Die Auswahl einer Projekt-Management-Software (PMS) ist angesichts der kontinuierlich steigenden Anzahl der Anbieter und der Vielzahl und Unterschiedlichkeit der Systeme nicht einfach. Sie wird außerdem dadurch erschwert, dass bei einem unternehmensweiten Einsatz das System meist von verschiedenen Zielgruppen mit unterschiedlichen Anforderungen verwendet werden soll. Nachstehend wird ein praxiserprobtes, mehrstufiges Vorgehen vorgestellt, das die Auswahl einer Projekt-Management-Software strukturiert und leicht anzuwenden ist.

1. Reorganisation von Projekt-Management-Prozessen

Im ersten Schritt der Softwareauswahl gilt es, die im Unternehmen vorhandenen Projekt-Management-Prozesse zu prüfen und, falls notwendig, zu reorganisieren. Klar definierte und implementierte Prozesse sind entscheidend, weil sich aus ihnen die Anforderungen für die Softwareauswahl ableiten lassen. Darüber hinaus wird auf Basis dieser organisatorischen Vorgaben die Software später an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst. Das Ergebnis dieser Reorganisation ist typischerweise ein Projekt-Management-Handbuch. Die Aufrechterhaltung der Prozesse wird durch eine zentrale Koordinationsinstanz (Projektbüro) garantiert.

2. Erhebung der Benutzeranforderungen

Im Anschluss an die Reorganisation der Projekt-Management-Prozesse folgt die Definition der Anforderungen für die Softwareauswahl. Hierbei ist zu klären, welche Prozessschritte vom zu beschaffenden System unterstützt werden sollen. Die Abdeckung aller Prozesse mit einer PMS ist nicht immer sinnvoll. Teilprozesse, die nur sehr selten stattfinden, lassen sich ähnlich effizient mit Office-Applikationen abwickeln. Idealerweise sind zur Beantwortung der Frage nach den benötigten Funktionen Key-User-Workshops zu organisieren.