Wichtiges Ergebnis der Studie "Thriving in the Emerging Hybrid Workplace" der Hackett Group, die auf der Untersuchung von rund 350 internationalen Großunternehmen, basiert: Virtual Work beeinträchtigt die effektive Zusammenarbeit und Kontaktpflege in der Arbeitswelt nicht. Die Ausnahme: Mitarbeiter, die weniger als ein Jahr in den Unternehmen beschäftigt sind, setzen bei Zusammenarbeit und Kontaktpflege eher auf persönlichen Kontakt.

Die Auswirkungen der jeweiligen Arbeitsplatz-Politik auf Engagement, Produktivität und Fluktuation variieren dabei in den Unternehmen. Festzuhalten ist, dass starre Einheitslösungen für alle Mitarbeiter unweigerlich zu:

• vermindertem Engagement,

• höherer Fluktuation,

• geringerer Arbeitsleistung und

• Mehraufwand durch überflüssige Pendelzeiten führen.

Daher empfiehlt die Studie gemeinschaftlich zwischen Mitarbeitern und Führungskräften entwickelte Wahlmöglichkeiten und Arrangements, um positive Effekte durch virtuelle Arbeitsplätze zu erzielen.

Mitarbeiter mit Freiraum sind effizienter und produktiver

Die Studie hat gezeigt, dass die meisten Unternehmen ihre während der Pandemie entwickelten Home-Office-Strategien weiter verfolgen: 85 Prozent aller Beschäftigten, die virtuell arbeiten können, üben ihre Tätigkeit entweder vom Home-Office aus (42 Prozent) oder arbeiten in einer hybriden Lösung, bei der sie zwischen 20 und 80 Prozent ihrer Arbeit im Office erledigen.

Der Trend zu Hybrid Work verstärkt sich zusehends: Vor allem in den Supportfunktionen wie Finance, Procurement und HR nimmt der Anteil immer mehr zu. Die Mitarbeiter dieser Unternehmensbereiche arbeiten bereits zu etwa 75 Prozent Out of Office. Bis zu 42 Prozent der Befragten sind dabei sicher, dass der Hybrid-Mix die effektive Zusammenarbeit in den Unternehmen erheblich steigert.

Der Vergleich der Unternehmensdaten zeigt, dass Top Performer konsequent auf Systeme und Methoden setzen, die der Zusammenarbeit und Kontaktpflege dienen: Sie bieten ihren Mitarbeitern einen erheblichen Spielraum dafür an, wie sie ihr beruflich bedingte Anwesenheit (Home-Office, Hybrid und Büropräsenz) individuell gewichten. Dieser Freiraum hat große Bedeutung für die Steigerung der Leistungsfähigkeit und Zusammenarbeit unter den Kollegen, vor allem aber für das Engagement und die Motivation des Personals. Flexibilität und Support beeinflussen die Effektivität der unternehmerischen Teams und der Gesamtorganisation signifikant.

Negativ wirkt sich bei der virtuellen Out of Office-Zusammenarbeit vor allem das Gefühl aus, nicht 'dazu zu gehören' beziehungsweise "eingebunden" zu sein. Fehlendes Vertrauen, ungeeignete Tools, ungenügende Koordination und mangelnde Kommunikation spielen dabei eine tragende Rolle. Videokonferenzen, Messaging und Document Sharing sind mittlerweile weit verbreitet.

Allerdings fehlen oft wichtige Tools zur Unterstützung für effektive virtuelle Teamarbeit, wie zum Beispiel Digital White Boards, Knowledge Management Platforms oder unternehmensweite Virtual Town Halls. Diese sind derzeit nur in geringem Maße im Einsatz, obwohl sie die Verbindung zwischen den Mitarbeitern enorm fördern können.

Viele Führungskräfte gehen davon aus, dass virtuelle Methoden der Teambildung und Zusammenarbeit persönlichen Interaktionen weit unterlegen sind. Die Studie zeigt auf, dass beide Methoden gleichermaßen effektiv sein können. Wie bereits erwähnt, variieren die Auswirkungen gemäß gewählter Arbeitsplatz-Politik.

Aber sowohl die vertikale Verbindung im Verhältnis zwischen Führungskräften und Mitarbeitern als auch die Verbindung unter den Mitarbeitern verbessert sich immer in dem Maße, wie sich der Freiraum der Beteiligten für die Wahl der Arbeits-Arrangements erhöht. Das gilt auch für die Identifikation mit der Unternehmenskultur und den Unternehmenszielen.

Wie HR und Management zusammenarbeiten sollten

Die Studie empfiehlt, dass HR gemeinsam mit der Unternehmensleitung Hybrid-Workplace-Modelle entwickelt. Dazu gehören insbesonders folgende Schritte und Methoden:

• offene Kommunikation mit und zu den Mitarbeitern;

• Entwicklung von Tools und Methoden, die alternative Arbeitsentwürfe ermöglichen;

• Möglichkeiten für Führungskräfte und Mitarbeiter, an der Entwicklung von flexiblen Modellen zu arbeiten;

• Personenpräsenz zielgerichtet für kreative Kooperation und Beziehungspflege nutzen;

• Leistungssteigerung durch Work/Life Balance und Motivationsförderung der Mitarbeiter und

• Mitarbeiterleistung stärker nach Resultaten und Ergebnissen beurteilen, nicht nur nach der Zahl geleisteter Arbeitsstunden.

Das Fazit der Studie: Vertrauen und die flexible Ausgestaltung der Hybrid-Workplace-Modelle sind wesentlich verantwortlich für den Erfolg und deshalb Pflicht-Thema auf jeder HR Executive Agenda in diesem Jahr. (hk/fm)