Bei der Stadtsparkasse Köln wird seit etwa einem Jahr die automatische Belegverarbeitung mit Hilfe eines Belegsortierlese-Systems abgewickelt.
Folgende Überlegungen gaben dafür den Ausschlag: Der durch die Einführung der Codierpflicht für Zahlungsverkehrsbelege bedingte Mehraufwand konnte nur durch die maschinelle Belegverarbeitung kompensiert werden. Insbesondere im Zuge einer zentralen Bearbeitung des Scheck-/ Lastschrifteinzuges sowie des Überweisungsausgangs war für die dadurch anfallende Belegmenge der Einsatz eines geeigneten maschinellen Hilfsmittels zur rationelleren Abwicklung des Zahlungsverkehrs erforderlich.
Alle Überlegungen standen unter den Prämissen:
- keine Verschlechterung für die Kunden,
- kostengünstiges Verfahren,
- keine Veränderung des Buchungsschnittes,
- keine Verschlechterung der Laufzeiten.
Der Einsatz eines "schnellen" Online-Belegsortierlesers erschien aufgrund der Ausdehnung des beleglosen Datenträgerverkehrs (Data-Clearing) - insbesondere der Einführung eines für alle Kreditinstitute einheitlichen Satzformates - sowie des belegbegleitenden Datenträgerverkehrs (Data-Scheck) nicht sinnvoll. Berücksichtigte man noch die Abhängigkeit dieser online-Leser von der Groß-EDV, so blieb als Alternativlösung zum Einsatz eines "schnellen" Lesers die Installation eines offline-betriebenen "langsameren" Belegsortierlesers.
Die Wahl fiel auf einen Kleindienst-Belegsortierleser Modell DL 1000/9 (40 000 Belege pro Stunde) und ein "intelligentes" Konvertierungssystem CS 3000 desselben Herstellers mit angeschlossenem Drucker (24 000 Zeilen/ Std.).
Die Abwicklung der Belegverarbeitung basiert auf einem von der Stadtsparkasse Köln erarbeiteten Konzept, das in Verbindung mit der Firma Kleindienst in einem Arbeitskreis des Deutschen Sparkassen- und Giroverbandes e. V. in Bonn von sechs Sparkassen gemeinsam entwickelt wurde.
Die stufenweise Realisierung dieses Konzeptes begann mit der maschinellen Bearbeitung des Scheck-/Lastschrifteingangs der Landeszentralbank sowie des Überweisungsausganges. Zur weiteren Übernahme auf das Lesesystem stehen der Scheck-/Lastschrifteinzug sowie der Überweisungseingang an.
Bei der Stadtsparkasse Köln werden 50 Prozent der Unbar-Posten maschinell (vollautomatisch oder mittels Datenträger) und 50 Prozent manuell bearbeitet. Von diesen manuellen Posten können über zwei Drittel mit Hilfe des Belegsortierlesers abgewickelt werden. Die Erfassung der übrigen 30 Prozent erfolgt über Datensammelsysteme.
Vorteile des Lesereinsatzes:
- Zentrale, rationelle Verarbeitung. Standort im Zahlungsverkehr. Unabhängigkeit von der Groß-EDV, damit sehr flexibel. Kein hoher Kernspeicherbedarf wie beim "Groß-Leser". Somit keine zusätzlichen EDV-Kosten (COM-Belastung, Peripherie).
- Kostengünstiges System. Je nach Belegmenge ist der Einsatz von zwei Lesern kostenmäßig immer noch vertretbar, da damit Back-up-System vorhanden.
- Eine Online-Codierung erübrigt sich, da die Bankleitzahlen überwiegend (80 Prozent) bereits vom Kunden auf den ZahIungsverkehrsbelegen eingetragen werden.
Aufgrund des Lesereinsatzes ergeben sich Personaleinsparungen in den Bereichen "Datenerfassung", "Sortierung Ausgang" und "Anlagensortierung."
Mehr Personal ist für, die Bereiche "Codierung" und "Bedienung des Belegsortierlesers" erforderlich.
Unter dem Strich verringert sich der Personalbedarf gegenüber dem manuellen Verfahren um mehr als 30 Prozent.
Insgesamt beläuft sich die jährliche Sach- und Personalkostenersparnis bei der Stadtsparkasse Köln auf zirka 1 Million Mark.
Da es sich um "Offline-Beleglesesysteme" handelt, entstehen keine zusätzlichen EDV-Kosten (CPU-Belastung, Peripherie).
Fazit: Durch die Vielfältigkeit der Erfassungsmedien der Stadtsparkasse Köln (Datensammelsystem, Terminal, Leser), die sich alle optimal ergänzen, ist eine jederzeit pünktliche Verarbeitung des Beleggutes und damit ein guter Kundendienst gewährleistet.
Ohne Leser-Einsatz wäre eine zentrale Bearbeitung des Zahlungsverkehrsbeleggutes ohne Benachteiligung der Kunden nicht möglich.
Alle Belegeingänge von Kunden bis 11.00 Uhr und alle Belegeingänge von anderen Instituten bis 12.00 Uhr werden noch am gleichen Tag gebucht, so daß diese Posten am selben Tag auf dem Kontoauszug des Kunden erscheinen.
*Wolfgang Milz ist Mitarbeiter der Organisationsabteilung der Stadtsparkasse Köln