Einträge oder Änderungen im DD durchfuhren. Das ist zumindest im derzeitigen Stadium, in dem wir noch viel lernen müssen, zu gefährlich. Der geringe Personaleinsatz geht auf Kosten der Zeit. Für uns gibt es keine schnellen Erfolge.

Reifezeit: zwei bis fünf Jahre

Nach unserer Wirtschaftlichkeitsrechnung wird das DD nach zwei Jahren beginnen, Früchte zu tragen. Nach fünf Jahren soll es Gewinn abwerfen, der zunächst darin besteht, daß schneller und richtiger Auskünfte bereitgestellt werden können.

Für den Anfang ist erst einmal viel Mehrarbeit zu leisten!

Eigentlich sieht jeder die Notwendigkeit der Dokumentation ein, wenn es auch schwerfällt, konsequent nach dieser Erkenntnis zu handeln. Daß die zentrale Dokumentation in einem maschinengestützten System gegenüber der "Schrankware" Vorteile bringt, wird noch geglaubt, wenn es am Anfang auch noch holpert und redundante Arbeiten geleistet werden müssen.

Wir haben gerade die Umstellung vom BS1000 zum BS2000 hinter uns, leider ohne DD - das hätten wir dabei gut gebrauchen können, wenn gerade bei projektübergreifenden Dateien festgestellt werden mußte, welche Jobs und Programme darauf zugreifen. Die Suche in diversen Projektordnern hat eine gewisse Motivation geschaffen. Die wird aber nicht mehr lange anhalten, dann muß das DD Erfolge vorweisen. Dann will der Kollege die versprochenen Vorteile sehen, daß er wirklich schneller, vollständiger und richtiger informiert wird, als es sein Gedächtnis, das Gedächtnis seiner Kollegen oder einige Projektordner tun können.

Wirrnisse und Stolperstellen

Unsere Erkenntnisse sehen nach einem Jahr mit einem Data Dictionary folgendermaßen aus- Wir stehen nach dieser Zeit praktischer Erfahrung zu unserer Entscheidung.

- Schnelle Erfolge darf man nicht erwarten.

- Die Probleme, die mit der Einführung eines DD verbunden sind, werden nicht geringer, wenn man länger wartet.

- Wir lernen, mit dem DD zu leben, indem wir damit arbeiten. - Unsere Planung geht parallel zur Arbeit weiter.

- Die Planung eines DD-Einsatzes vom grünen Tisch bis ins letzte Detail halten wir für unpraktikabel.

- Das eingesetzte DD-System muß so flexibel sein, daß es ohne zu großen Aufwand noch während der praktischen Arbeit entsprechen den gemachten Erfahrungen angepaßt werden kann.

Noch steht für uns die Vernunft im Vordergrund. Wir sind aber überzeugt, daß sich die Wirtschaftlichkeit in dem gesteckten Rahmen von fünf Jahren einstellen wird.