Auf der Suche nach flexibleren Front-end-Features für die hauseigene Production-Workflow-Engine hat Staffware eine Lösung gefunden. Über die Systemintegration in den Exchange-Client rundet der Hersteller sein Produkt um Groupware- sowie Ad-hoc-Funktionen ab. Gleichzeitig begibt er sich tiefer in das Microsoft-Lager, indem er den "SQL Server" und den "System Management Server" sowie die Kommunikationsinfrastruktur der Back Office nutzt.
Anwender haben damit die Möglichkeit, Staffware über das User-Interface von Exchange zu bedienen. Die Workflow-Engine selbst bietet ihm die Steuerung von Geschäftsprozessen und externen Events, die Statusanzeige von Bearbeitungsschritten sowie die Überwachung von Deadlines. Aus der von Exchange angebotenen Arbeitsliste läßt sich beispielsweise eine Aufgabe auswählen, das dazugehörige Formular bearbeiten und anschließend weiterversenden.
Die Entwicklung des Workflows erfolgt mit Hilfe des Staffware-Tools "Graphical Workflow Definer".
Als Verbindung zwischen den Exchange-Dialogmasken und dem Staffware-API wurde ein "Open Client Step" in die Systemarchitektur eingeführt. Unter "Steps" versteht man die einzelnen Schritte oder Phasen, aus denen sich ein Workflow-Prozeß zusammensetzt.
Über sie wurden bislang jeweils eine externe Applikation aktiviert, der Teilvorgang dort abgearbeitet und das Ergebnis in Form eines Events an die Workflow-Engine zurückgemeldet. Die Kontrolle blieb dabei grundsätzlich im Staffware-System.
Mit dem Open Client Step wird über Microsofts MAPI-Workflow-Framework ebenfalls ein externes Programm aufgerufen. Im Unterschied zur bisherigen Lösung verläßt der Arbeitsfluß für die Zeit bis zur Rückmeldung des Events die Staffware-Kontrolle. Um dennoch eine Überwachung zu gewährleisten, kann beispielsweise ein Zeitlimit für diesen externen Vorgang eingerichtet werden.
Eine weitere Neuerung der Workflow-Software besteht in dem "Universal Client". Während in der klassischen Client-Server-Architektur die Daten und Regeln auf der Datenbank lagen und der Client über eine spezielle Schnittstelle zum jeweiligen Datenbankhersteller verfügte, wurde nun ein "Independent Database Layer" (IDL) auf dem Server eingeführt. Über dieses Interface lassen sich vom Client aus ODBC-Abfragen unabhängig vom Back-end stellen.