3. Change Request - die sich wandelnde Leistung
Herrscht Einigkeit über die Leistung, ist ein entscheidender Schritt getan, um Rechtsstreitigkeiten zu verhindern. Doch dies allein genügt nicht. Denn vor allem bei langjährigen Softwareprojekten ist es nicht unüblich, dass sich der Leistungsumfang von Vertragsschluss bis zur Erklärung der Abnahme ändert, zum Beispiel indem zusätzliche Funktionen oder neue Nachfolge-Applikationen vom Auftraggeber nachgefragt oder proaktiv vom Auftragnehmer angeboten werden.
Das Problem: Nicht selten werden bis an die hundert "kleinere Zusatzleistungen" schlicht per E-Mail oder mündlich von verschiedenen Ansprechpartnern des Auftraggebers beauftragt. Ein einheitlicher Prozess zur Beauftragung dieser Leistungsänderungen, der sogenannte Change Request, fehlt. Dies hat zur Folge, dass für beide Parteien zum Zeitpunkt der Abnahme nicht mehr nachvollziehbar ist, welche Change Requests beauftragt und somit Gegenstand der Abnahme sind oder erst nach Abnahme der Software zu erbringen sind.
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Den Parteien ist deshalb dringend anzuraten, Regelungen zum Change-Request-Verfahren in den Vertrag aufzunehmen, die eine Übersichtlichkeit sicherstellen und nur wenige Ansprechpartner zur Beauftragung von Change Requests berechtigen. Zudem sollte der Auftragnehmer zu jedem Change Request ein Angebot erstellen, welches darlegt, wie sich die Umsetzung des Change Request auf die Gesamtleistung, das heißt insbesondere auf den Zeitplan, die Abnahme oder die Vergütung auswirkt. Doch Achtung: Die Aufnahme einer Change-Request-Regelung im Vertrag allein genügt nicht, sie muss auch gelebt werden!
- Wie Sie Mitarbeiter für die digitale Transformation begeistern
Die Analysten von IDC geben Tipps, wie die Digtialisierungsstrategie von CDO und CIO in kurz-, mittel- und langfristigen Schritten geplant werden sollte. Der Fokus richtet sich dabei auf den Faktor Mensch, denn nur mit motivierten Mitarbeitern wird die digitale Transformation ein Erfolg. - Tipp 1: Prozesse überprüfen
Schritt 1 - kurzfristige Maßnahmen: Durchleuchten Sie die aktuellen Digitalisierungsinitiativen. In welchem Maß erfordern diese Projekte Veränderungen an den organisatorischen Abläufen, den Arbeitsprozessen und der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen? - Tipp 2: Bedenken der Mitarbeiter sondieren
Schritt 2 - kurzfristige Maßnahmen: Besprechen Sie gemeinsam mit den Abteilungsleitern, welche Bedenken die Mitarbeiter hinsichtlich der Veränderungen haben könnten. - Tipp 3: Sorgen der Mitarbeiter adressieren
Schritt 3 - kurzfristige Maßnahmen: Überlegen Sie, wie die möglichen Sorgen der Mitarbeiter hinsichtlich der Veränderungen durch Kommunikationsmaßnahmen angesprochen werden können. - Tipp 4: Fokusgruppen bilden
Schritt 1 - mittelfristige Maßnahmen: Führen Sie für künftige Digitalisierungsinitiativen, die organisatorische Veränderungen zur Folge haben, Fokusgruppen oder Interviews mit Mitarbeitern ein, um deren Bedenken kennenzulernen. - Tipp 5: Kommunikationsstratiegie ausarbeiten
Schritt 2 - mittelfristige Maßnahmen: Prüfen Sie die Möglichkeiten, wie die interne Kommunikation für künftige Rollouts eine Kommunikationsstrategie gestalten kann, um diese Bedenken zu adressieren. - Tipp 6: Mitarbeiter motivieren
Schritt 3 - mittelfristige Maßnahmen: Überlegen Sie, wie Sie durch die Einbindung der Mitarbeiter in den Planungsprozess deren Engagement im Vorfeld des Rollouts gewinnen können. - Tipp 7: Mitarbeiter schulen
Schritt 1 - langfristige Maßnahmen (12 bis 24 Monate): Bauen Sie ein gutes Verhältnis zur internen Kommunikation und zur Personalabteilung auf. Prüfen Sie die Möglichkeiten, wie diese Abteilungen mit Kommunikation und Mitarbeitertraining die menschliche Komponente der digitalen Transformation flankieren können. - Tipp 8: Budget prüfen
Schritt 2 - langfristige Maßnahmen: Identifizieren Sie mögliche Auswirkungen dieser menschlichen Komponente innerhalb der digitalen Transformation auf das Budget. Suchen Sie Unterstützung bei der Rechtfertigung zusätzlicher Mittel, um die Akzeptanz der Mitarbeiter im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts effektiv sicherzustellen.
Dieser Umgang mit Leistungsänderungen spiegelt erst einmal nur die Vorgehensweise bei klassischen Softwareprojekten (Wasserfallmodell) wider. Denn bei der agilen Programmierung entsteht die Software "im Lauf", so dass bis zur Abnahme die Leistung "konkretisiert" und nicht "geändert" wird. Dennoch empfiehlt es sich auch hier, vertraglich festzuhalten, ob nicht zumindest Change-Request-Regelungen für sogenannte "Mindestinhalte" gelten sollten, da diese grundlegende Auswirkungen auf die Gesamtstruktur der zu erstellenden Software haben. Ferner wäre daran zu denken, bereits zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses zu entscheiden, ob dem Auftraggeber vielmehr die Einhaltung eines fixen Termins mit "weniger" Leistung oder die Umsetzung jeder gewünschten Leistung zu einem "flexiblen", also zu einem entsprechend verschiebbaren, Termin wichtiger ist. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass auch im agilen Softwareprojekt beide Parteien ein gemeinsames Ziel verfolgen.
4. Eskalationsmechanismen zur außergerichtlichen Lösung
Insbesondere bei größeren und komplexeren Softwareprojekten ist es den Parteien anzuraten, einen Eskalationsmechanismus vorsehen, um einen Streitfall möglichst unter den Parteien zu lösen.
Zur Lösung eines Streites sind daher sogenannte Eskalationsstufen von Arbeitsebene bis zur Projektleitung vorzusehen, innerhalb deren festgelegte Mitarbeiter der Auftragnehmer- und Auftraggeberseite eine Lösung des Rechtsstreits finden sollen. So kann erreicht werden, dass vor allem auch die jeweils sachlich und fachlich Zuständigen sich des Problems annehmen und dies im Sinne der Parteien lösen.
Fazit
Schon die Einhaltung dieser - einfachen - Spielregeln führt dazu, dass aufkommende Streitigkeiten bereits während des Softwareprojekts und unter den Parteien ressourcenschonend und ohne großen zeitlichen und kostspieligen Aufwand gelöst werden können. Anderenfalls, sollte es dennoch zu einem streitigen Verfahren kommen, sind bereits wesentliche Voraussetzungen für eine erfolgreiche Prozessführung gesetzt. Denn kann die Leistung anhand der Vertragsdokumente eindeutig bestimmt werden, werden auch die Richter schnell zu einer eindeutigen Entscheidung kommen. (haf)