ESSLINGEN - Auch Organisation muß organisiert werden. Um komplexe organisatorische Schwierigkeiten lösen zu können. bedarf es nach Ansicht des Vorstandsvorsitzenden der Gesellschaft Deutscher Organisatoren in Esslingen (GDO), Bernd Fliege. einer auf die jeweilige Problemstellung des Unternehmens zugeschnittene Strategie der Organisationsplanung und des Organisationsablaufes. Anhand eines derartigen Konzeptes für ein Einkaufssystem beschreibt Fliege, wie eine Firma organisatorische Fehltritte am besten vermeiden kann.
Der Markt, Wettbewerb und neue Technologien bringen Anforderungen, welche die Komplexität der Zusammenhänge, Abhängigkeiten und Abläufe in einem Unternehmen erhöhen. Damit ist die Aufgabe der Organisation schwieriger und gleichzeitig aber auch wichtiger für den Erfolg und das Weiterbestehen eines Unternehmens geworden.
Hoher Arbeitsanfall bei wenig Personal
Unternehmen, die zielgerichtete Systeme und soziale Gebilde in einem darstellen, müssen zur Realisierung ihrer Vorhaben die menschliche Arbeitskraft und den Einsatz von Sachmitteln zu einer sinnvollen Einheit zusammenfügen. Dazu bedarf erster Organisation, die nur durch die Wahl geeigneter Methoden und Techniken bei der Erstellung des Organisationsauftrages und während des Organisationsprozesses zu dem gewünschten Ergebnis führt. Hierzu gehört unter anderem der Systemansatz.
Was nun den Organisationsauftrag betrifft, so sind die Auftraggeber für die Organisation in der Regel die Unternehmensleitung, die einzelnen Fachbereiche oder autorisierte Gremien. Veranlaßt werden kann ein Organisationsvorhaben, weil man Schwachstellen in einem System beseitigen will, die Anforderungen an ein System gestiegen sind, sich Qualitätsprobleme (zum Beispiel hoher Arbeitsanfall bei zu niedriger Personalkapazität), veränderte und neue Ziele ergeben haben oder aber weil die Arbeitsergebnisse verbessert werden sollen.
Die konkrete Beschreibung des erwarteten Endzustandes - das Ziel - ist neben den Bearbeitungsangaben (zum Beispiel Priorität, Termine Aufwand) ein wesentlicher Bestandteil des Organisationsauftrages.
Die Ziele sind Basis für die Abgrenzung des Organisationsvorhabens gegenüber tangierenden Systemen für die Konzeption des Systems und den Bewertungsmaßstab bei der Ergebniskontrolle.
Parameter individuell festlegen
Bei der Konzeption eines geeigneten Einkaufssystems gibt es eine ganze Reihe von Zielen: die bedarfsgerechte Beschaffung, die Verkürzung der Wiederbeschaffungszeiten, die Reduzierung der routinemäßigen Verwaltungsarbeiten, direkte Zugriffsmöglichkeiten zu aktuellen Daten für einkäuferische Entscheidungen und eine schnelle, funktionsgerechte Aufarbeitung und Gestaltung der Bestellungen für alle Arten von Anforderungen. Außerdem ist es notwendig, aktuelle Einkaufsdaten zwecks Bereitstellung für andere Systeme (zum Beispiel Wareneingang, Qualitätsprüfung, Rechnungsprüfung, Disposition) bereitzustellen und die verschiedenen Parameter pro Bestellung, wie die Mindestbestellmenge und die Qualitätskennzeichen, individuell festzulegen.
Außenbeziehungen mit Black box untersuchen
Die im Organisationsauftrag definierten Ziele und Anforderungen sind Ausgangspunkt für die erste Stufe des Organisationsprozesses. In einer sogenannten Vorstudie erfolgt die Abgrenzung des zu bearbeitenden Systems und seine Untergliederung in Subsysteme (Finanzwesen, Materialwirtschaft, Personalwesen, Produktion, Marketing/Forschung/ Entwicklung). In dieser Phase muß dann diese Gliederung auf die speziellen Belange eines Einkaufssystems zugeschnitten werden. Dabei ist es sinnvoll, das Untersystem "Materialwirtschaft" zum Hauptsystem zu erheben und es anschließend weiter zu unterteilen. Lagerwesen und Wareneingang/Rechnungsprüfung, Programmplanung und Bedarfsvorhersage, Disposition, Bereitschaftsplanung und Fertigungssteuerung, Einkauf. Basis für die Abgrenzung des Einkaufssystems innerhalb der Materialwirtschaft sind die Ziele und Vorgaben des Organisationsauftrages. Besonders berücksichtigen muß man dabei die Systemumwelt, nämlich alle tangierenden Systeme und Faktoren, die auf das zu untersuchende System Einfluß nehmen Dazu zählen die schon genannten Sektionen des Systems "Unternehmen".
Im Rahmen dieser Vorstudie geht man zunächst von der "Black-box" Betrachtung aus, das heißt, es wer den nur die Außenbeziehungen untersucht. Alle weiteren Detaillierungen des Systems "Einkauf" unter Berücksichtigung der Innenbeziehungen erfolgen in der nächsten Stufe des Organisationsprozesses, der sogenannten Hauptstudie. Bei der jetzt vorzunehmenden weiteren Aufsplittung des "Einkaufssystems" müssen die Funktionen, die das Gesamtkonzept zu erfüllen hat, die Aufgaben, Kompetenzen- der Bearbeiter, die Anzahl der abzuwickelnden Bedarfsanforderungen und Bestellungen sowie der dafür erforderliche Zeitbedarf, die betrieblichen und handelsrechtlichen Bestimmungen, die technischen Möglichkeiten der EDV und die Innenbeziehungen des Systems besonders in Betracht gezogen werden. Wenn man alle diese Punkte berücksichtigt, ergibt sich eine sinnvolle Gliederung des Einkaufssystems in sechs Teilgebiete.
Einkaufsstammdaten: Die Einkaufsstammdaten bilden den zentralen Informationsspeicher aller Sachlieferanten- und Angebotsdaten für nachgelagerte Bearbeitungsstufen.
Bestellaufbereitung: In diesem Bearbeitungskreis erfolgt aufgrund der Planbedarfszahlen, der Sach-, Lieferanten- und Angebotsdaten die Aufbereitung der Bestellung zur Bestellschreibung.
Bestelländerung: Dieses Untersystem deckt die Bearbeitung (Änderung) bereits getätigter Bestellungen ab.
Bestellüberwachung: Die Bestellüberwachung beinhaltet die permanente Kontrolle aller laufenden Beschaffungsvorgänge, einschließlich des Mahnwesens.
Bestellbeschreibung: In diesem Untersystem erfolgt die Erstellung aller im Einkaufssystem erforderlichen Formulare (Bestellung, Bestelländerung, Mahnung).
Statistiken: In diesem Teilsystem werden alle im Einkaufssystem gespeicherten Daten statistisch zusammengefaßt und ausgewertet.
In der letzten Detaillierungsstufe, den Teilstudien, wird das System noch weiter verzweigt. Dabei kommt es besonders auf eine genaue Analyse der Systemelemente (Aufgaben, Menschen, Sachmittel) und die Systembeziehungen (formale und informale, Aufbau- und Ablaufbeziehungen) an. Diese speziellen Untersuchungen finden nun ihren Niederschlag unter anderem in der Festlegung beziehungsweise Gestaltung von Bearbeitungszyklen, -folgen und -routinen, von Bildschirmmasken, von geeigneten Arbeitsplätzen und von erforderlichen Personalkapazitäten.
Im Anschluß an die drei Teilstudien muß in mehreren Arbeitsschritten das System selbst "gebaut" werden. Ein wichtiger Punkt dabei ist die Programmierung: Aufgrund der detaillierten Programmvorgaben, die den Zweck des Programms, die Eingabemedien, die Verarbeitungsregeln (Schlüsselaufbau, Rechen- und Abstimmvorschriften) und die Ausgabeform enthalten, schreibt man die Programme und testet ihre Funktionsfähigkeit.
Beim Systemaufbau muß man sich dann unter anderem auch um die Stellen- und Arbeitsplatzbeschreibungen und die Beschaffung der Organisationsmittel kümmern. Als nächster und letzter Schritt kommt schließlich die Systemeinführung.
Bevor mit der Einführung begonnen werden kann, sollte ein abgeschlossener Funktionstest des Systems innerhalb der Organisations-/ EDV-Abteilung stattfinden. Aufgrund der Komplexität der Systeme empfiehlt sich für die Systemeinführung eine Untergliederung in überschaubare Abschnitte. Bei sehr kritischen Systemen kann für einen festgelegten Zeitraum auch ein Parallellauf des alten und des neuen Systems ratsam sein. Im Zuge der Einführung tritt neben die Mitarbeiterschulung und die Beseitigung von etwaigen Fehlern die Vervollständigung der Dokumentation, die Erstellung eines Abschlußberichts und der Wirtschaftlichkeitsnachweis (Kosten-/ Nutzen-Rechnung) des neuen Systems.
Als Schlußlicht im Rahmen des Organisationsprozesses muß schließlich und endlich noch die Systembetreuung genannt werden.
Sie bedingt beispielsweise eine laufende Kontrolle hinsichtlich der Einhaltung der festgelegten Abläufe und der Verwendung sowie Funktionsfähigkeit der eingesetzten Organisationsmittel. Darüber hinaus muß das System auch an neue Gegebenheiten, wie beispielsweise geänderte Gesetze oder Tarifverträge, angepaßt werden.