Stufenweises Vorgehen sichert den Erfolg

28.06.2005
Von Frederik Ahlemann

Die "Short List" enthält drei bis fünf Anbieter und wird durch Reduktion der zuvor erstellten "Long List" ermittelt. Marktstudien und Berichte in Fachzeitschriften können bei der Erstellung der "Short List" helfen. Sie bieten einen ersten Einblick in die Grenzen und Potenziale der Produkte und dienen so zur Eingrenzung des Produktfeldes. Stehen solche Informationsquellen nicht zur Verfügung, können die Anbieter der in der Long List enthaltenen Produkte auch direkt kontaktiert werden.

6. Herstellerpräsentation

Nach Erstellung der "Short List" werden die verbleibenden Anbieter zu einer Präsentation ihrer Produkte eingeladen. Daran nehmen unter anderem die Key User teil. Die Anbieter sollten genau bezüglich dessen instruiert werden, was in der Produktdemonstration von ihnen erwartet wird (Use Cases, Beispiele von Reports, Beispielprozesse mit Beispieldaten etc.). Dies gewährleistet einen stringenten und erfolgreichen Ablauf der Präsentationen.

Zu diesem Zweck sollte das auswählende Unternehmen den Anbietern die Agenda der Präsentation sowie die dokumentierten Anforderungen zukommen lassen. Dies sollte mindestens zwei bis drei Wochen vor der Präsentation erfolgen, damit dem Anbieter genug Zeit für eine Vorbereitung bleibt. Um eine Verzerrung der Eindrücke zu vermeiden, sollten alle Präsentationen an zwei oder drei aufeinander folgenden Tagen stattfinden. Die Softwareauswahl lässt sich durch einen Fragebogen, der die wichtigsten Auswahlkriterien enthält, weiter objektivieren.

7. Key-User-Akzeptanztests

Durch die Herstellerpräsentationen ist es dem Unternehmen nun möglich, die beiden Systeme auszuwählen, die am besten die Anforderungen erfüllen. Die wichtigsten Projekt-Management-Prozesse werden dann bei Key-User-Akzeptanztests am System durchlaufen, um festzustellen, ob die Software leicht verständlich und anwendbar ist sowie die Anforderungen erfüllt sind.

8. Testinstallation