Manche Branchen sehen zudem in der gemeinsamen Nutzung externer Datenpools einen Ansatz, Stammdaten zu standardisieren. Es wird geschätzt, dass es mittlerweile rund hundert solche Anlaufstellen im Web gibt - jede mit ihren Standards und Ausprägungen. So nutzen in Europa beispielsweise etwa 1800 Unternehmen den Sinfos-Datenpool. Doch dessen Austauschformate wie Eancom/Pricat werden laut Pironet-Vorstand Adebahr, dessen Unternehmen einer der Sinfos-Gesellschafter ist, längst nicht von allen Teilnehmern genutzt. Daher muss Sinfos auch die manuelle Eingabe, Schnittstellen für die Datenübermittlung und -abruf via XML, SAP-Schnittstelle, Client-Schnittstelle oder den Zugriff über die eigene Katalogsoftware "Pirobase PIM" unterstützen: "Eine Standardisierung funktioniert nicht."

Grundsätzlich erhalte das Thema Stammdaten dank der Verfügbarkeit neuer Software mehr Aufmerksamkeit, schätzt IMG-Manager Lorani. "Das heißt jedoch noch lange nicht, dass die Probleme damit gelöst wären." Die Einführung sei nicht einfach, weil Unternehmen zunächst ihre Prozesse, Strukturen und Verantwortlichkeiten klären müssten - "Also genau die Sachen, vor denen sie sich immer gedrückt haben". Außerdem bräuchten die einzelnen Fachbereiche und die IT Stammdaten zu sehr verschiedenen Zwecken und gingen technisch unterschiedlich mit ihnen um. Heutige Systeme machten es Anwendern leicht, bei Bedarf oder aus Zeit- und Budgetmangel einfach einen weiteren Datentopf wie ein Kundeninformationssystem einzuführen. Soll dennoch eine Vereinheitlichung gelingen, müssen die Beteiligten klären, wie sie die Daten künftig pflegen wollen und wer dafür verantwortlich ist, empfiehlt IDS-Manager Oerter. "Die Projekte müssen von der Unternehmensleitung getrieben werden." Zudem ist ein klarer Trend zu erkennen, dass große Unternehmen eigene, oft produktionsnahe Stammdatenorganisation aufbauen. Diese arbeiten sowohl auf Corporate-Ebene, um unternehmensweite Prozesse zu definieren, als auch in lokalen Einheiten, um zu prüfen, ob die Prozesse eingehalten werden. Hilfreich kann es sein, ein Clearing-Board einzurichten, das im Streitfall vermittelt.